Para organizaciones y entidades de cualquier tamaño, los fundamentos de la contabilidad representan un estándar en el ejercicio financiero. Los términos “debe” y “haber” constituyen el fundamento de la contabilidad financiera. Para el ciudadano de a pie, son términos relacionados con el comercio y los negocios, aunque también aparezcan en su vida cotidiana: ¿tiene un descubierto en el banco, esto es, la cuenta está en “debe”? ¿Tiene (“haber”) dinero en la cuenta? El empresario ha de hacer un ejercicio más complejo, puesto que estos dos conceptos son el núcleo de la clásica contabilidad de partida doble y aquí tienen un significado más bien formal: “haber” no significa exactamente que se “tenga” algo. Vamos a aclararlo a continuación.
Contabilidad de partida doble
La partida doble es un método de uso tradicional en la práctica de la contabilidad. Lo que es la partida doble es un basamento esencial de la contabilidad que asegura el registro preciso y equilibrado de todas las transacciones financieras. En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa. El sistema de partida doble facilita el control interno y la auditoría de las transacciones financieras.
Este método se basa en el principio de que toda transacción financiera afecta al menos a dos cuentas contables diferentes. Cada transacción debe tener al menos un débito y un crédito. La suma de los débitos (debe) debe ser igual a la suma de los créditos (haber) en cualquier transacción. Esto significa que las transacciones deben registrarse utilizando documentos comprobatorios, como facturas, recibos y contratos, que puedan ser verificados por terceros.
¿Por qué se ha de registrar dos veces? Porque en contabilidad se considera que “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, es decir, en una empresa, si un elemento patrimonial aumenta, es porque otro disminuye (p. ej., compro mercancías, efectúo un pago por ellas). Es por ello que toda operación financiera tiene un efecto doble en el patrimonio y se apunta como entrada en una cuenta contable y como salida de otra.
Historia de la partida doble
Este principio de contabilidad tiene su origen en la primera mitad del siglo XV en el contexto comercial del norte de Italia y ha perdurado sin muchos cambios hasta nuestros días. Sin embargo, Luca no inventó el sistema de partida doble, ya que el concepto llevaba tiempo utilizándose antes de su formalización. A lo largo de los siglos, la partida doble ha sido adoptada y refinada por contadores y académicos en todo el mundo. A pesar de ser un concepto centenario, la partida doble ha demostrado ser extremadamente adaptable. Su capacidad para evolucionar y mantenerse relevante a lo largo de los siglos refleja su solidez y eficacia como método contable. Ya en el siglo XX vio una transformación aún mayor en el campo de la contabilidad. De hecho, la automatización de los procesos contables y el uso de software especializado han simplificado el registro y análisis de las transacciones financieras.
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La adopción de la partida doble permitió a las empresas y a los contadores mantener registros más organizados y detallados de las operaciones financieras.
Definición de Debe y Haber
La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. Suele utilizarse la clásica representación en forma de T, porque permite reflejar los distintos elementos de una operación financiera. En la actividad propia del negocio, cada día se producen transacciones que han de quedar registradas en el libro diario y que implican al menos a dos cuentas, creando los llamados asientos contables. Los asientos contables están formados por una anotación en el debe y otra en el haber, en función de la cuenta de que se trate, debiendo quedar igualados en base al postulado mencionado antes (lo que por un lado aumenta, disminuye por otro). Esta anotación “doble” es la que da nombre a la contabilidad de partida doble.
Al respecto del origen de la terminología, una explicación apunta que debe y haber podrían haberse derivado paulatinamente de la denominación italiana de ambas columnas como “debe dare” (debe dar) y “debe avere” (debe tener).
¿Qué se anota en el debe y el haber?
Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta. Los gastos y los créditos se anotan en el haber, reflejando un abono en la cuenta.
Debe (Débito): representa el incremento en activos o gastos y la disminución en pasivos, ingresos o patrimonio. El "debe" es una columna en el libro contable donde se registran todas las entradas que incrementan los activos o los gastos de una empresa. Queda asentada la utilidad del debe y el haber para registrar todas las transacciones financieras de una organización. Su correcta implementación tiene incidencia directa en varios aspectos, como precisión y control, transparencia y confiabilidad, además de facilitar la preparación de los análisis financieros.
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El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
- Las cuentas de activo (bienes y derechos de la empresa) incrementan su valor con anotaciones en el debe y disminuyen su valor con anotaciones en el haber.
- Al contrario, las cuentas de pasivo (obligaciones con terceros) y de patrimonio aumentan su valor con anotaciones en el haber y disminuyen su valor con anotaciones en el debe.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye.
Cargar y abonar las cuentas contables
Las cuentas contables representan procesos económicos y permiten medir cómo aumenta o disminuye el patrimonio de la empresa. Para distinguir ambos hechos, las cuentas se dividen en dos partes, como explicamos arriba, la del debe en la parte izquierda y la del haber en la derecha. Una cuenta puede incrementar o reducir su saldo según la operación. Se dice que se carga una cuenta cuando se registra una operación en el debe y que se abona cuando se registra en el haber. Otra forma de entender el debe y el haber: en el debe se registran el aumento de las inversiones y la reducción de las finanzas y, en el haber, las reducciones de las inversiones y el aumento de la financiación. Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital.
Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes. Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor. Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe.
Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.
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Saldo de una cuenta
En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos:
- Deudor, cuando el importe en el debe es mayor que en el haber.
- Acreedor, cuando el importe del haber es mayor que en el debe.
- Cero, cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos. Si, por ejemplo, tenemos un saldo acreedor en la cuenta de activo de Bancos, será porque hay un descubierto bancario (hemos pagado más con esta cuenta de lo que hemos ingresado). La diferencia se obtiene restando el haber al debe.
La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor. La diferencia se obtiene restando el debe al haber.
El balance de sumas y saldos
El balance de sumas y saldos o de comprobación se realiza antes de cerrar el ejercicio para que los saldos reflejen la realidad (si no, reflejarían cero) y se utiliza para confirmar que las operaciones se han registrado correctamente. Para reflejar que la contabilidad del ejercicio está cuadrada, las sumas totales del debe y el haber y de los saldos han de dar como resultado el mismo importe.
Origen de los términos “Debe” y “Haber”
Desde hace más de cien años en la Contabilidad de habla hispana se ha definido al “Debe” y al “Haber”, como el lado izquierdo y el lado derecho de la cuenta, respectivamente. Sin embargo, muchos libros de todos los niveles de Contabilidad omiten estos términos básicos en sus glosarios. Asimismo, Fray Luca Paccioli utilizó «debito», en lugar de “debe”; y «credito», en lugar de “haber”.
Del latín al idioma inglés se realizó una traducción clarísima. Todo tiene una explicación, y el debe y el haber no pueden ser la excepción. En esta ocasión, la historia del Derecho Mercantil es nuestro mejor aliado. La influencia de las ordenanzas francesas llevó a quienes escribieron las Ordenanzas de Bilbao a traducir los términos «devoir» (yo debo) y «avoir» (yo tengo), utilizados en el país galo, como debe y haber. En 1737 estas Ordenanzas de Bilbao establecieron un cuerpo jurídico para regular las actividades mercantiles. El capítulo IX “De los mercaderes y sus libros”, de estas Ordenanzas, estableció la forma en los sujetos obligados debían llevar sus libros.
El libro mayor ha de estar también encuadernado, numerado, forrado y foliado, y con el rótulo del nombre y apellido del mercader, cita del día, mes y año en que empieza, con su abecedario adjunto. Desde sus inicios los bancos habrían de llevar el registro contable para sus clientes. De tal forma que cuando un cuentahabiente realizaba un depósito, la institución financiera en cuestión haría una anotación en el haber, porque así el cliente, al leer el documento comprendería literalmente: yo tengo este depósito o inversión en el banco. De la misma manera, pero en el caso opuesto, cuando el banco o cualquier ente económico preste dinero a un tercero,[2] la anotación en el debe, para ese tercero significará: yo debo.
Así, una anotación en el debe de la cuenta, representará para el ente económico, contrariamente a su significado literal ya mencionado, un “yo tengo” ese derecho. Ahora sí, colorín colorado, el debe y el haber quedaron explicados.