La contabilidad administrativa es una herramienta esencial en el mundo de los negocios, fundamental para la toma de decisiones estratégicas y la gestión eficiente de una organización. A medida que las empresas crecen y se enfrentan a un entorno empresarial cada vez más complejo, la necesidad de contar con información precisa y oportuna se vuelve crucial.
La contabilidad administrativa, también conocida como contabilidad de gestión, es una herramienta fundamental en el mundo empresarial que se centra en recopilar, analizar y comunicar información financiera interna con el objetivo de ayudar a la dirección de una organización a tomar decisiones informadas y estratégicas. Es una rama de la contabilidad que se enfoca en proporcionar información financiera y datos relevantes a la dirección y gestión de una organización.
Su objetivo principal es ayudar a los gerentes y directivos a tomar decisiones informadas y estratégicas para mejorar el desempeño y la eficiencia de la empresa. Luego, esta información se procesa y se presenta en informes y análisis que son útiles para la toma de decisiones. Su importancia radica en su capacidad para proporcionar a los directivos información precisa y oportuna que les permite optimizar la eficiencia operativa, minimizar costos, maximizar ganancias y, en última instancia, mejorar la competitividad de la empresa en el mercado.
Características y Enfoque de la Contabilidad Administrativa
La contabilidad administrativa es una rama de la contabilidad que se centra en proporcionar información financiera y no financiera a la dirección de una organización con el fin de facilitar la toma de decisiones internas. Además, la contabilidad administrativa se adapta a las necesidades específicas de la gestión, lo que implica la generación de informes y análisis personalizados para ayudar a los gerentes a evaluar el desempeño y tomar decisiones estratégicas.
Otra característica importante de este tipo de contabilidad es su enfoque en la eficiencia y la eficacia. Además, se basa en datos más detallados y desglosados que la contabilidad financiera, lo que permite un análisis más profundo de los costos y beneficios, la asignación de recursos y la planificación estratégica.
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Contabilidad Administrativa vs. Contabilidad Financiera
Podríamos decir que la principal diferencia entre la contabilidad administrativa y la financiera radica en su enfoque y audiencia. La contabilidad financiera se dirige a terceros externos y se centra en cumplir con normas y regulaciones contables establecidas, mientras que la contabilidad administrativa se orienta hacia la gestión interna y se adapta a las necesidades de la empresa para ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
La contabilidad financiera se enfoca en la creación de estados financieros precisos y confiables, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Estos informes son requeridos por terceros externos, como inversores, reguladores y acreedores, y deben seguir las normas contables generalmente aceptadas (GAAP) o los estándares internacionales de información financiera (IFRS). Por otro lado, la contabilidad administrativa, también conocida como contabilidad de gestión, se centra en proporcionar información útil para la toma de decisiones internas. Su objetivo es ayudar a la administración a planificar, controlar y evaluar el desempeño de la empresa. La contabilidad administrativa no está sujeta a reglas estrictas como la GAAP o las IFRS, lo que le permite adaptarse a las necesidades específicas de la organización.
La Contabilidad Administrativa como Herramienta para la Toma de Decisiones
Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones, es que en muchas oportunidades descartan la utilización de la información financiera, como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas. Un análisis integral de la situación de cualquier empresa, abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización.
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas, exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio, a la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables, como medio para tomar decisiones. Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
Contabilidad de Costos: Un Componente Clave
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones.
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Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones. Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones (Sinisterra, 2007). Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005).
Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes. Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
El Proceso de Toma de Decisiones y la Contabilidad Administrativa
El hecho de seleccionar entre múltiples alternativas o cursos de acción, debe estar apoyado en modelos y metodologías que permitan a los niveles decisorios, disponer de información sobre la cual puedan sustentar sus decisiones. En este sentido, si se combina la influencia que tienen factores del entorno externo a las organizaciones, con aspectos inherentes a ella es posible que unos determinen los otros, y definan las decisiones a tomar en la empresa. En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro.
Según Franklin (2011), tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones. En espacios anteriores se ha hecho un esbozo de la contabilidad administrativa, así como sus bondades en las organizaciones, dejando claro que “(…) se basa en un razonamiento económico inductivo que ha sido perfeccionado constantemente desde varias perspectivas (…)” (Giménez et al., 2015, p. 209); sin embargo, resulta oportuno en este momento especificar que ella ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos” (Horngren et al., 2012, p.11), y a partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico; el cual constituyen en seis actividades, a saber: definir el problema, identificar alternativas, identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible, considerar factores cualitativos y cuantitativos, seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio y monitorear la alternativa seleccionada.
Las decisiones que se toman están acopladas con la estrategia organizacional, ello permite la coordinación en diferentes direcciones y resultados consistentes, así como “proyectar nuevas tendencias, transformar y elaborar juicios para que los procesos administrativos sean efectivos” (Barzola, 2018, p. 19). De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
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Conclusión
En este trabajo se ha expuesto los elementos generales de la contabilidad financiera como área de la contabilidad general que antecede a la contabilidad administrativa o de gestión. Desde la óptica del detalle y la especificidad de las operaciones, la contabilidad administrativa cuantifica detalladamente transacciones operativas clave, a la vez que soporta las decisiones, direccionado las acciones hacia la asertividad y confiabilidad. El disponer de registros de datos específicos y lograr su organización de forma sistemática y ordenada, permitirá generar información contable de calidad, oportuna y veraz sobre las operaciones desarrolladas y los recursos por estas consumidos.
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