La autoridad fiscal ha publicado lineamientos y criterios normativos que, aunque no listan una «checklist oficial», sí dejan claro qué debe demostrar el contribuyente para validar sus deducciones. Los elementos más relevantes que el SAT observa hoy incluyen la existencia real del proveedor, la trazabilidad de la operación, un flujo financiero consistente, la relación con la actividad preponderante, la proporcionalidad y la prueba documental contemporánea.
El error más común es creer que la factura es suficiente. Muchos contribuyentes consideran que una factura emitida correctamente en CFDI 4.0 asegura la deducibilidad; sin embargo, en la práctica, el SAT analiza quién emitió la factura, si existe capacidad operativa, si hubo entrega o prestación real y si el pago es verificable. Cuando estos elementos no se acreditan, la autoridad presume que se trata de una operación inexistente o simulada.
Criterios clave para acreditar la materialidad
Existen tipos de evidencia que históricamente son aceptados por su claridad y verificabilidad. A continuación, se presenta un desglose de los elementos probatorios recomendados:
| Tipo de Operación | Evidencia Documental Aceptada |
|---|---|
| Bienes | Contratos, órdenes de compra, cotizaciones, fotos del producto, reportes de entrada/salida y comprobantes de envío. |
| Servicios | Reportes mensuales, entregables, bitácoras, evidencia fotográfica, minutas de reuniones y registros de acceso. |
| General | Comprobantes de pago, conciliaciones bancarias, correspondencia comercial y declaraciones del proveedor. |
Señales de alerta que activan auditorías del SAT
La experiencia profesional muestra que hay patrones que detonan revisiones casi automáticas. Entre las señales que ubican a la empresa en un riesgo fiscal alto se encuentran:
- Proveedores nuevos con operaciones elevadas.
- Servicios profesionales sin evidencia de entregables.
- Subcontrataciones sin listas de personal o bitácoras.
- Pagos en efectivo o sin trazabilidad.
- Gastos que no coinciden con la actividad del negocio.
- Proveedores clasificados como EFOS en listas negras.
Cómo prepararse ante una revisión fiscal
Una revisión del SAT no es el momento para generar evidencia: la evidencia debe existir desde el inicio del proyecto. Las buenas prácticas incluyen:
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- Auditorías internas periódicas: Revisar documentación de proveedores, flujo financiero y contratos.
- Políticas de contratación: Verificar la lista negra del artículo 69-B, domicilio, actividad económica y cumplimiento fiscal.
- Control documental centralizado: Mantener entregables, bitácoras, contratos y evidencia en un repositorio controlado.
- Revisión de congruencia: Verificar que cada operación tenga sentido en relación con otras áreas del negocio.
Impacto de la jurisprudencia de la SCJN
Un nuevo criterio de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN), la jurisprudencia 2a./J. 41/2024 (11a.), representa un cambio significativo en el procedimiento del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación. La Corte establece que, en la etapa presuncional, no es necesario acreditar la ejecución completa de cada operación, sino que basta con demostrar la capacidad operativa. Esto limita las exigencias del SAT cuando presume que un contribuyente emitió facturas sin operaciones reales, brindando una herramienta importante para la defensa del contribuyente.
Si la empresa considera que la autoridad interpretó incorrectamente la evidencia, puede iniciar procesos de defensa o presentar pruebas adicionales, recordando que la PRODECON ha señalado que resulta procedente hacer uso de la prueba indiciaria o circunstancial cuando no existe una prueba directa.
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