Es posible que el pequeño negocio que iniciaste haya crecido tanto que necesitas personal que te apoye, o tal vez alquilas un bien inmueble y requieres personal que se encargue de todo lo relacionado con los servicios y las gestiones con los inquilinos. Si este es tu caso, y tributas como persona física con actividades empresariales o profesionales, es fundamental conocer las implicaciones fiscales de contratar empleados, es decir, los impuestos sobre sueldos y salarios, y todo lo que requieres saber para el alta de trabajadores ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
¿Qué Implica ser una Persona Física con Actividad Empresarial?
Para empezar, es importante definir que las personas físicas, según el SAT, son “individuos que realizan cualquier actividad económica (vendedor, comerciante, empleado, profesionista, etc.), los cuales tienen derechos y obligaciones.”. Como seguramente sabes, el Sistema de Administración Tributaria distingue, a grandes rasgos, entre dos tipos de contribuyentes: las personas físicas -individuos- y las personas morales -empresas-. Sin embargo, existe un término que puede generar confusión: el de las personas físicas con actividades empresariales.
A grandes rasgos, este concepto hace referencia a personas que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia, sin conformar una empresa. También abarca a contribuyentes que generan ingresos por autotransporte, a raíz de la agricultura, de la ganadería o de la pesca. Estas personas realizan actividades comerciales, industriales, de autotransporte, agrícolas, ganaderas, de pesca o silvícolas, y no establece límites de ingresos acumulables. Las tiendas de abarrotes, los talleres mecánicos, fondas, restaurantes, cafeterías, cocinas económicas, escuelas, farmacias, ferreterías, cantinas, bares, refaccionarias y artesanos; son ejemplos de actividad empresarial.
Un punto importante a considerar es que, si bien las personas físicas con actividad empresarial no pueden tener prestaciones de seguridad social para sí mismas como empleados, sí tienen la facultad de ofrecerlas a sus propios empleados, lo cual es vital al momento de contratar.
Obligaciones Fiscales al Contratar Empleados
Los contribuyentes que estén dados de alta bajo el régimen fiscal de persona física con actividad empresarial están obligados a cumplir con ciertas disposiciones oficiales cuando tienen trabajadores a su servicio. Estas obligaciones son cruciales para el cumplimiento normativo ante el SAT.
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Principales Obligaciones como Patrón
De acuerdo con el SAT, las personas físicas con actividades empresarial y profesional tienen una serie de obligaciones cuando tienen trabajadores a su servicio. Estos son:
- Efectuar retenciones de impuestos en nómina (Impuesto Sobre la Renta, ISR) a los trabajadores y entregarlas al SAT en cada declaración mensual.
- Cuando les corresponda, entregar en efectivo las cantidades a su favor por concepto de subsidio al empleo.
- Entregar de forma anual a los colaboradores, cuando así lo soliciten, la constancia anual de las percepciones y retenciones efectuadas.
- Presentar las declaraciones informativas correspondientes, respecto de las personas a las que se les realizó pago de sueldos y de subsidios para el empleo, en la declaración informativa múltiple.
- Con el fin de calcular los ingresos, el ISR y el IVA de tus actividades económicas, como persona física con actividad empresarial deberás hacer declaraciones mensuales y declaraciones anuales.
Emisión de CFDI de Nómina
Otra de las cosas que necesitas tomar en cuenta si decides contratar trabajadores es que deberás expedirles un recibo de nómina cada vez que realices el pago de su salario. Se trata de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con complemento de Nómina.
Para la generación de facturas de nómina por sueldos y salarios es necesario inscribir a cada trabajador en el RFC, ya que no es válido utilizar el RFC genérico para operaciones con el público en general. También, es necesario clasificar correctamente las percepciones y deducciones para realizar los impuestos por salario de forma correcta. Es decir, no deben clasificarse como exentas las percepciones que deben ser utilizadas para el cálculo de impuestos.
Debes considerar, además, que con la nueva versión del CFDI 4.0 es necesario que cuentes con los datos actualizados de la o las personas que registrarás como trabajadores: Código Postal de su domicilio fiscal y régimen fiscal en el que está registrado ante el SAT, que debe ser el de sueldos y salarios.
Percepciones y Deducciones en una Nómina
La nómina es el documento utilizado para calcular el salario bruto y neto de los trabajadores. El salario bruto se compone de las percepciones a las que el trabajador tiene derecho, de acuerdo con la legislación laboral: salario base, horas extras, comisiones, aguinaldo, prima vacacional, reparto de utilidades, entre otras.
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Para obtener el salario neto, que es lo que el trabajador recibe, se restan una serie de deducciones de nómina e impuestos. Estas incluyen las retenciones de ISR de sueldos y salarios, así como las aportaciones y cuotas de seguridad social, fondo de retiro y de vivienda, créditos o pensiones impuestas. Es decir, los descuentos que se realizan al salario bruto del trabajador.
Además del impuesto ordinario en nómina, existen otros como el Impuesto sobre la Nómina (ISN), que es un impuesto estatal que se declara de forma mensual en la Secretaría de Finanzas de cada entidad, en las fechas establecidas por cada oficina.
Proceso para Dar de Alta a un Trabajador ante el SAT
Cuando se contrata una persona para trabajar es necesario registrarlo como asalariado en el portal del SAT. Este trámite se realiza de forma gratuita y es un paso indispensable para formalizar la relación laboral.
Para realizar el alta virtual de tus trabajadores, sigue estos pasos en la página de internet del SAT (www.sat.gob.mx):
- En la opción de Trámites en el RFC, elige la opción "Inscribe a tus trabajadores".
- Será necesario ingresar con contraseña.
- Selecciona la opción "Servicios por internet".
- Del menú desplegable, selecciona "Servicio o Solicitudes".
- En la nueva ventana, elige la opción "Solicitud", lo que desplegará un formulario.
- Será necesario escoger "INSC_ASALARIADO".
- Procede a enviar la solicitud.
- Finalmente, descarga o imprime el Acuse de Recibo.
Importancia de la Asesoría Fiscal y Contable
Ya sea que quieres dar el siguiente paso en tu negocio mediante la contratación de personal, o que estás empezando como emprendedor, es importante que cuentes con la orientación fiscal y contable necesaria para que puedas cumplir con todas las especificaciones expuestas en la normativa vigente. Con esta información estás más que preparado para iniciar en el régimen de persona física con actividad empresarial y gestionarla de manera adecuada, incluyendo la contratación de personal.
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