El timbrado de nómina es un proceso esencial en la gestión fiscal y laboral de las empresas en México. Este es el procedimiento mediante el cual los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina son validados y certificados por el SAT, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), otorgando un sello digital que confirma la validez del comprobante de pago del trabajador. CONTPAQi Nóminas® es un sistema especializado en la gestión de nóminas diseñado para automatizar y simplificar los procesos relacionados con el cálculo, timbrado y emisión de CFDI de nómina, permitiendo a las empresas cumplir al 100% con las normativas del SAT.
Configuración inicial para CFDI 4.0
Para comenzar a timbrar recibos de nómina con la versión 4.0 del Anexo 20, es necesario realizar una configuración previa en el sistema:
- Captura el nombre fiscal de tu empresa, desde el catálogo de empresas (tal como se encuentra en la constancia de situación fiscal de tu empresa).
- Registra el nombre de tus empleados y su código postal, tal como se encuentra en su constancia de situación fiscal.
- Dentro del catálogo de empresas, selecciona la pestaña Recibo Electrónico y habilita la opción Versión 4.0 del campo Anexo 20 a utilizar en la sección Configuración del timbrado.
A partir de la versión 4.0 del Anexo 20, el Nombre y el Código Postal del receptor (empleado) se vuelven obligatorios, y es necesario que se capturen tal como se encuentran registrados en el SAT. El nombre debe ser registrado tal cual se encuentra en la Cédula de Identificación Fiscal, es decir, con mayúsculas, minúsculas y símbolos.
Pasos para timbrar recibos de nómina
Si eres un empresario o contador, sigue estos pasos para realizar el timbrado de forma correcta:
- Ingresa al menú Procesos \ Emisión de recibos electrónicos.
- Dentro del módulo Emisión de recibos electrónicos, haz clic en el botón Periodos.
- En la ventana Estado de timbrado en periodos, selecciona el ejercicio y haz doble clic sobre el número de periodo que deseas timbrar.
- Una vez mostrados los registros, haz clic en el botón Timbrar.
- Se mostrará la ventana Emisión de recibos electrónicos, captura la contraseña del Certificado de Sello Digital (CSD) y haz clic en el botón Aceptar.
Al finalizar el proceso, se mostrará el Resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos, donde podrás identificar los sobre-recibos que fueron timbrados. Visualizarás la Bitácora de emisión de recibos electrónicos, con el desglose de los sobre-recibos timbrados y el UUID asignado.
Lea también: Datos asociados al RFC
Consideraciones técnicas importantes
Es fundamental recordar que la bitácora de emisión de recibos electrónicos se guarda en la carpeta Emisión de la empresa: C:\Compac\Empresas\ctNombreEmpresa\Emision. Asimismo, considera los siguientes puntos para evitar errores comunes:
- Verifica que el RFC del empleado sea válido y se encuentre registrado en el SAT.
- En CONTPAQi® Nóminas, para el complemento de nómina 1.2, no se timbran sobre-recibos en cero.
- El campo "Método de pago" del catálogo de empleados es utilizado para el pago de la nómina y las dispersiones.
- Se tiene detectada una situación muy específica en la que se presenta un error al intentar timbrar cuando se registró un valor 0.30 o menor para la hora extra.
Para el complemento de nómina 1.2, también se especifican validaciones importantes como la del método de pago, ya que errores en estos datos impactan el cálculo del PTU y pueden derivar en sanciones por parte del SAT.
Lea también: Pasos para Activar tu Buzón Tributario
Lea también: RFC duplicado: ¿cómo identificarlo?