En el mundo de la contabilidad, los términos "cargar" o "debitar" son fundamentales para el registro y control de las operaciones financieras de una empresa. Estos conceptos están intrínsecamente ligados a la contabilidad de partida doble y a la estructura de las cuentas contables.
La Cuenta Contable: El Instrumento de Registro
La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas. Suele utilizarse la clásica representación en forma de T, porque permite reflejar los distintos elementos de una operación financiera.
Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
Cargar o Debitar: Anotar en el Debe
Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta.
Abonar o Acreditar: Anotar en el Haber
Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta. Los gastos y los créditos se anotan en el haber, reflejando un abono en la cuenta.
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El Debe y el Haber: Movimientos en las Cuentas
El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
- Las cuentas de activo (bienes y derechos de la empresa) incrementan su valor con anotaciones en el debe y disminuyen su valor con anotaciones en el haber.
- Al contrario, las cuentas de pasivo (obligaciones con terceros) y de patrimonio aumentan su valor con anotaciones en el haber y disminuyen su valor con anotaciones en el debe.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye.
Movimientos y Saldos de las Cuentas
Los aumentos y las disminuciones en las cuentas se conocen con el nombre de movimientos. También se llama movimiento a la suma de los cargos y a la suma de los abonos. Es decir:
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
Se llama saldo a la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor.
- Saldo deudor: una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
- Cuenta saldada o cerrada: cuando sus movimientos son iguales.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos.
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La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor.
La Partida Doble: El Equilibrio Contable
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen el las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital.
En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa.
¿Por qué se ha de registrar dos veces? Porque en contabilidad se considera que “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, es decir, en una empresa, si un elemento patrimonial aumenta, es porque otro disminuye (p. ej., compro mercancías, efectúo un pago por ellas). Es por ello que toda operación financiera tiene un efecto doble en el patrimonio y se apunta como entrada en una cuenta contable y como salida de otra.
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo.
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Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital. Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble.
Ejemplo Práctico
Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes. Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor.
Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe. Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.
Clasificación de Cuentas
En primero lugar es importante familiarizarte con la clasificación de cuentas para saber dónde deben registrarse los abonos.
- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
El Abono: Disminución de Activos o Aumento de Pasivos/Capital
Un abono dentro de la contabilidad, es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio; debemos mencionar que un abono es una anotación en el libro mayor que representa una disminución en los activos. Los abonos son utilizados para reflejar movimientos financieros relacionados con la reducción de deudas o pagos realizados.
- Abono registrado a una partida en cuentas de activos: el abono disminuye el valor.
- En cuentas de pasivos y capital: el abono aumenta el valor.