Como autónomo o empresario, es fundamental conocer la contabilidad para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal. La contabilidad es el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad.
Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos. Por esto, si tienes un negocio o vas a comenzar uno, es importante conocer los conceptos de contabilidad para la amplia gestión contable.
Términos Contables Esenciales para tu Negocio
Activo Contable
Se le denomina "activo" a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte. Se trata de los bienes y derechos de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de procesos de los que se espera sacar beneficios económicos.
Dentro de este concepto de contabilidad, podemos encontrar dos grupos:
- Activo no corriente o fijo: Es el tipo de bien que no puede transformarse a corto plazo y permanece durante un periodo de tiempo superior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, por ejemplo, las instalaciones de la empresa, maquinaria, local, mobiliario, entre otros.
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Podría transformarse en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa en un plazo inferior a un año, por ejemplo, clientes pendientes de cobro, tesorería, existencias, etcétera.
Pasivo Contable
Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo. Se trata de una deuda adquirida con cualquier administración pública, deuda con un socio de la empresa o un préstamo de banco:
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El pasivo puede dividirse en:
- Pasivo No Corriente o deudas a largo plazo: Son aquellas deudas con terceros exigibles, como bancos u otros acreedores, por un plazo superior a un año.
- Pasivo Corriente o deudas a corto plazo: Son las deudas con terceros exigibles por un periodo de tiempo inferior a un año.
Patrimonio Neto
Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación, representando el valor total de la empresa procedente de beneficios económicos generados por aportaciones de socios, reservas de la empresa o resultados de ejercicios contables.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa.
En estos documentos se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un periodo determinado, determinando si su estructura es rentable o no.
Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por:
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- El balance de la situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- La memoria.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
Balance General o Balance de Situación
El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado.
El balance de situación forma parte de las Cuentas Anuales que han de presentar las empresas.
Cuentas de Resultados
Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo.
Memoria
Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre. Su función es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre pérdidas y ganancias (balance de situación), y debe ser presentada y elaborada de manera conjunta con las cuentas anuales.
Estados Contables
Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa.
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Libro Diario
Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica.
El libro diario, obligatorio para toda sociedad mercantil conforme al Código de Comercio y al plan general contable, debe de presentarse en el Registro Mercantil.
Libro Mayor
El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. Existe un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
Ingresos
Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo. Estos ingresos nunca deben tener su origen en las aportaciones realizadas por los propietarios o socios del negocio.
Gastos
Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto. Al igual que en los ingresos, el gasto no puede estar derivado por el retiro de capital o de aportación económica por parte de los propietarios.
Fondo de Maniobra
Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
Provisión
Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita.
Está relacionado con retribuciones y prestaciones de personal, impuestos, operaciones comerciales, retiro y otros conceptos establecidos en el Plan General Contable.
Ratio de Solvencia y Liquidez
El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Ésta dependerá de los activos.
Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio, siendo la velocidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro activo. Generalmente, a mayor liquidez mayor solvencia.
Una vez conociendo estos conceptos de contabilidad, es momento de ponerlos en práctica a fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad de tu negocio.
Otros Conceptos Contables Relevantes
Además de los términos previamente explicados, existen otros conceptos que son importantes en el ámbito contable y financiero:
- Balance: Una declaración que resume todos los activos, los pasivos y el capital de una entidad en un momento concreto.
- Margen de beneficio antes de impuestos: El ratio entre los ingresos antes de abonar impuestos y las ventas netas.
- Gastos de capital: El dinero utilizado para adquirir, mantener o mejorar activos fijos u otros que aportan valor a largo plazo (por ejemplo, terrenos, edificios o equipamiento).
- Capitalización: La suma del valor en bolsa de una empresa, su deuda a largo plazo y las ganancias retenidas.
- Ciclo de conversión de efectivo: El tiempo que tarda una empresa en convertir las entradas de recursos en flujos de caja positivos.
- Flujo de caja de operaciones: El importe neto de efectivo generado por una empresa exclusivamente a partir de sus operaciones fundamentales.
- Estado de flujo de caja: Un resumen del efectivo generado o utilizado por una empresa en un periodo de tiempo concreto.
- Análisis vertical: Una forma de mostrar todos los valores como porcentajes de un valor total, para facilitar la comparación de empresas o de distintos períodos de una misma empresa.
- Consolidación: La agregación de estados financieros de distintas empresas de un grupo como si fueran una sola entidad.
- Gestión del rendimiento corporativo (CPM): Una categoría de software de finanzas y analytics que sigue y mide los indicadores clave del rendimiento financiero y operativo de una empresa.
- Asignación de costes: Reparte estos entre diversos centros de costes.
- Centro de costes: Una parte de una empresa -generalmente un departamento- que no añade un beneficio directamente pero incurre en gastos y necesita dinero para operar.
- Coste del capital: La tasa de rentabilidad que los inversores podrían haber obtenido si hubieran invertido los mismos fondos en otra inversión con el mismo nivel de riesgo.
- Coste de productos vendidos (COGS): El coste total en que incurre una empresa para producir y vender un producto o servicio a un cliente durante un período de tiempo concreto.
- Gestión de relaciones con los clientes (CRM): La recopilación y el análisis de información de los clientes para prestar servicios de venta, marketing y atención al cliente.
- Ratio deuda/fondos propios: Mide cuánta deuda utiliza una empresa para financiar sus activos, con relación al capital aportado por los accionistas.
- Ratio de deuda: Un índice financiero que compara el total de pasivos de una empresa con el total de activos, para medir el importe de apalancamiento de la empresa.
- Método de flujo de caja descontado (DCF): Tiene la finalidad de conciliar todos los futuros ingresos y gastos estimados, utilizando el valor actual.
- EBITDA: Un método contable habitual para medir las ganancias de una empresa antes de aplicar intereses, impuestos, depreciación y amortización.
- Tipo efectivo del impuesto sobre sociedades: El porcentaje promedio de las ganancias antes de impuestos que una empresa ha abonado en impuestos.
- Planificación de recursos de empresa (ERP): Una categoría de software empresarial que suele integrar las funciones esenciales de contabilidad, recursos humanos y fabricación para centralizar información en toda la empresa y mejorar la eficiencia.
- Valor esperado: De un proyecto o una inversión se calcula añadiendo diferentes sumas de posibles resultados y multiplicándolas por la probabilidad de cada resultado.
- Gastos: El coste incurrido por una empresa como resultado de sus actividades empresariales.
- Cierre financiero: Un proceso financiero realizado después de completarse todas las transacciones financieras relacionadas y finalizarse todas las cuentas asociadas.
- Informes financieros: El proceso de presentar información sobre la posición financiera de una entidad, su rendimiento operativo y su flujo de caja para un período especificado.
- Ejercicio contable: Un período de 12 meses que se utiliza con fines de contabilidad y para la preparación de estados financieros.
- Activo fijo: Un activo o una propiedad que existe hace tiempo, se utiliza para la producción de bienes o servicios y no puede convertirse fácilmente en efectivo (no tiene liquidez).
- Coste fijo: No cambia aunque aumente o disminuya la cantidad de bienes o servicios producidos o vendidos.
- Previsión: Un proceso utilizado para proyectar ingresos y costes futuros según los cambios de las condiciones y los datos de finanzas pasados, presentes y estimados.
- Flujo de caja libre: Se utiliza para medir el rendimiento financiero de una empresa en función del efectivo que genera.
- Equivalente a tiempo completo (FTE): Mide las horas trabajadas por un empleado con relación al tiempo completo.
- Libro mayor (GL): Un registro de contabilidad utilizado para el seguimiento y el resumen de transacciones financieras dentro de una empresa.
- Gobierno: Un sistema de reglas y prácticas establecidas para garantizar la adjudicación de responsabilidades, la transparencia y la ecuanimidad para todas las partes interesadas de una empresa o un proyecto.
- Beneficio bruto: La ganancia de una empresa después de deducir los costes directos (variables) asociados a la fabricación, la distribución y la venta del producto.
- Margen de beneficio bruto: El ratio entre el beneficio bruto y los ingresos.
- Ratio de cobertura de intereses: Mide si una empresa puede cumplir los pagos de intereses para satisfacer sus obligaciones de deuda.
- Tasa interna de rentabilidad (TIR): Una medida que determina el rendimiento estimado de una inversión comparado con el coste de capital de una empresa.
- Indicador retrospectivo: Una actividad o un evento cuya medición ofrece una indicación fiel de la actividad previa (generalmente de índole económica).
- Indicador adelantado: Una actividad o un evento cuya medición ofrece una indicación fiel de la actividad futura (generalmente de índole económica).
- Activos a largo plazo: Los que no se pueden convertir en efectivo dentro del plazo de un año a partir de la fecha de balance.
- Ingresos netos: Los ingresos de una empresa menos los costes totales de las actividades empresariales (directas, indirectas, de capital, de financiación y depreciación), los gastos y los impuestos.
- Ingresos netos antes de impuestos: Las ganancias de una empresa antes de pagar el impuesto de sociedades.
- Valor actual neto (NPV): Una medición utilizada para determinar la rentabilidad de una inversión o un proyecto.
- Gastos de operaciones: Los costes continuos que conllevan las actividades empresariales, entre otros: salarios, energía, comisiones, beneficios para el empleado e inventario.
- Margen de beneficio de explotación: La cantidad de ingresos restante después de haber pagado todos los costes variables de producción, distribución y ventas.
- Costes generales: Los indirectos y todos los demás gastos fijos relacionados con las actividades empresariales que no pueden asociarse directamente a la fabricación de un producto o a la prestación de un servicio.
- Período: Una duración de tiempo especificada cubierta por un estado financiero o un informe.
- Costes de período: Todos los que no pueden atribuirse a un producto o un inventario concreto.
- Modelo de cinco fuerzas de Porter: Un marco analítico a nivel general cuyo propósito es entender las fuerzas externas en lo relativo a la competencia en un sector.
- Valor actual (PV): El de una suma de dinero o una serie de flujos de caja con un descuento de una tasa de rentabilidad prevista (generalmente el coste del capital).
- Pro forma: Un estado o informe financiero que combina valores históricos y estimaciones de eventos y condiciones futuros o hipotéticos.
- Extracto de ganancias y pérdidas (P&L): Un estado financiero que resume el rendimiento financiero mostrando los ingresos, los costes y los gastos incurridos durante un período de tiempo especificado.
- Centro de ganancias: Un departamento, un área, una división o un grupo de una empresa que tiene la responsabilidad de generar ganancias con sus propias operaciones.
- Análisis de rentabilidad: Se puede dividir en dos tipos de informes sobre lo eficazmente que un proyecto, un producto o una empresa genera ganancias.
- Ratios de rentabilidad: Se utilizan para medir la eficacia con la que una empresa puede generar ingresos cotejados con gastos, financiación y otros costes relevantes.
- Tasa de rentabilidad requerida: La rentabilidad mínima permisible que un inversor aceptaría de una inversión en un proyecto o una empresa.
- Gastos de investigación y desarrollo: De una empresa están asociados a la creación y la mejora de productos y servicios, basados en la investigación, la experimentación y su aplicación a las necesidades que se anticipan para el cliente.
- Ganancias retenidas: El valor de los ingresos generados por una empresa que no se redistribuyen entre los accionistas.
- Rentabilidad del activo: Mide lo rentable que es una empresa con relación a los recursos financiados mediante deuda o capital.
- Rentabilidad del capital empleado: Mide la eficiencia y la rentabilidad de las inversiones del capital de una empresa.
- Rentabilidad sobre el patrimonio neto: Es la ganancia generada mediante el capital contable.
- Ingresos: La cantidad de dinero que una empresa recibe por los bienes o servicios que suministra durante un período de tiempo especificado.
- Fórmula de riesgo: Mide la probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias, multiplicando el valor de sus activos por los índices de amenaza y vulnerabilidad.
- Gestión de riesgos: Es la práctica consistente en identificar, evaluar, cuantificar y gestionar los riesgos de una empresa.