La contabilidad es clave en la empresa, permitiendo controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilitar la toma de decisiones estratégicas. Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio.
El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. En efecto, cada año también representa el inicio de un nuevo ciclo, a lo largo del cual tu negocio repetirá los procedimientos contables. Por ejemplo, la apertura también comprende una etapa de balance de situación inicial y la fase de desarrollo involucra la periodificación.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas.
- Recolección y análisis de transacciones.
- Registro en el libro Diario General. Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario. Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
- Pase al Mayor General. Todos los asientos del Libro diario deben ser traspasados al Libro mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable.
- Preparación de la Balanza de Comprobación. La balanza de comprobación es un documento contable de carácter interno, la cual se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas de mayor, y con ellas se puedan preparar y presentar estados financieros útiles, confiables y comprensibles que puedan ser utilizados en la toma de decisiones. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de comprobación de sumas y saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro mayor.
- Calculo y asientos de ajustes. Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado.
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo.
- Necesidad de corregir asientos erróneos.
- Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
- Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo.
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados.
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aun cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados.
- Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas las pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos del activo.
- Balanza de comprobación ajustada
- Realización de los Estados Financieros. La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad económica, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de resultados. A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma. Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad. Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de pérdidas y ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas. Una vez realizado el proceso anterior, solo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final.
- Cierre de las cuentas. Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada. Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año. El cierre es un proceso que absorbe tiempo, a menos que utilices un sistema contable como Bind ERP.
- Preparación de una balanza de comprobación post-cierre.
La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas. El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio.
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