Actualmente, las empresas se ven obligadas a adaptarse rápidamente a los cambios del entorno y usar todas las herramientas necesarias que les provean información para una mejor dirección y control, mejorando su eficiencia y obteniendo una ventaja competitiva sustentable. En este sentido, ya por la década de 1990, según lo planteado por Sáez et al. (2009), la contabilidad de gestión se había visto obligada a arbitrar nuevas técnicas capaces de transmitir información necesaria para tomar decisiones correctamente.
Es así como nacen nuevos conceptos dentro del gerenciamiento de costos como lo son el Costo Total del Consumidor (TCO), el cual considera que al momento de tomar una decisión de compra deben ser calculados todos los costos que involucra el ciclo de vida de un producto o servicio. Sin embargo, en la actualidad es posible encontrarse con departamentos de adquisiciones donde las decisiones de compra son tomadas en virtud del precio más bajo, sin considerar el hecho de que existen otras variables que pueden representar costos futuros para la organización.
En tanto, las instituciones públicas realizan sus compras a través de licitaciones públicas en las que muchas veces el menor precio resulta ser el factor decisorio entre una opción u otra. Un estudio que permita entregar un modelo de evaluación de alternativas a través de la herramienta de TCO al momento de decidir una compra, resulta fundamental para este tipo de instituciones. Por lo cual esta investigación consiste en determinar la conveniencia para una universidad pública del uso de vehículo para el traslado de pasajeros, ya sea propio o arrendado, por medio de la herramienta Costo Total del Consumidor.
Evolución y Conceptos del Costo Total del Consumidor (TCO)
A partir de la década de 1980, las prácticas de contabilidad de costos tradicionales fueron duramente criticadas y su utilidad fue cuestionada, por lo cual debieron surgir nuevas prácticas de gestión de costos que dieran respuesta a una nueva realidad de negocios y a la tecnología existente (Souza et al., 2015). Para Coser y Souza (2017), el avance más significativo de la contabilidad de costos fue el agregar el pensamiento estratégico en cada una de sus acciones, administrando los recursos sobre una perspectiva de ganancias futuras. Inicialmente su propósito fue evaluar las inversiones en la compra de equipos computacionales de escritorio.
Asimismo, el TCO es definido por Echeverri (2009) como una práctica destinada a analizar y hacer más eficiente la adquisición de un sistema de información y tecnología (bienes y servicios), considerando los costos asociados a sostenerla. Según Soutes (2007), el Costo Total de Propiedad puede ser comparado con un iceberg: la parte superior de este representa el costo de adquirir el producto y la parte sumergida representa todos los costos en que se incurrirá cuando el producto sea consumido y desechado. Del mismo modo, Fellner (2006) propone que el principio básico del TCO es que los costos de propiedad de cualquier bien tienen componentes más allá de los incorporados en el precio de adquisición del mismo, costos en los cuales se debe incurrir para garantizar el funcionamiento correcto del bien durante la vida útil del mismo.
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Silva et al. En este sentido, el costo de los consumidores es una gran medida estratégica para que las empresas puedan mejorar sus niveles de venta y, como consecuencia, sus ganancias. Lousada et al. (2001) establecen que las acciones estratégicas pueden caer en un vacío si la organización no considera las ganancias para el comprador. Ante esta afirmación es importante entonces tener conocimiento de los distintos conceptos asociados a la utilización del TCO, tales como:
- Consumidor: aquel que hará posesión del bien y obtendrá de este todos los beneficios generados a lo largo del tiempo, lo mantendrá para que genere sus beneficios y haciendo uso de los productos complementarios si así fuera el caso, y al final le corresponderá asumir los eventuales cargos que se deriven o estén relacionados con el descarte del bien, momento en que el producto no le interesa más al consumidor (Silva et al., 2001).
- Cadena de Valor: es una secuencia de actividades que se da inicio con el origen de los recursos y va hasta el descarte del producto por el consumidor final (Borinelli y Rocha, 2004).
- Costos Comprometidos: según Camacho y Rocha (2007), son aquellos que, en función de decisiones pasadas, la empresa sabe que incurrirá en una fecha futura.
- Ciclo de Vida del Producto: que de acuerdo con Sakurai (1997) se refiere al uso de un producto desde la fecha de su fabricación o de su compra hasta la fecha en que es descartado.
De acuerdo con Mochnacz, et al. (2017), el TCO es considerado una importante herramienta para ayudar al área de compras a mejorar su desempeño y reducir costos y un modelo de TCO puede ser aplicable a varias organizaciones. Existen en la literatura diversas investigaciones de TCO, como la de Iturrieta (1999), en la que determinó el costo total de propiedad en redes computacionales en una empresa forestal. En tanto, Tarapuez y Sánchez (2011) propusieron una metodología a partir del concepto de Costo Total de Propiedad para la estimación de los costos relacionados con los procesos de im-plementación y/o migración de software en una organización genérica.
Metodología de Estudio de Caso
Esta investigación es un estudio de caso, descriptivo y de tipo cualitativo y cuantitativo. En primer lugar, se revisaron los requerimientos de vehículos solicitados por los distintos usuarios, académicos y administrativos de ambas sedes, Concepción y Chillán, por un año académico. Con ello se construyó una matriz de acuerdo al flujo de pasajeros movilizados tanto en vehículos propios como arrendados, y se obtuvo un promedio diario de pasajeros movilizados entre Concepción y Chillán, y viceversa.
Para la primera alternativa para evaluar, en este caso la opción de compra de un vehículo propio por parte de la institución, se consideró como costo de adquisición el valor de un vehículo nuevo con la capacidad de transportar el número de pasajeros requeridos según el estudio de demanda. Con lo anterior se calculó el costo de total del consumidor para la opción de un vehículo propio, por el período que considera la vida útil del mismo, en este caso, 6 años, aproximadamente 330 000 km, período en que se estima que el vehículo puede mantenerse en óptimas condiciones solo con sus mantenciones al día.
Dado que el transporte de funcionarios, desde una perspectiva de la universidad, se puede ver como un problema de costos, se calcula el valor actual de costos (VAC), que es una extensión del criterio de evaluación del Valor Actual Neto (VAN), muy utilizado en finanzas (Sapag y Sapag, 2007; Zúñiga-Jara et al., 2011). Para determinar el impacto anual de las opciones de transporte propio y transporte externalizado, ya que estas tienen distinto horizonte de evaluación, lo cual imposibilita su comparación, se calculó un indicador complementario, que es el costo anual equivalente (CAE); para lo cual es necesario calcular inicialmente el valor actual de costos (VAC).
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Análisis de Costos de Vehículo Propio
Como se observa en la tabla 1, con un vehículo con capacidad de 12 pasajeros, tipo minibús, se puede cubrir la necesidad de transporte en ambos casos, ya que el promedio de traslados diariamente es de 4,7 personas en el caso de Chillán y 6,3 en el caso de Concepción. En el caso de contar con un vehículo propio, se definieron ciertos parámetros base para el cálculo de cada uno de los conceptos; estos tomando en consideración la información obtenida de la institución en cuanto a la demanda de movilización de pasajeros diariamente y la cantidad de kilómetros recorridos en cada traslado.
En este sentido se propone contar con un vehículo tipo Minibús con capacidad de 12 pasajeros para cada una de las sedes, cada uno de los cuales recorrería 250 km diariamente, que corresponde a un traslado desde Chillán a Concepción, y viceversa. Los costos de operación identificados, es decir, aquellos costos necesarios para el funcionamiento del vehículo, fueron: combustible, mantenciones, peajes, seguros, permisos de circulación, revisión técnica, remuneraciones y viáticos de choferes.
En cuanto a los seguros involucrados por la compra de un vehículo propio, solo fue considerado el Seguro Obligatorio para Accidentes Personales (SOAP), cuyo valor fluctúa los 19,91 y USD 36,77, de acuerdo con información obtenida directamente desde las compañías aseguradoras, y tiene una vigencia de un año. Dada las características del vehículo seleccionado, se estimó el consumo promedio de combustible anual; en este caso el rendimiento de este vehículo, de acuerdo con la información proporcionada por el fabricante, es de 8 a 10 km por litro de petróleo; para efectos del estudio se consideró el promedio de 9 km por litro. El cual al día 25 de julio mostraba un valor promedio de USD 0,9043 en Chillán y USD 0,9380 en Concepción.
La mantención de este tipo de vehículos considera revisiones periódicas permanentes cada 10 000 km, cuyo costo depende de la Pauta de Revisión del Modelo que establece el fabricante con los principales elementos que deben ser ya sea inspeccionados, revisados o cambiados de acuerdo con el kilometraje del vehículo en cuestión. Un segundo elemento para considerar es el cambio de neumáticos, los cuales, de acuerdo con la información proporcionada por el concesionario de la marca, tienen una duración aproximada de 60 000 km. Un cuarto elemento para considerar es la alineación y balanceo; el fabricante recomienda realizarlas cada 20 000 km, por lo cual el valor obtenido por cada alineación y balanceo, de acuerdo con la información obtenida en autoonline.cl, es de USD 6,90 por rueda más USD 21,46 la alineación, esto arroja un costo de USD 49,05 por cada ocasión.
Respecto al cálculo del costo de peajes, se consideró el pago del peaje ubicado en la Autopista Itata, que une la ciudad de Chillán con Concepción, el cual tiene un valor de USD 6,32 más el peaje de ingreso a la ciudad de Chillán, el cual tiene un costo de USD 0,92, de acuerdo con la información obtenida directamente de las respectivas plazas de peaje. Respecto al permiso de circulación, este valor fue obtenido directamente del sitio web del Servicio de Impuesto Internos, el cual entrega el valor a pagar de acuerdo con el modelo del vehículo y su tasación fiscal respectiva.
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En lo que respecta a las remuneraciones, corresponden a un costo fijo anual que depende de la escala de sueldos que posee la institución; se incluye el total haberes y leyes sociales respectivas de un chofer para cada vehículo. Para el caso de Chillán se consideró una asignación de zona del 15% y en el caso de Concepción de un 20%, lo que hace la diferencia entre ambos sueldos. La información del sueldo promedio de un chofer mensual se obtuvo del sitio web de la institución bajo el concepto de Transparencia Activa, el cual fue USD 1 159,13 para Chillán y USD 1 202,76 para Concepción, lo que arroja un costo anual en remuneraciones de USD 13 909,56 para Chillán y USD 14 433,14 para Concepción.
Este valor obtenido del avalúo comercial es utilizado como ingreso de descarte, ya que los vehículos son rematados y se estima que este será el ingreso obtenido por ellos a valor presente. De acuerdo con los valores obtenidos del sitio web Chileautos.cl para un vehículo con esas características y con el kilometraje y 6 años de uso, el precio de mercado fluctúa entre 11 955,67 y USD 19 895,46, arrojando un promedio de USD 15.925,57.
Una vez determinados los conceptos que forman parte del costo total en la opción de adquirir un vehículo propio, se hace necesario traerlos a valor presente para determinar el valor actual de costos (VAC) en cada sede.
Análisis de Costos de Externalización del Servicio
En este escenario se evalúa la posibilidad de contratar los servicios de traslado de pasajeros a una empresa externa a través de una licitación pública o convenio marco por una duración de 3 años cada contrato.
Concepción: el contrato considera tarifas diferenciadas dependiendo de la capacidad de pasajeros del vehículo solicitado y de los kilómetros que recorrerá en cada viaje.
Comparación de Costos y Costo Anual Equivalente (CAE)
Para comparar los costos asociados a ambas alternativas, dado que estas tienen distinto horizonte de evaluación, 6 años en el caso de vehículo interno, 1 año en caso de externalizar el servicio, se utiliza el indicador complementario, que es el costo anual equivalente (CAE), tomando como base el valor actual de costos (VAC).
Consideraciones Adicionales
La herramienta del Costo Total del consumidor es útil para la evaluación de alternativas de externalización o internación de un producto o servicio en diferentes tipos de empresas. Ahora bien, considerando que la institución objeto de estudio realiza todos los días del año, al menos un viaje entre las ciudades de Chillán y Concepción, por motivo de reuniones de trabajo, se sugiere estandarizar las reuniones que se programan en ambas sedes, definiendo un horario fijo entre las 09:30 y 12:30, de tal manera que el transporte fije un horario de salida de las respectiva sedes entre 07:30 y 08:00 y regrese entre las 12:30 y 13:00 a su ciudad de origen.
En tanto, de acuerdo con los resultados, desde el punto de vista económico resulta más favorable la opción de usar vehículo propio. Ahora bien, aun cuando el costo de usar un vehículo propio resulta ventajoso, en la ciudad de Chillán esta brecha es baja, considerando que existen costos emergentes que no están considerados en la evaluación, como son el costo de oportunidad por días de no uso del mismo ya sea por reparación o por ausencia del chofer, debido, alguna licencia médica o uso de sus permisos administrativos.
En este último punto es importante señalar que en las instituciones públicas los choferes no pueden ser reemplazados en caso de ausencia por cualquier persona, dado que deben contar con la calidad de funcionario público y pagar una fianza por el uso del vehículo institucional. Por lo anterior, se concluye que la alternativa de externalización es la mejor opción tanto económica como operativamente. Finalmente, a pesar de que este estudio es un caso particular de una institución pública, es posible extrapolar el estudio a todas las instituciones públicas que requieran traslado de pasajeros entre ciudades de manera continua, dado que las condiciones de operación y costos asociados son similares.