«La contabilidad es el lenguaje de los negocios», como bien dijo Warren Buffett. Los contables son indispensables en el mundo actual, y las tareas que realizan son fundamentales en el sector empresarial y financiero.
Si quieres ser contable y aprender la jerga contable básica antes de empezar tus estudios profesionales o simplemente tienes curiosidad por aprender contabilidad básica, en este artículo Superprof te da las definiciones de los términos contables más utilizados.
Activos
Toda empresa rentable tiene una cantidad significativa de activos. Se consideran activos los recursos que tienen valor económico futuro y que pueden medirse en dólares, euros o libras.
Es importante tener en cuenta que los gastos son completamente diferentes de los activos. Por ejemplo, un costo es pagar el consumo de electricidad de la empresa, mientras que un activo es comprar una máquina útil que la empresa utilizará durante los próximos 10 a 15 años y no solo una vez como una factura de electricidad.
Las empresas suelen separar los activos a corto plazo de los activos a largo plazo en los documentos financieros. Los activos son en su mayoría tangibles, pero también los hay intangibles como licencias, derechos de autor, patentes y listas de clientes.
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Los recursos o activos no solo los poseen las empresas o corporaciones, sino también los particulares. Por ejemplo, una persona puede tener una amplia variedad de activos que están en uso constante y pueden venderse o alquilarse para obtener ganancias.
Balance General
Los contables son expertos en analizar y crear balances de empresas grandes o pequeñas. Un balance general es un panorama general que usa la gran mayoría de las empresas y que representa el estado de las finanzas de una empresa en ese momento específico.
Los balances generales deben completarse todos los meses y compararse entre sí para tener una idea de las áreas en las que una empresa necesita mejorar. Es una excelente manera de comprobar la salud general de una pequeña empresa o corporación.
Se puede calcular un balance general utilizando una ecuación simple con los activos por un lado y los pasivos de la empresa o el patrimonio neto por el otro. La ecuación es la siguiente:
Activos = Pasivos + Patrimonio neto
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- Los pasivos es el dinero que una empresa debe a terceros, como el alquiler, los impuestos, los servicios públicos, los salarios de los empleados y las deudas a largo plazo.
- El patrimonio neto es el dinero atribuible a los accionistas o propietarios de una empresa.
Libro Mayor
El libro mayor proporciona un registro completo y detallado de todas las transacciones financieras durante toda la vida de una gran corporación, pequeña empresa o empresa familiar. El libro mayor es esencial para crear estados financieros.
También incluye cuentas de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos. Un balance de prueba puede validar adicionalmente los registros de cuentas de crédito y débito.
Los contables utilizan un libro mayor para crear los estados financieros de la empresa. Cada transacción financiera se registra en las cuentas del libro mayor y el contable genera un balance de prueba para luego crear los estados financieros.
Es importante tener en cuenta que no todas las empresas o contables utilizan un libro mayor, ya que las empresas suelen usar el método de contabilidad de partida doble.
Créditos y Débitos
Aunque la mayoría de las personas que viven en el mundo occidental poseen una tarjeta de débito o crédito, los débitos y créditos en el mundo de la contabilidad son bastante diferentes. Fuera del mundo de la contabilidad, muchas personas creen estar familiarizadas con los créditos y débitos.
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Por ejemplo, poseemos tarjetas de débito y estamos acostumbrados a que los débitos son sumas de dinero que se retiran de nuestra cuenta bancaria, y tenemos líneas de crédito que nos han enseñado que los créditos son cantidades de dinero que se pueden gastar o pedir prestado en el banco.
Sin embargo, es importante señalar que, en los sectores de la contabilidad, los negocios y las finanzas, el papel de los créditos y débitos es completamente diferente. En la contabilidad por partida doble, los contables comprenden a fondo la diferencia entre los dos para realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales.
Cada transacción comercial se registra como un crédito o un débito, y un libro mayor requiere ambos. En un balance de doble entrada, los débitos están siempre a la izquierda y los créditos están siempre a la derecha.
La cuenta de donde proviene el dinero se abona en el lado derecho y el dinero a donde va la transacción se carga en el lado izquierdo. Para que un libro mayor sea infaliblemente válido, los débitos totales del lado izquierdo deben ser iguales a la cantidad total de créditos del lado derecho.
Ingresos
Todos los empresarios quieren que su empresa prospere y genere muchos ingresos. Tener una gran cantidad de ingresos siempre es una gran noticia para los propietarios de pequeñas y grandes empresas.
Los ingresos se pueden definir como la suma de dinero que recibe una empresa en un período determinado. Esta cantidad de dinero incluye descuentos y deducciones por la mercancía que se ha devuelto. Es la cifra de ingresos brutos de la que se restan los gastos para determinar los ingresos netos de una corporación o negocio.
Los contables o los estudiantes de finanzas en ciernes pueden calcular los ingresos multiplicando el precio al que se venden los servicios o bienes por el número de unidades o la cantidad que se ha vendido. También se puede conocer como «ventas» en un documento o estado financiero.
Dependiendo de la empresa o del contable, los ingresos se pueden calcular cuando la mercancía se ha enviado al cliente o cuando se ha recibido oficialmente el pago. Hacer un seguimiento de los ingresos y el beneficio neto es fundamental para que una empresa crezca.
Si los contables o asesores financieros se dan cuenta de que los ingresos se han estancado en los últimos meses, se deben reducir los gastos para aumentar los ingresos netos y mantener contentos a los inversores. Sin embargo, esto no debe verse como una solución permanente porque, a largo plazo, podría ser perjudicial para la empresa.
Capital
Por lo general, el capital se refiere a los recursos o activos financieros que son propiedad de una empresa o negocio en particular. Son fundamentales para promover el desarrollo y generar ingresos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que el capital puede tener diferentes definiciones, como los fondos recaudados para respaldar un negocio, la riqueza acumulada de una empresa y la propiedad en una industria en particular.
El dinero y el capital son completamente diferentes. Por ejemplo, el dinero se usa para transacciones y tiene un propósito más inmediato. Por el contrario, el capital incluye activos como acciones o inversiones que tienen un beneficio a más largo plazo para el futuro de la empresa.
El dinero es necesario, pero se gasta muy rápidamente, mientras que el capital es más duradero y requiere tiempo para obtenerlo, pero ayuda a la empresa a prosperar a largo plazo. El capital también puede incluir terrenos e inmuebles, como fábricas u otros almacenes de fabricación, que pueden utilizarse para la creación de bienes o alquilarse anualmente para crear riqueza que beneficiará a la empresa.
Un término común es ganancias de capital. Las ganancias de capital aumentan el valor de las acciones cuando se venden.
Flujo de Caja
Este término contable clave puede entenderse como los ingresos o gastos que se espera generar a través de diversas actividades comerciales, como ventas y fabricación, durante un período de tiempo.
Para los contables, el flujo de caja es la diferencia entre la cantidad de dinero disponible al comienzo de un período o saldo inicial y la cantidad total al final o, en otras palabras, el saldo final. Todo empresario sueña con tener continuamente un flujo de caja positivo, que es cuando el saldo final es mayor que el saldo inicial. Si esto no ocurre, se denomina flujo de caja negativo.
Es importante tener en cuenta que los altos niveles de flujo de efectivo no implican mayores ganancias o un mejor rendimiento. Además, analizar el flujo de caja no es la forma más eficaz de determinar la salud general de un negocio. El flujo de efectivo generalmente se calcula después de un período de informe específico, como un mes, un trimestre o un año.
Las entradas de efectivo de una empresa pueden provenir de las siguientes fuentes:
- Operaciones: efectivo pagado por los clientes por los bienes vendidos o servicios ofrecidos.
- Actividades de financiación: un ejemplo podría ser una deuda contraída por la entidad.
- Actividades de inversión: un ejemplo típico podría ser la ganancia monetaria de los fondos invertidos.
Contabilidad de Costos
En contabilidad de costos, se registra el costo real de operaciones, procesos, departamentos o productos. Estos costos están asignados a centros de costo y objetos de costo mediante distintos métodos de asignación de costos.
Los administradores utilizan estadísticas e informes, como la hoja de distribución del costo y el análisis de pérdidas y ganancias para tomar decisiones y reducir costos. La contabilidad de costos obtiene datos de contabilidad, pero funciona de manera independiente.
El plan de tipos de costo tiene la misma función que el Catálogo de cuentas de contabilidad general. Suelen tener una estructura parecida. Por ello, se puede transferir el catálogo de cuentas usado para contabilidad general al plan de tipos de costo y luego modificarlo.
Los centros de costo son muy a menudo departamentos y los centros de beneficios que son en gran medida responsables de los costos y de los ingresos de la empresa. Los centros de costo se pueden sincronizar con las dimensiones en la contabilidad.
Los objetos de costo son productos, grupos de producto o servicios de una empresa, los productos terminados de una empresa, que al final incluyen los costos. Los objetos de costo se pueden sincronizar con las dimensiones en la contabilidad.
Asignación de Costos
La asignación de costos es un proceso de asignar los costos a centros de costo u objetos de costo. Por ejemplo, el salario de conductor de camión de departamento de ventas se asigna al centro de costo del departamento de ventas. No es necesario distribuir el costo de salarios a otros centros de costo.
Las asignaciones dinámicas dependen de bases de asignación modificables como, por ejemplo, el número de empleados de un departamento o los ingresos de ventas de un proyecto en un plazo concreto.
Los costos fijos son aquellos costos que no dependen del nivel de productos o servicios producidos por la empresa. Tienden a estar relacionados con el tiempo, por ejemplo el salario o el alquiler que se paga por mes.
Los costos indirectos no dependen directamente de un objeto de costo, como una función o un producto en particular. Los costos indirectos pueden ser fijos o variables.
El nivel se usa para definir el orden de asignación. El nivel se define como un número entre 1 y 99. El registro de la asignación sigue el orden de los niveles.
Los costos generales se refieren a los gastos en curso del funcionamiento de una empresa. Son todos costos en el balance de ingresos excepto la mano de obra directa, los materiales directos y los gastos directos.
Los costos variables de etapa son costos que cambian radicalmente en algunos puntos porque implican compras grandes que no pueden extenderse a lo largo del tiempo. Por ejemplo, un empleado puede producir 100 mesas en un mes. El salario del empleado es constante sobre un rango de producción de 1 a 100 mesas. Si la empresa desea producir 110 tablas, la empresa necesita dos empleados.
Clave de Asignación
La clave de asignación es la base que se utiliza para distribuir costos. Es normalmente una cantidad, como metros cuadrados ocupados, número de empleados u horas de trabajo utilizadas. Por ejemplo, dos departamentos, con 20 y 10 empleados respectivamente, comparten los costos de cantina. Los costos se distribuyen entre los departamentos con una clave de asignación que representa el número de empleados.
El origen de asignación establece qué costos se asignan. Las asignaciones se definen en las tablas de origen de asignación y de destino de asignación. Cada asignación está formada por un origen de asignación y uno o varios destinos de asignación.
Los destinos de asignación determinan dónde se asignan los costos. Las asignaciones se definen en las tablas de origen de asignación y de destino de asignación. Cada asignación está formada por un origen de asignación y uno o varios destinos de asignación.
Los costos están asignados según las claves de distribución, que se pueden modificar utilizando un multiplicador. Por ejemplo, dos departamentos, con 20 y 10 empleados respectivamente, comparten los costos de cantina. Los costos se distribuyen entre los departamentos con una clave de asignación que representa el número de empleados que comen en la cantina En el primer departamento, solamente cinco empleados comen en la cantina, por lo que este departamento tiene un multiplicador de 0,25. La base para la asignación es 20 x 0,25 = 5. El número total de empleados que comen en la cantina es 15.
Los costos variables son los gastos que cambian en proporción a la actividad de una empresa. Los costos variables son la suma de costos marginales en todas las unidades producidas.
Una variante se utiliza como etiqueta definida por el usuario opcional para las asignaciones.
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