El diagrama de flujo de un proceso ofrece una forma de visualizar cada una de las tareas subsiguientes que tu equipo y tú deben finalizar para alcanzar un objetivo. Los flujos de procesos se pueden observar en cronogramas o diagramas de flujo de trabajo. En este artículo, descubrirás cómo representar los flujos de los procesos con diagramas comunes o de flujo que te resultarán sumamente útiles para perfeccionar, analizar y mejorar tus procesos.
¿Qué es el Flujo de un Proceso?
El flujo de un proceso es una manera de visualizar cada uno de los pasos que el equipo debe atravesar cuando trabaja orientado a un objetivo. Al observar estos pasos en un diagrama común o de flujo, todos podrán entender fácilmente en qué orden tienen que finalizar las tareas. La mejora de los procesos es fundamental para lograr producir trabajos de mayor impacto más rápido.
Ejemplo del Flujo de un Proceso
Más allá del trabajo que hagas, siempre hay un flujo de proceso simple con el que todos están familiarizados: el de solicitud de licencias. Entonces, el equipo sabrá dónde encontrar flujos de procesos para todo tipo de flujos de trabajo y tendrán la posibilidad de consultar la información cuando trabajen en procesos nuevos o que les resulten poco familiares.
¿Para Qué Se Usa el Flujo de un Proceso?
Los flujos de procesos son una herramienta sumamente útil para la gestión de proyectos que puedes usar para analizar, optimizar y estandarizar los procesos nuevos y los cotidianos. A continuación, compartimos cuatro maneras en las que los flujos de procesos pueden tener un impacto positivo en la forma en que llevas adelante tu negocio:
- Planificar y documentar los procesos: Los procesos poco claros llevan a que los miembros de los equipos pierdan el interés, que su moral baje y que las tareas se pierdan de vista. En cambio, con los mapas de procesos tu equipo logra entender mejor el modo en que fluyen los procesos de negocios. Si los miembros del equipo tienen dudas acerca de cómo deberían comunicarse o sobre cuál es el paso siguiente del proceso, pueden consultar una fuente central de referencias confiable. Por ejemplo: En vez de hacer que el equipo dé seguimiento al progreso en diferentes lugares, crea un mapa del proceso en un lugar central. Usa un software de gestión del trabajo y simplifica las tareas y el progreso del equipo.
- Estandarizar los procesos: Los diagramas de flujo de procesos son una herramienta excelente para estandarizar y simplificar los procesos. En vez de reinventar la rueda cada vez que empiezas un proyecto nuevo o de perder el tiempo con la elaboración de nuevos flujos de procesos, el equipo puede consultar los flujos estandarizados de procesos y ponerlos en práctica. De este modo, evitas que el equipo pase tareas por alto o tome riesgos innecesarios. Por ejemplo: Del mismo modo que con las solicitudes de licencias que vimos antes, con un diagrama común o de flujo se puede explicar un proceso estandarizado para que al equipo le resulte mucho más fácil comprender lo que sucede. Cuando observen el panorama general, probablemente se sientan más valorados y menos estresados en relación con el proceso.
- Analizar los procesos para optimizarlos: Cuando elabores el flujo de un proceso, tal vez notes que hay redundancias o tareas repetitivas que puedes omitir. También saldrán a la luz los riesgos que se corren con el proceso y que se pueden comunicar a los miembros del equipo para que estén atentos. De esta manera, mejorarás tanto la eficiencia como la efectividad de los procesos. Por ejemplo: Digamos que después de revisar el flujo de un proceso nuevo, alguien nota que se podría omitir un paso en el proceso de comunicaciones. Podrás ahorrar tiempo muy valioso del cronograma si omites ese paso y optimizar el flujo del proceso.
- Aumentar la responsabilidad del equipo: Cuando todos en el equipo saben exactamente cuáles son sus tareas y cuándo vencen, el proceso puede fluir sin inconvenientes. Un buen diagrama de flujo del proceso también ofrece a los miembros del equipo una visión clara de cualquier dependencia importante del proyecto, de las limitaciones en cuanto a recursos o de las fechas de entrega que deben cumplir. Por ejemplo: Si creas un artículo para tu blog sin un flujo del proceso, probablemente descubras que te enfrentas a diversos obstáculos. Tal vez el equipo no pueda presentar el trabajo a tiempo o tengan problemas con la comunicación. Si defines claramente el proceso y lo muestras, todos sabrán cuándo es su turno y con quién comunicarse si falta algún activo.
Los diagramas de flujo de procesos, normalmente, se usan para trazar procesos simples.
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¿Qué es el Diagrama de Flujo de un Proceso?
Es una forma de visualizar el flujo de un proceso. Según el tipo de flujo de proceso que representes, puedes llamarlo diagrama descendente, diagrama de flujo esquemático o, simplemente, diagrama de flujo de procesos.
¿Cuál es el Origen del Diagrama de Flujo de Procesos?
Frank Gilbreth (padre), ingeniero industrial y experto en eficiencia, fue el primero en presentar el diagrama de flujo de procesos (PFD, por sus siglas en inglés). La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) adoptó el concepto en la década de 1920. Hoy en día, los flujos de procesos se siguen usando en ingeniería química y de procesos, pero también son herramientas muy habituales en la fabricación y otras áreas de negocios (donde, por lo general, se los conoce como flujos de procesos de negocios o BPF, por sus siglas en inglés).
Para visualizar el flujo de tu proceso, puedes usar una serie de símbolos y anotaciones que definan y detallen cada tarea. La Organización Internacional de Normalización (ISO) creó los símbolos PFD más conocidos. A pesar de que en algunas empresas usan sus propios símbolos, el uso de los estandarizados facilita mucho el seguimiento de los diagramas de flujo de los procesos sin más instrucciones.
Cómo Documentar los Flujos de Procesos de Negocios en 5 Pasos
Puedes crear diagramas de flujo de procesos o de flujos de trabajo con 5 sencillos pasos:
- Paso 1: Elige un tipo de diagrama adecuado para ti. Según la complejidad de tu proceso puedes crear un diagrama de flujo de procesos simple o elegir una visualización más compleja como la del diagrama de flujo de carriles.
- Paso 2: Determina los puntos de inicio y fin. Indica qué acciones disparan el comienzo y el cierre de tu proceso para que logres comunicar efectivamente estas etapas a tus compañeros de equipo u otras personas que participen en el proyecto.
- Paso 3: Reúne la información necesaria. Conéctate con el equipo y los demás colaboradores para reunir los detalles y las aprobaciones necesarias para crear tu diagrama. Descubre qué tipo de entregables se asocian con cada etapa del proceso para poder estimar el tiempo que necesita el equipo para finalizar sus tareas.
- Paso 4: Elimina las ineficiencias. Analiza el diagrama para sacar a la luz cualquier redundancia o tarea repetitiva que pudiera hacer más lento al equipo o provocar cuellos de botella.
- Paso 5: Diseña tu diagrama. Ahora puedes diseñar tu diagrama de flujo de trabajo o proceso de negocios. El diagrama de flujo permite representar de forma clara, esquemática y secuencial los pasos a seguir para desarrollar un proceso, algoritmo o sistema.
La inmediatez del mundo actual hace necesario que cualquier actividad se realice adaptándose a las necesidades y a los tiempos impuestos por el día a día; es por esto que contar con una visualización simplificada de procesos complejos, a través de un diagrama de flujo, favorecerá la obtención de resultados óptimos y de una forma más simple.
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¿Para Qué Sirve un Diagrama de Flujo?
Como ya se ha mencionado, un diagrama de flujo es la representación gráfica o simbólica de un proceso para abordarlo de forma más sencilla y versátil. Es así como se convierte en una herramienta aplicable a cualquier tipo de actividad y campo, aunque suele emplearse primordialmente en áreas como tecnología, finanzas, programación y gestión de proyectos.
En este sentido, y más allá de sus orígenes ligados a la informática, esta herramienta permite a las empresas tener una mayor organización y evaluar, mejorar o replantear secuencias de actividades y protocolos de distinta índole, pudiendo hacer correcciones antes del desarrollo final del proceso.
Pero, además concentra otras muchas ventajas que permiten:
- Diseñar, planificar y gestionar protocolos y equipos de trabajo.
- Implementar estrategias para desarrollar proyectos.
- Analizar visualmente problemas o ideas.
- Estandarizar procedimientos para hacerlos más ágiles y efectivos.
- Facilitar la comprensión de procesos al sustituir grandes cantidades de texto por imágenes.
- Capacitar a nuevos empleados o hacer comprensible nuevas tareas a un equipo de trabajo ya existente.
- Identificar problemas, duplicidades y pasos innecesarios en un proceso.
- Documentar y analizar oportunidades de mejoras.
- Aumentar la productividad en el entorno profesional.
¿Cómo Hacer un Diagrama de Flujo?
Antes de comenzar a dibujar un diagrama de flujo es fundamental tener claro qué es y para qué sirve; una vez se conocen estos datos es el momento de planificar qué procesos se quieren representar y cuál es la mejor forma de dejarlos plasmados. Por eso, para desarrollar correctamente un diagrama de flujo, es importante definir cinco pasos fundamentales:
- Propósito y el alcance: Este primer paso es primordial para poder diseñar un diagrama que realmente se adapte a las necesidades de la empresa o del proyecto.
- Listado de procesos en orden cronológico: Antes de decidir el tipo de diagrama de flujo a usar es fundamental hacer un listado ordenado de los pasos que se incluirán en el diagrama y que se deberán desarrollar de forma cronológica.
- Tipo de diagrama a realizar: Existen diversos tipos de diagramas tanto por su diseño (vertical, horizontal, panorámico…) como por su aplicación (procesos, datos, entradas…). Como norma general emplean formas rectangulares, ovaladas, de diamante y muchas otras variedades de símbolos para definir el tipo de paso, que junto a flechas sirven para conectar y establecer flujos secuenciales. Para iniciar es recomendable empezar con procesos sencillos y diagramas simples, a los que ir añadiendo detalles a medida que se tiene algo más de experiencia.
- Forma de creación manual o a través de algún software: Se puede hacer un bosquejo a mano y luego usar algún programa que permita crear procesos más complejos, automatice el proyecto y facilite su distribución como Lucidchart, Miro y Visio.
- Confirmación y verificación de los pasos descritos: Con la colaboración de los involucrados en las fases del proceso a detallar se revisa que no queden detalles sin incluir, a la vez que se detectan y corrigen potenciales problemas antes de poner en marcha el protocolo.
Queda claro que un diagrama es una herramienta útil para todas aquellas actividades que requieran una organización previa antes de su puesta en marcha.
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¿Qué es un Diagrama de Flujo de Trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo, también conocido como flujograma, ofrece un resumen gráfico de un sistema o proceso de negocio. Los diagramas de flujo de trabajo están vinculados al mapeo de los procesos de negocio que se utiliza para definir y llevar a cabo esos procesos de principio a fin. La diferencia entre ambos es que en el mapa de procesos se describen los pasos del proceso en detalle, mientras que el diagrama de flujo de trabajo ofrece una representación visual de esas etapas. El objetivo de contar con un diagrama de flujo de trabajo es ayudar a que los miembros del equipo entiendan cuáles son las tareas, los objetivos y sus roles y responsabilidades dentro de un proyecto.
Flujo de Trabajo vs. Diagramas de Flujo
A menudo se confunden los flujos de trabajo con los diagramas de flujo. Un flujo de trabajo es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Si bien es cierto que son términos similares, un diagrama de flujo es simplemente una forma de visualizar un flujo de trabajo. También puedes utilizar los diagramas de flujo para visualizar otros procesos, como los diagramas de PERT y la documentación de procesos.
¿Para Qué Sirven los Diagramas de Flujo?
Ya hemos visto que un diagrama de flujo de trabajo nos ayudará a visualizar de forma sencilla la línea de trabajo y procesos así como identificar a los responsables y cada una de las etapas necesarias. Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchos procesos o compañías ya que nos ayudará a identificar los pasos necesarios para alcanzar el resultado que buscamos o mejorar un proceso y, por lo tanto nos ayudará en la toma de decisiones.
Uno de los ámbitos más frecuentes de uso es en el desarrollo de programas informáticos. Los diagramas de flujo en este caso serán una representación gráfica de un algoritmo y será fundamental para definir un buen lenguaje de programación con posterioridad.
¿Cuándo es Conveniente Hacer Diagramas de Flujo de Trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es la representación visual de un proceso. Puede tratarse de un proceso nuevo o uno que ya esté en curso y que haya que modificar. El diagrama de flujo de trabajo viene después del mapeo del proceso de negocio y antes de la automatización de ese proceso.
Símbolos de un Diagrama de Flujo de Trabajo
Para entender cómo funcionan y crear diagramas de flujo eficaces, primero debes conocer cuáles son los elementos que lo componen. Entre ellos, las entradas, las salidas y las transformaciones que, en su conjunto, ayudan a comunicar los entregables en el menor tiempo posible.
Los elementos principales de un diagrama de flujo de trabajo son los siguientes:
- Entrada: una acción que afecta el paso siguiente.
- Transformación: un cambio en la entrada.
- Salida: el resultado posterior a la transformación.
Estos elementos se representan con formas geométricas y flechas como las siguientes:
- Óvalos: representan los puntos de inicio y finalización de un proceso.
- Rectángulos: representan instrucciones acerca de las acciones y los pasos a seguir.
- Diamantes o Rombo: representan decisiones clave durante la elaboración del proceso.
- Círculos: representan un salto en las acciones y pueden indicar que hay que pasar por alto algunos pasos en ciertas situaciones.
- Flechas: se usan como conectores para representar las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones.
Tipos de Diagramas de Flujo de Trabajo
Si lo que buscas es visualizar procesos, hay diferentes formatos de diagramas de flujo entre los que puedes elegir. Cada uno ofrece ventajas únicas que pueden ayudarte a trazar el diseño del próximo proceso. El tipo de diagrama que elijas dependerá del proceso en el que estés trabajando y de las necesidades que surjan.
- Diagrama de flujo del proceso: En este diagrama, todos los elementos se organizan en orden cronológico, de modo que conforman una representación visual básica del proceso. Este tipo de diagrama ofrece un panorama general de las tareas y objetivos individuales, sin entrar en demasiado detalle. Ideal para: equipos que quieren contar con una representación visual general de un proceso nuevo que cualquier participante o departamento pueda entender de inmediato.
- Diagramas de flujo de carriles: En el diagrama de flujo de carriles se desglosa el flujo de trabajo en unidades o flujos más pequeños. Estos flujos están interconectados, pero se muestran separados como para resaltar las interacciones y detectar cualquier posible ineficiencia. De este modo, se ofrece visibilidad y un nivel más detallado del flujo de trabajo del proceso en general. El diagrama de flujo de carriles se utiliza cuando hay varios departamentos implicados en un mismo proceso. Ideal para: equipos que trabajan en procesos complejos con muchos niveles interrelacionados pero independientes.
- Diagramas de notación del modelado de procesos de negocio (BPMN): Para el BPMN se usan notaciones uniformes que tanto los colaboradores técnicos como los de áreas comerciales pueden interpretar sin problemas. Es un tipo de lenguaje de modelado unificado en el que se utilizan símbolos estandarizados para comunicar los diferentes pasos. Los diagramas BPMN se centran en la información que se recibe internamente y en cómo interpretar esa información. Es el motivo por el que, por lo general, se usan para cambios en procesos internos que no afectan a los clientes externos. Ideal para: equipos que trabajan en las mejoras de procesos en varios departamentos.
- Diagramas de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC): SIPOC es un tipo de diagrama de carriles que se centra en el análisis de las distintas partes de un mismo flujo de trabajo. A diferencia de lo que se hace con los diagramas tradicionales en los que los datos se organizan en orden secuencial, con el SIPOC se prioriza quién crea y recibe los datos del proceso. El diagrama SIPOC se centra en cómo se reciben los datos tanto interna como externamente; este es el motivo por el que se usa para procesos asociados con la experiencia del cliente. Ideal para: equipos que buscan centrarse en la manera en que se reciben los datos tanto interna como externamente.
Cómo Hacer un Diagrama de Flujo de Trabajo
Para la creación de diagramas de flujo, comienza por preparar los elementos principales del proceso. Organiza los elementos del flujo de trabajo en el diagrama y representa cada punto de datos por medio de flechas, círculos, rectángulos, óvalos o rombos.
- Selecciona el tipo de flujo de trabajo: Para seleccionar el tipo de flujo de trabajo que te resulte más adecuado, ten en cuenta las funciones que son necesarias para tu proceso.
- Determina los puntos de inicio y finalización: A continuación, determina los puntos de inicio y finalización. Son los que se representan con óvalos en el diagrama.
- Reúne la información necesaria: Conéctate con quienes participan en el proyecto para recopilar la información y entender bien cada etapa del proceso.
- Elimina las ineficiencias: El paso final antes de crear tu flujo de trabajo visual consiste en analizar y eliminar cualquier ineficiencia que pueda surgir.
- Diseña tu flujo de trabajo: Por último, empieza a construir tu flujo de trabajo. Reúne la información de las unidades, los puntos de datos y las ineficiencias, y represéntala en el diagrama que hayas elegido en el primer paso.