La retención del ISR en nómina es el proceso que toda empresa debe dominar. Cuando se habla de nómina, uno de los temas que siempre aparece es el ISR, o Impuesto Sobre la Renta. El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es un tributo directo que grava los ingresos de personas físicas y morales en México. En el ámbito laboral, se aplica sobre los salarios, prestaciones y cualquier percepción que aumente el ingreso del trabajador. En resumen: el ISR en la nómina es la porción del salario o prestaciones que la empresa retiene del trabajador para cumplir una obligación fiscal. Cada mes, las empresas mexicanas actúan como intermediarias entre sus colaboradores y el SAT. Es decir, calculan, retienen y entregan el Impuesto Sobre la Renta (ISR) que corresponde a cada persona según su salario. Parece un trámite contable más, pero en realidad es una de las obligaciones fiscales más delicadas del área contable y de Recursos Humanos.
¿Qué es el ISR retenido en nómina?
El ISR retenido en nómina es el Impuesto sobre la Renta que tu empleador descuenta directamente de tu salario cada periodo de pago y entrega al SAT en tu nombre. Es decir, no lo pagas tú de forma manual: la empresa lo calcula según tu sueldo y las tasas impositivas vigentes, y se encarga de enterarlo a la autoridad fiscal correspondiente. El ISR retenido es la cantidad de impuesto sobre la renta que tu empleador retiene de tu salario antes de que lo recibas. Es una forma de asegurar que se pague el impuesto correspondiente de manera regular en lugar de tener que pagarlo todo al final del año. Cuando se deposita un salario, el monto que llega a la cuenta del trabajador ya incluye las deducciones correspondientes: seguridad social, aportaciones al INFONAVIT y, por supuesto, el ISR. El propósito de esta retención es adelantar mes a mes una parte del impuesto que se determinará en la declaración anual.
La obligación legal de la retención del ISR
La retención del ISR no es opcional ni una cortesía con el SAT, es una obligación fiscal establecida en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y en las disposiciones que publica el propio SAT cada año. De acuerdo con los artículos 96 al 100 de la LISR, la empresa debe aplicar las tarifas vigentes según el ingreso y periodo de pago (semanal, quincenal o mensual), y reportar todo en el CFDI de nómina. En este contexto, el patrón asume el papel de agente retenedor, lo que implica una responsabilidad directa frente a la autoridad fiscal. Los trabajadores de una empresa cumplen con sus obligaciones fiscales gracias a que las disposiciones fiscales obligan al empleador a retener el impuesto y enterarlo al Servicio de Administración Tributaria (SAT) a nombre del empleado de manera mensual.
¿Cómo se calcula el ISR retenido en nómina?
El ISR retenido en sueldos y salarios se calcula a partir de tu salario bruto, las deducciones permitidas y las tasas impositivas vigentes. Tu empleador utiliza las tablas establecidas por el gobierno para determinar cuánto debe retenerte en cada periodo de pago. Así, el monto descontado se ajusta a tu nivel de ingreso conforme avanza el año fiscal. Para aplicar correctamente la retención del ISR en nómina necesitas usar las tablas vigentes para 2025 o 2026, según corresponda. El SAT, por su parte, actualiza cada año las tablas de retención y publica los cambios en la Resolución Miscelánea Fiscal. Usar una versión desactualizada puede parecer insignificante, pero es una de las principales causas de errores en la nómina. El porcentaje de retención del ISR en nómina depende del salario y del periodo de pago (mensual, quincenal, semanal, etc.). El SAT publica cada año tablas actualizadas con los rangos de ingreso, considerando una cuota fija y un porcentaje aplicable al excedente. En general, las tasas van del 1.92 % al 35 % para 2026.
Consecuencias para el empleado si el patrón no retiene el ISR
Un error en la retención del ISR puede parecer menor, pero sus efectos alcanzan tanto al trabajador como a la empresa. Desde el punto de vista del trabajador, puede parecer una ventaja inmediata porque recibe su salario completo, sin descuentos. Sin embargo, esto puede complicar la declaración anual: el ISR retenido suele usarse para cubrir parte del impuesto anual, así que si no fue retenido, es probable que tenga que hacer un pago adicional al SAT. Además, la falta de retenciones puede afectar el historial fiscal del contribuyente, dificultando trámites como la solicitud de créditos, devolución de impuestos, o el acceso a ciertos programas del gobierno. Al cierre del año, el trabajador puede revisar si el monto retenido coincide con lo que realmente debía pagar.
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Consecuencias para el patrón por la incorrecta o no retención del ISR
Las retenciones de impuestos cumplen una función central para asegurar la recaudación fiscal. Cuando este proceso no se cumple correctamente (ya sea por omisiones, errores o decisiones deliberadas) las consecuencias pueden ser relevantes. Es importante destacar que estas cantidades no constituyen un ingreso para el empleador. Uno de los problemas más delicados en la administración de nómina ocurre cuando el impuesto retenido a los trabajadores no se paga correctamente a la autoridad fiscal. Para el SAT, este tipo de inconsistencias representa un indicio relevante de incumplimiento. En la práctica, las irregularidades relacionadas con retenciones no siempre derivan de una conducta intencional. Con frecuencia se originan por fallas operativas en la gestión de la nómina o por inconsistencias entre la información fiscal y los CFDI emitidos. El incumplimiento en el pago de retenciones puede generar diversas consecuencias fiscales y administrativas para las empresas.
Sanciones y Recargos Fiscales
El SAT aplica multas cuando no presentas una declaración en el plazo establecido. Si la retención es insuficiente, la empresa puede enfrentar sanciones fiscales o recargos. Además, en auditorías el SAT puede requerir los montos correctos y aplicar multas o ajustes.
Si además de no declarar dejaste de pagar impuestos, el SAT cobra recargos sobre el monto no pagado. La tasa de recargos actualizada para 2025 es del 1.47% mensual. Esto se suma al impuesto original.
Además de los recargos, el impuesto no pagado se actualiza por inflación desde la fecha en que debió pagarse. Retener con tablas desactualizadas puede causar que el monto retenido sea incorrecto (mucho mayor o menor), y el patrón podría ser sujeto de sanciones, requerimientos fiscales o ajustes en auditoría.
Auditorías y Restricción de Operaciones
Las empresas que evitan pagar el impuesto sobre las ventas tienen más probabilidades de ser auditadas. Las auditorías consumen mucho tiempo y recursos, y pueden interrumpir las operaciones comerciales.
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El SAT puede restringir temporalmente tu RFC o cancelar tu certificado de sello digital (CSD) si tienes obligaciones incumplidas. Esto tiene consecuencias prácticas muy serias: no puedes emitir facturas (CFDI) mientras tu CSD esté cancelado, y tus clientes pueden rechazar tus facturas o tener problemas para deducirlas. En casos más graves, el SAT puede publicarte en la lista de contribuyentes con incumplimientos.
En los últimos años, el SAT ha fortalecido el uso de herramientas tecnológicas para identificar inconsistencias fiscales. La digitalización del sistema fiscal permite a la autoridad contar con mayores herramientas para identificar inconsistencias.
Consecuencias Legales y Daño a la Reputación
El incumplimiento persistente puede dar lugar a sanciones civiles, como demandas iniciadas por las autoridades fiscales, así como a cargos penales, como evasión y fraude fiscal. La gravedad de las consecuencias a menudo depende del importe de impuestos adeudados y de la intención percibida detrás de la falta de declaración.
La evasión fiscal puede dañar la reputación de una empresa ante clientes, proveedores e inversores. Esta pérdida de buena voluntad puede tener impactos a largo plazo en tus relaciones comerciales y tu posición en el mercado.
En ciertas situaciones, los propietarios de empresas pueden considerarse personalmente responsables de los impuestos no pagados, especialmente si el negocio está estructurado como una empresa unipersonal o una sociedad colectiva. Incluso en las sociedades anónimas o las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), si se determina que la falta de declaración se debió a negligencia intencional, los activos personales de los directores y ejecutivos podrían estar en riesgo.
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Excepciones a la retención del ISR en nómina
No obstante, las disposiciones fiscales también consideran que existen sectores más vulnerables que otros y, en razón de ello, existe una excepción para efectuar la retención de impuesto sobre la renta. En ciertas condiciones la ley exime o releva la retención. Por ejemplo, cuando el trabajador solo percibe un salario mínimo correspondiente a su zona geográfica y no tiene otras percepciones, no se le aplica retención. El vínculo del concepto del mínimo vital y la no retención de impuesto sobre la renta (ISR) es claro, ya que es vital que los individuos puedan satisfacer sus necesidades mínimas; y el hecho ver disminuidas sus percepciones, pudiera atentar contra el citado concepto. Desde su perspectiva, si bien es cierto que llevar a cabo la retención contraviene la disposición fiscal, también es un hecho que esta situación no representaría ninguna infracción para efectos fiscales y tampoco se harían acreedores a ningún tipo de multa, en ciertos escenarios. En este caso, la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) es la instancia que hace recomendaciones y orienta tanto a los contribuyentes, como a los trabajadores, en cuanto a las mejores prácticas fiscales posibles.
¿Cómo se puede regularizar la situación o recuperar el ISR retenido?
El ISR retenido se considera un anticipo del impuesto sobre la renta que debes pagar al final del año fiscal. Cuando presentas tu declaración de impuestos, este monto se compara con el impuesto real que debes. Si has tenido retenciones mayores a tu obligación tributaria, puedes recibir un saldo a favor. Por otro lado, si las retenciones fueron insuficientes, deberás pagar la diferencia. Sí, es posible si es que al final del año fiscal resulta que te han retenido más de lo que debías. Esto sucede comúnmente cuando tienes deducciones o estímulos fiscales que no fueron considerados en las retenciones mensuales. Para recuperar el exceso de retenciones, deberás presentar tu declaración de impuestos de manera adecuada y seguir los procedimientos establecidos por la autoridad fiscal. La declaración anual de personas físicas se presenta a más tardar el 30 de abril ante el Servicio de Administración Tributaria, que es donde se determina ese saldo a favor o el impuesto a pagar.
El SAT tiene programas de regularización y en general acepta declaraciones extemporáneas (presentadas fuera de plazo) en cualquier momento. Al presentar declaraciones atrasadas, pagas el impuesto que correspondía, los recargos acumulados y la multa por presentación extemporánea. Sin embargo, presentarlas voluntariamente (sin que el SAT te haya requerido) generalmente resulta en multas menores. Es importante recordar que el SAT tiene un plazo de cinco años para revisar y cobrar impuestos no declarados (plazo de prescripción). En casos de defraudación fiscal o cuando no se presentó declaración en absoluto, ese plazo puede extenderse a diez años.