La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante. Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa.
Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
Importancia de los Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Tipos de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse.
También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
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Una empresa realizaría una auditoría para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
La Evaluación del Control Interno y las Pruebas de Auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
¿Cuáles son las Pruebas de Auditoría?
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.
Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Técnicas de Auditoría
Las técnicas de auditoría son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
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- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Ejemplos de Procedimientos de Auditoría
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoría son:
- En la industria farmacéutica estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- En la industria de los espectáculos. Al haber trabajado en Operadora de Centros de Espectáculos, Ricardo explica que uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
- En el sector retail, los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. En su paso por Grupo Julio, Ricardo implementó procedimientos para auditar más de cien tiendas en el país para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
La Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501
La Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, titulada “Evidencia de Auditoría Específica”, es un componente esencial del marco regulatorio que rige la práctica de auditoría a nivel global. Emitida por la Junta de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (International Auditing and Assurance Standarts Board, IAASB, por sus siglas en inglés), esta norma proporciona directrices claras sobre la obtención y evaluación de evidencia de auditoría en el proceso de revisión de estados financieros.
La NIA 501 establece que los auditores deben obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada para respaldar sus conclusiones sobre la razonabilidad de los estados financieros auditados. Este requisito es fundamental para garantizar la fiabilidad y la integridad de la información financiera presentada por una entidad. En un entorno empresarial donde la transparencia y la rendición de cuentas son cada vez más importantes, la aplicación rigurosa de la NIA 501 es crucial para mantener la confianza del público en la auditoría y en los estados financieros.
Una de las principales contribuciones de la NIA 501 es su enfoque en la especificidad de la evidencia de auditoría. Reconoce que no todas las evidencias son iguales, y que algunas pueden ser más relevantes y confiables que otras en función de las circunstancias particulares de la auditoría. Por lo tanto, la norma insta a los auditores a identificar y obtener evidencia específica que sea relevante para las afirmaciones específicas contenidas en los estados financieros. Esto implica un análisis cuidadoso de los riesgos de auditoría, así como una comprensión profunda de las operaciones y los controles internos de la entidad auditada.
Además, la NIA 501 destaca la importancia de la evaluación de la suficiencia y la adecuación de la evidencia de auditoría obtenida, así como su materialidad. No basta con simplemente recopilar una cantidad considerable de evidencia; los auditores también deben asegurarse de que dicha evidencia sea pertinente y confiable para respaldar sus conclusiones. Esto implica un ejercicio de juicio profesional por parte de los auditores, quienes deben considerar diversos factores, como la naturaleza y la magnitud de los saldos de cuenta, la complejidad de las transacciones, la calidad de la documentación soporte y la efectividad de los controles internos.
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Es importante destacar que la NIA 501 no dispone métodos específicos para obtener evidencia de auditoría; ofrece un marco general que los auditores pueden adaptar a las circunstancias únicas de cada auditoría, lo que es oro molido para el auditor. Esto promueve la flexibilidad y el pensamiento crítico, permitiendo a los auditores aplicar su experiencia y juicio profesional en la obtención y evaluación de evidencia de auditoría de manera efectiva.
Directrices Clave de la NIA 501
A continuación se mencionan algunas de las directrices clave de esta norma:
- Relevancia y especificidad: esta NIA enfatiza la importancia de obtener evidencia específica y relevante para respaldar las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Esto significa que los auditores deben centrarse en la obtención de información que esté directamente relacionada con los saldos de cuentas y transacciones específicas que se están auditando.
- Suficiencia y adecuación: la norma insta a los auditores a asegurarse de que la evidencia obtenida sea suficiente y adecuada en cantidad y calidad para respaldar sus conclusiones sobre la razonabilidad de los estados financieros. Esto implica obtener una cantidad adecuada de evidencia para respaldar las afirmaciones clave, así como garantizar que la evidencia sea relevante, fiable y apropiada para el propósito de la auditoría.
- Juicio profesional: reconoce que la obtención y evaluación de evidencia de auditoría requiere el ejercicio de juicio profesional por parte de los auditores. Esto implica evaluar los riesgos de auditoría, considerar la naturaleza y la complejidad de las transacciones y saldos de cuenta, y adaptar los procedimientos de auditoría en consecuencia. El juicio profesional también se aplica en la evaluación de la suficiencia y adecuación de la evidencia obtenida.
- Diversidad de fuentes y procedimientos: alienta a los auditores a utilizar una variedad de fuentes y procedimientos para obtener evidencia de auditoría, incluida la inspección física, la confirmación con terceros, la revisión de documentación soporte y la aplicación de pruebas analíticas y de procedimientos de cumplimiento. Esto garantiza que se obtenga una imagen completa y precisa de la situación financiera y operativa de la entidad auditada.
- Documentación adecuada: la NIA hace hincapié en la importancia de documentar adecuadamente los procedimientos de auditoría realizados y la evidencia obtenida. La documentación clara y detallada es esencial para respaldar las conclusiones del auditor, proporcionar transparencia en el proceso de auditoría y facilitar la revisión por parte de terceros.
La Norma ayuda a garantizar la calidad y la credibilidad de las auditorías de estados financieros, lo que a su vez fortalece la confianza del público en la información financiera presentada por las entidades.
Inventarios y la NIA 501
La NIA hace enfásis en varios conceptos que inciden en los estados financieros de una entidad, y uno de ellos es el rubro de inventarios, que son un componente significativo de los estados financieros para muchas empresas, ya que representan activos importantes y pueden tener un impacto significativo en los resultados y la posición financiera.
Se establece que los auditores deben obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre los inventarios para respaldar sus conclusiones sobre la razonabilidad de los saldos de inventario presentados en los estados financieros. Esto implica realizar procedimientos de auditoría diseñados específicamente para evaluar la existencia, la valuación y la revelación de los inventarios.
En el contexto de los inventarios, la NIA 501 sugiere una serie de procedimientos de auditoría que los auditores pueden llevar a cabo para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada. Algunos de estos procedimientos pueden incluir:
- Confirmación directa con los proveedores o clientes respecto a la existencia y la propiedad de los inventarios en tránsito.
- Inspección física de los inventarios en las instalaciones de la entidad para verificar su existencia y condición. Esto significa la participación del auditor en la toma física de inventarios y evaluar los procesos de administración y control del inventario físico.
- Revisión de documentos de respaldo, como registros de entrada y salida de inventarios, órdenes de compra y ventas, así como documentos de envío.
- Pruebas de indagación y observación, de políticas y procedimientos de control interno relacionados con la administración de inventarios, tales como el conteo periódico de inventarios, la segregación de funciones y la restricción de acceso físico a áreas de almacenamiento. Si la toma del inventario físico es en una fecha distinta a la de los estados financieros, entonces deberá realizar pruebas para verificar la razonabilidad de los movimientos entre la fecha del inventario físico y la de los estados financieros.
- Evaluación de la valuación de los inventarios, incluida la revisión de métodos de valuación, políticas de deterioro, y provisiones para obsolescencia o desvalorización.
En caso de que no sea factible que el auditor asista al inventario físico, deberá realizar u observar conteos físicos a otra fecha y realizar los procedimientos de auditoría de las transacciones intermedias. De no ser posible obtener evidencia de auditoría, el auditor deberá modificar su opinión en el dictamen.
En caso de que el inventario bajo custodia y control de un tercero sea de importancia relativa, se deberá obtener evidencia de auditoría a través de la confirmación del tercero sobre las cantidades y condición del inventario en su poder y/o realizar la inspección del mismo o aplicación de procedimientos de auditoría que considere apropiados.
Al llevar a cabo estos procedimientos de auditoría, los auditores deben tener en cuenta los riesgos específicos asociados con los inventarios, como el riesgo de obsolescencia, el riesgo de fraude relacionado con la manipulación de inventarios y el riesgo de errores en la valuación. La evaluación de estos riesgos ayuda a los auditores a diseñar procedimientos de auditoría efectivos y a enfocar sus esfuerzos en áreas de mayor riesgo.
Litigios o Reclamaciones
En el caso de litigios o reclamaciones, la NIA 501 señala las situaciones cuando una entidad enfrenta litigios o reclamaciones legales. La NIA sugiere que los auditores deben llevar a cabo una serie de procedimientos para obtener evidencia de auditoría específica y relevante:
- Revisión de documentación legal: se pueden revisar documentos legales relevantes, como demandas judiciales, notificaciones de reclamaciones, cartas de abogados y acuerdos de conciliación. Esta documentación proporciona información sobre la naturaleza, el alcance y el estado de los litigios y reclamaciones legales.
- Confirmación con abogados: los auditores pueden confirmar directamente con los abogados de la entidad los detalles de los litigios y reclamaciones legales, incluida la probabilidad de resultados favorables o desfavorables, las estimaciones de posibles pérdidas y cualquier otro impacto financiero significativo.
- Evaluación de provisiones y contingencias: los auditores deben evaluar las provisiones y contingencias relacionadas con litigios y reclamaciones legales registradas por la entidad en sus estados financieros. Esto implica revisar la metodología utilizada para calcular estas provisiones, así como evaluar la razonabilidad de las estimaciones realizadas.
- Pruebas de revelación: Los auditores deben realizar pruebas para evaluar la adecuada revelación de litigios y reclamaciones legales en los estados financieros. Esto implica revisar las notas a los estados financieros y otra información revelada para determinar si se proporciona información suficiente y comprensible sobre estos asuntos.
- Consideración de riesgos y contingencias no reveladas: además de evaluar la revelación de litigios y reclamaciones legales, los auditores deben considerar la posibilidad de que existan riesgos o contingencias no reveladas que podrían tener un impacto material en los estados financieros. Esto implica llevar a cabo procedimientos adicionales según sea necesario para identificar cualquier asunto no revelado.
El auditor deberá diseñar y ejecutar procedimientos de auditoría para identificar litigios y reclamaciones que involucren a la entidad y que puedan incrementar el riesgo de error significativo.
El auditor debe realizar los siguientes procedimientos:
- Investigación con la administración, incluyendo a sus asesores legales internos y externos.
- Revisión de las minutas de los encargados del gobierno corporativo y comunicados con la entidad y sus asesores externos.
- Revisión de las cuentas de gastos legales.
Al seguir los principios y procedimientos establecidos en esta norma, los auditores pueden mejorar la calidad y la integridad de sus auditorías y proporcionar una mayor seguridad sobre la presentación fiel de los estados financieros en relación con litigios y reclamaciones legales.
Presentación y Revelación de la Información por Segmentos
Otro concepto específico referido de la NIA 501 a la presentación y revelación de información por segmentos. Es una práctica fundamental en la elaboración de informes financieros, y su importancia radica en proporcionar a los usuarios una visión clara y completa del desempeño de una entidad en diferentes áreas de su negocio.
Esta práctica se basa en los principios y lineamientos establecidos en el marco de referencia de información financiera aplicable, que puede variar dependiendo de la normativa contable adoptada por una entidad.
A continuación se mencionan los conceptos relevantes de la presentación y revelación de la información por segmentos:
- Identificación de los segmentos: la entidad debe identificar los diferentes segmentos operativos basándose en cómo se organiza y gestiona internamente. Estos segmentos pueden estar determinados por la naturaleza de los productos o servicios que ofrece la entidad, las diferentes líneas de negocio, las ubicaciones geográficas, entre otros factores relevantes.
- Presentación de estados financieros por segmentos: la entidad debe presentar información financiera separada para cada uno de los segmentos identificados. Esto implica la preparación de estados financieros segmentados que muestren los ingresos, gastos, activos y pasivos atribuibles a cada segmento.
- Divulgación de información adicional: además de los estados financieros segmentados, la entidad también debe proporcionar información adicional que ayude a los usuarios a comprender mejor los segmentos operativos. Esto puede incluir descripciones detalladas de cada segmento, explicaciones sobre los criterios utilizados para identificarlos, análisis de los riesgos asociados con cada segmento y detalles sobre la estrategia y los planes de negocios para cada uno.
- Medición del rendimiento de los segmentos: La entidad también debe medir el rendimiento de cada segmento utilizando métricas financieras y no financieras relevantes. Esto puede implicar la evaluación de los ingresos, márgenes de beneficio, retorno sobre la inversión, participación de mercado, entre otros indicadores clave de desempeño.
El marco de referencia de información financiera aplicable puede variar según la jurisdicción y la normativa contable adoptada por la entidad. Por ejemplo, en muchos países, las entidades siguen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que proporcionan orientación detallada sobre la presentación y revelación de información por segmentos en la NIIF 8 “Segmentos de operación”. Por otro lado, en Estados Unidos, las empresas públicas siguen las normas establecidas por la Securities and Exchange Commission (SEC) y la Financial Accounting Standards Board (FASB), que incluyen los requerimientos de presentación y revelación de información por segmentos en el FASB ASC Topic 280 “Segment Reporting”.
La presentación y revelación de información por segmentos se basa en el marco de referencia de información financiera aplicable, que proporciona los principios y lineamientos necesarios para una presentación clara, comprensible y transparente de la información financiera segmentada de una entidad. Esto permite a los usuarios de los estados financieros tener una visión completa del desempeño de la entidad en sus diferentes áreas de negocio.
En un mundo empresarial cada vez más complejo y globalizado, el cumplimiento riguroso de la NIA 501 es esencial para promover la transparencia, la integridad y la confianza en los mercados financieros.