Si un correo electrónico permanece sin respuesta, es inevitable preguntarse si realmente ha llegado y ha sido leído. Outlook lo ha hecho posible incorporando la opción de confirmación de entrega y lectura del correo por parte del receptor.
Definición de Confirmaciones de Entrega y Lectura
La solicitud de confirmación de entrega genera un aviso de forma automática al emisor informando que el receptor ha recibido correctamente su correo. Una confirmación de entrega confirma la entrega del mensaje de correo electrónico en el buzón del destinatario, pero no que el destinatario lo haya visto o leído. Los acuses de recibido son solicitudes que se hace al servidor de correo del destinatario con el fin de que emita un correo cuando reciba el mensaje que le fue enviado.
Por otro lado, la solicitud de confirmación de lectura es la confirmación que el emisor solicita al destinatario para que le informe que ha leído el mensaje que le ha enviado. Las confirmaciones de lectura le permite saber si el mensaje enviado fue visto. De este modo en el momento en que abra el mensaje recibirá un correo con la hora y la fecha en que lo abrió el destinatario.
El Control del Destinatario: Rechazar Confirmaciones
Es fundamental entender que el control final sobre las confirmaciones de lectura reside en el destinatario. Aun así el destinatario podrá decidir si se lo confirma o no. En Outlook, el destinatario del mensaje puede rechazar el envío de confirmaciones de lectura. Además de esto es importante tener en cuenta que en Outlook 2016 / 2019, el destinatario del correo puede estar en la posición de rechazar el envío de las confirmaciones de lectura como tal. Tenga en cuenta que esta acción depende de la persona final si acepta o no enviar esta conformación de lectura.
Gestionar o Desactivar la Solicitud de Confirmaciones como Remitente
Como remitente, puedes gestionar si deseas solicitar estas confirmaciones. Puedes configurar la solicitud de confirmación de lectura para todo tu tráfico de correos electrónicos en Outlook en unos pocos pasos. Luego, selecciona la opción del menú “Correo” y desplázate hacia abajo hasta el apartado de “Seguimiento”. En la ventana que será desplegada vamos a la categoría Correo y allí ubicamos la sección “Seguimiento” donde activamos las siguientes casillas. La activación de las confirmaciones de lectura se realiza de la misma forma que los acuses de recibido solo seleccione la opción de confirmación de lectura.
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Es importante considerar la frecuencia con la que se solicitan estas confirmaciones. Solicitar confirmaciones continuamente puede resultar molesto para los destinatarios y deberías evitarlo en la medida de lo posible. Aunque si no seleccionas esta opción, ¡no te preocupes, porque podrás saberlo igualmente!
Limitaciones y Consideraciones Importantes
Estas herramientas de seguimiento tienen sus propias limitaciones que deben ser tomadas en cuenta. No obstante, es importante que tengas en cuenta que esta opción podrá no ser efectiva si los destinatarios utilizan un tipo de correo electrónico que no sincroniza a tiempo real, como una cuenta de protocolo POP3 o IMAP. Hay otros escenarios en los que no se envían confirmaciones de lectura, como si el programa de correo electrónico del destinatario no admite confirmaciones de lectura. Estos acuses no son 100% efectivos dado a que depende si el servidor esté configurado para responder de forma automática a estos mensajes, adicional puede tardar hasta 72 Horas en recibir estos acuses de recibido.
Además, ten en cuenta que una confirmación de lectura, tanto en Outlook como en otros programas de correo electrónico no tiene ningún peso legal.
Otras Formas de Seguimiento de Mensajes
Para garantizar que un mensaje fue entregado al destinatario la mesa de ayuda de correo dispone de un formulario para seguimiento de mensajes el cual le permite saber con certeza si el mensaje fue entregado.
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