Las auditorías empresariales pueden ser una fuente de estrés si no se gestionan adecuadamente. Sin embargo, con una preparación adecuada y un enfoque proactivo, pueden convertirse en una oportunidad para mejorar procesos y asegurar el cumplimiento de normativas.
Preparación para una Auditoría ISO 9001
El proceso de auditoría es una de las herramientas para medir la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), esto quiere decir que lo que se audita son procesos y no personas.
Comunicación Anticipada
Una de las etapas del proceso de auditoría, es que debe ser comunicada con tiempo de anticipación.
Auditorías Remotas
Uno de los métodos de auditoría que tomó mucho auge durante la pandemia, es la realización de las auditorías remotas, donde el uso de TI es fundamental.
Comportamiento del Auditor y Congruencia
Uno de los comportamientos de los auditores, es ser observadores de las áreas de trabajo durante la auditoría y en ocasiones, las respuestas a las preguntas del auditor no son congruentes. Por ejemplo, si está cuestionando sobre las condiciones de trabajo de un área de producción, donde las herramientas usadas deben permanecer en áreas asignadas o que antes de iniciar producción debe estar despejado y se observa todo lo contrario, podría caer en una no conformidad.
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Manejo del Nerviosismo
Es normal sentir nerviosismo al ser entrevistado por el auditor, por lo que recomiendo que rompas el hielo al inicio del ejercicio. Recuerda que el experto del proceso eres tú y no el auditor, él sólo cuestiona de acuerdo a lo declarado en tu proceso.
Interpretación de la Norma
En algunas ocasiones, el auditor podrá hacer preguntas de la redacción del requisito de la norma, que a veces el auditado tendrá complicaciones para poder interpretar.
Disponibilidad de Documentación
El auditor empleará todo el tiempo asignado para la realización de la auditoría y por lo tanto, debemos estar dispuestos a presentar cada uno de los documentos y registros del sistema de gestión de calidad que solicite.
Documentación y Registros
A todas las cuestiones planteadas por el auditor, el auditado debe responder con documentos y registros. Un archivo adecuado que facilite la identificación y localización de los documentos se convierte en un factor fundamental para el correcto desarrollo de la auditoría.
Gestión de No Conformidades
Si en el transcurso de la auditoría surgen no conformidades con las que no estés completamente de acuerdo, la actitud más favorable es aceptar los criterios del auditor y no entablar discusiones que normalmente tienen un resultado estéril. Hay que esperar en las conclusiones de la auditoría para aclarar con el auditor y el cliente de auditoría.
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Actitud Proactiva
Ser un buen anfitrión y ayudar a entender las peculiaridades de la organización, facilita la labor del auditor y favorece la relación entre las partes. En medida de los posible, es recomendable tener una actitud proactiva a la hora de presentar y aportar datos sobre la organización.
Cierre de la Auditoría
La auditoría del sistema de gestión de la calidad termina con la aprobación del informe, pero puede que existan no conformidades, y, por lo tanto, nuestro trabajo finalizará cuando demos respuesta a este informe con un plan de acciones correctivas. Para que este plan sea sencillo de realizar y nos ocupe el menor tiempo posible, es necesario que, durante la presencia del auditor, queden totalmente claras las causas de las no conformidades y que se conozca exactamente lo que el auditor esperaba ver.
Consejos Adicionales para una Gestión Exitosa
La clave para gestionar una auditoría exitosamente está en la preparación.
Entendiendo el Propósito
Antes de comenzar, es fundamental entender por qué se realiza la auditoría y cuáles son sus objetivos.
Auditoría Interna
Llevar a cabo una auditoría interna antes de la oficial te permitirá detectar y corregir errores. Uno de los aspectos más importantes de una auditoría es la presentación de documentos de forma ordenada y accesible.
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Equipo Responsable
Es fundamental designar a un equipo responsable de gestionar la auditoría.
Información al Personal
El personal debe estar informado sobre el proceso de auditoría y preparado para responder preguntas de manera clara y concisa.
Profesionalismo y Transparencia
El día de la auditoría, es importante mostrar profesionalismo y transparencia.
Revisión del Informe
Una vez finalizada la auditoría, revisa detalladamente el informe del auditor.
Mejora Continua
Las auditorías no solo sirven para cumplir normativas, sino también para mejorar la eficiencia operativa.
Conclusión
Gestionar una auditoría con éxito requiere organización, preparación y una actitud proactiva. Al implementar estos consejos, no solo facilitarás el proceso de auditoría, sino que también fortalecerás la transparencia y eficiencia de tu empresa.
Ahora que sabes estos tips, esperamos que te sean de gran ayuda para recibir con éxito una auditoria de ISO 9001. Sin embargo, te recomendamos estar asesorados por expertos en el área.
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