La auditoría interna juega un papel crucial en la evaluación y mejora de los sistemas de control interno dentro de una organización. El trabajo de los auditores internos consiste en investigar y valorar el sistema del control interno y la eficiencia con que las diversas unidades de la organización están realizando las funciones que se les han asignado.
Importancia del Control Interno
El control interno puede hacer mucho para proteger contra el fraude y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de control interno. Comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos.
Los sistemas de control interno organizacionales se pueden dividir en dos partes: lo administrativo y lo contable, haciendo énfasis el auditor en lo contable.
Limitaciones del Control Interno
Sin embargo, existen limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Existen los errores en la ejecución del procedimiento de control, como resultado de negligencia, incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La amplitud de los controles internos está limitada por consideraciones de costo. Un sistema que busque lo perfecto, costaría más de lo que justificaría la amenaza de pérdida por fraude.
Fases del Proceso de Auditoría
La fase de estudio abarca los primeros pasos del proceso de Auditoría: Primero, los auditores revisan el control interno y preparan una descripción del sistema en sus papeles de trabajo. A continuación llevan las pruebas de acatamiento para determinar qué efectividad tiene el sistema.
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El método para obtener la información acerca del control interno consiste en la revisión de los papeles de trabajo hechos el año anterior. Las Auditorias pueden determinar los deberes y responsabilidades de los empleados basándose en los cuadros de organización, las descripciones del trabajo, las entrevistas con el personal etc. El método tradicional de describir un sistema de control interno es la formulación de un cuestionario estandarizado de control interno.
Auditoría Integral
Las bases conceptuales tradicionales relativas al desarrollo de auditorías o exámenes especiales financieros, no abarcan otras labores esenciales de la organización y reflejan un análisis incompleto de sus operaciones. La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a las organizaciones. Las orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión institucional, no cubren todos los enfoques. La auditoría integral constituye una oportunidad a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoría.
La experiencia ha demostrado que las acciones de control tradicional, bajo enfoques financieros, de gestión o de cumplimiento, asumidas en forma individual no garantizan acciones de mejoramiento eficaces y más aún un análisis completo de las operaciones administrativas y financieras de las organizaciones en el país. Ahora bien, la estructura organizacional y su entorno han cambiado, y se exige mayor información al auditor, surgiendo entonces la auditoría integral, entendida ésta como la sumatoria de tipos de auditoria, pero donde prevalece la sectorización organizacional. La visión que se propone es que el auditor tome los conceptos del holismo y de la gerencia para realizar eficientemente su trabajo.
A fin de alcanzar una mayor comprensión a cerca de la auditoría integral, resulta importante hacer hincapié en las conceptualizaciones que la implican. Revisar el desempeño general de la entidad en relación a sus metas y objetivos es el objetivo primordial de la auditoría integral.
Cuando se dice que no se conoce el nivel de eficiencia, de economía y de efectividad de los recursos, debe entenderse respectivamente que la entidad no evalúa la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados; que no toma en cuenta la relación beneficio / costo de los bienes y servicios que utiliza y que no utiliza sus recursos en actividades, funciones, procesos y procedimientos que no necesariamente facilitan el cumplimiento de metas y objetivos.
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Afirmaciones de la Gerencia
El auditor recaba la evidencia concerniente a estas afirmaciones realizadas por la gerencia y que están contenidas en los estados financieros:
- Veraz: es decir, que los activos y pasivos sean propiedad de la empresa.
- Integra: referida a que los registros contables estén completos y que las operaciones sean registradas en el período al que corresponden.
- Correcta valuación: quiere decir que, los activos y pasivos se encuentran revelados de acuerdo a su valor de realización. Se hace necesario, entre otros, cálculos de depreciación, revalorización y registro de cambios en cotizaciones de moneda extranjera.
Modelos de Evaluación del Control Interno
Modelos que han sido ampliamente aceptados tanto en el sector privado como en el público, entre ellos se encuentra el informe emitido por el Committee of Sponsoring Organizations (COSO) cuyo marco conceptual establece criterios prácticos para la organización y evaluación del sistema de control interno.
Un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Se entiende entonces que, el control interno no es competencia de determinada oficina o grupo de personas, sino que, por el contrario, nace en la actitud de las personas y se manifiesta a través de las diferentes actuaciones de los seres humanos, en los distintos escenarios o espacios que ocupan, tanto en el contexto familiar, social o laboral.
- Información financiera veraz: referida con la elaboración de los estados financieros confiables, la contabilidad implica, operaciones, procesos y produce información financiera, para que los usuarios tomen decisiones, será fidedigna si la entidad cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Modelo de evaluacion de las normas, procedimientos y politicas llevadas a cabo por la junta directiva, la gerencia y demas integrantes de la organizacion, con la finalidad de brindar seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos institucionales relacionados con el nivel de eficiencia y efectividad con que se ejecutan las operaciones y actividades corporativas, el grado de fiabilidad que exhibe la informacion financiera generada por los sistemas de informacion y el nivel de cumplimiento por parte de la empresa de las disposiciones normativas y estatutarias, se han establecido cinco componentes basicos que se encuentran interrelacionados unos con otros.
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Proceso de Auditoría del Control Interno
La auditoría del control interno evalúa si el sistema de control interno de la entidad está funcionando adecuadamente para el cumplimiento de los objetivos descritos anteriormente. Diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo exámen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Las preguntas están orientadas a medir la efectividad del control interno en cada uno de los siguientes componentes: ambiente de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión o monitoreo.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. Entonces la evaluación, se practica con el objetivo de comprobar que la entidad o una de sus dependencias procedió de acuerdo a los preceptos legales que la rigen, a las normas que los órganos administrativos competentes le han fijado, a los principios de contabilidad generalmente aceptados en lo pertinente a su información financiera y a las reglas que internamente se hayan impuesto para ordenar sus actividades.
- Mantener un registro de leyes importantes con las que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular y un registro de quejas.
En el caso de la auditoría de cumplimiento, los criterios no pueden ser normalizados, dependen de las actividades y el objeto social de la empresa. La normativa tributaria, laboral, cambiaria, entre otras constituye también, elemento clave de la evaluación. En el sector público a diferencia del sector privado, debe realizarse únicamente lo que está permitido por la ley, por consiguiente, el derecho público es el referente en el control del cumplimiento.
Surge entonces la auditoría de gestión, de la necesidad de medir y cuantificar los logros alcanzados en un período de tiempo determinado. Franklin (2007), define a la auditoría de gestión como “la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (p.11).
El examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y el impacto socio-económico derivado de sus actividades. Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y calidad y su insumo básico lo constituyen los indicadores de gestión, orientados no sólo a cifras, sino a resultados y procesos.
Ello conduce a precisar con suficiente claridad a qué nos referimos cuando hablamos de indicador de gestión. Indicador es la medición de un objetivo, meta o proceso. Deben identificar claramente la variable a medir. Los indicadores para medir eficiencia, eficacia y calidad son claramente diferenciables. En efecto los indicadores de gestión constituyen los “signos vitales” de una organización.
La metodología para llevar a cabo este estudio, cuyo objetivo se orienta a analizar la ejecución de la auditoría integral en una institución pública, es fundamentalmente cualitativo. Su desarrollo implicó acumular y evaluar evidencia con la finalidad de descubrir debilidades o vulnerabilidades en la estructura de la organización. Para la auditoría del control interno que tiene como objetivo fundamental evaluar el sistema de control interno. El cuestionario de control interno se aplicó al Presidente, Secretario, Tesorero y Jefe de Talento Humano, debido a que son los responsables de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución.
En lo que respecta a la auditoría de gestión, se orienta a la evaluación de la eficiencia, eficacia y calidad de los productos y servicios proporcionados por una organización.
Los estados financieros reflejarán fielmente, la situación, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad. La imagen fiel exige la representación fiel de los efectos de las transacciones, así como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos fijados en el Marco Conceptual.
Para el examen se aplicó el cuestionario de control interno, el mismo que tiene como finalidad medir la efectividad en cada uno de los siguientes componentes: ambiente de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo, así como determinar el nivel de confianza y riesgo de control.
No se han implantado procedimientos de control interno que aseguren el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario. No aplica los principios y normas de contabilidad gubernamental, para el registro de las operaciones y presentación de la información financiera.
Las compañías mercantiles cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución que posean o administren bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título se realicen a favor del Estado o de sus instituciones; siempre que su capital, patrimonio o los recursos que se le asignen, esté integrado en el cincuenta (50%) por ciento o más con participación estatal; y en general toda contratación en que se utilice, en cada caso, recursos públicos en más del cincuenta (50%) por ciento del costo del respectivo contrato.
En lo que se refiere a la auditoría de gestión se evaluó la eficacia y eficiencia en la ejecución de la planificación operativa anual (POA), en donde se pudo evidenciar que la institución, no cumple con la ejecución mensual planificada y no presenta las respectivas reprogramaciones, con la finalidad de contar con una correcta ejecución a lo planificado.
Considerando a la auditoría Integral como el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad. No solamente utilizar el proceso normal de la auditoría integral (planeación, ejecución e informe), sino que deben explotar el valor agregado que facilita este tipo de auditoría (supervisión o monitoreo de recomendaciones facilitadas, asesoría y consultoría en control y gestión institucional).
Para prevenir, detectar y enfrentar el riesgo es importante que las organizaciones apliquen un conjunto de actividades de control como autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de operaciones, salvaguarda de activos, segregación de funciones y otras; las mismas que deben ser parte del control interno institucional. Para efectos de optimizar la gestión integral institucional, es necesario aplicar la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos; estos elementos facilitarán el mejoramiento continuo y por ende la optimización.