El software de contabilidad, al igual que el software SAP, hoy en día representa una gran ayuda en las empresas que requieren de un mejor manejo de cada uno de sus recursos. Como sabemos, el área contable de una empresa es de las más importantes por la naturaleza de los temas que se manejan en ella, y por eso mismo es que requiere de un buen control, manejo y organización por parte de los encargados y trabajadores de este departamento, y qué mejor que llevar a cabo dicho trabajo con sistemas de apoyo que en la actualidad ofrecen aplicaciones y herramientas que permiten tener una mejor organización y administración con respecto a los recursos de la empresa.
Sin embargo, a pesar de que ya muchas compañías y negocios trabajan sobre este esquema, hay quienes aún no han tomado la decisión de implementarlo, esto se debe en gran medida a que aún existen dudas al respecto, las cuales trataremos de aclarar a lo largo de este artículo.
Preguntas Clave sobre la Implementación de Software Contable
Al considerar la adopción de un software contable, es crucial abordar ciertas preguntas fundamentales para asegurar una transición exitosa y un aprovechamiento óptimo de la herramienta.
- ¿Cómo saber si los equipos con los que se cuenta dentro de las empresas pueden soportar un sistema de contabilidad actual?
En la actualidad, la mayoría de las empresas cuentan con equipos rápidos y funcionales, esto en parte por las revisiones y actualizaciones que el área de sistemas lleva a cabo. Es por eso que aunque no se trate de equipos de última generación, la gran mayoría de ellos son capaces de resistir este tipo de programas; de cualquier manera, siempre es importante preguntar al proveedor sobre las especificaciones y requerimientos para ir a la segura y que el software sea funcional y cumpla con su objetivo.
- ¿Estos sistemas cuentan con acceso a la nube?
Hoy en día prácticamente todos los sistemas empresariales que se encuentran en el mercado tienen la posibilidad de resguardar información, facturas, imágenes y hasta videos en la nube, esto con el objetivo de que dicha información se encuentre segura en todo momento, y no solo eso, sino que también en caso de fallo de los equipos o algún otro problema, las personas con los permisos adecuados puedan hacer uso de ella y consultarla mediante cualquier otra computadora. Debemos decir que en la actualidad la nube ha traído a los usuarios del software de contabilidad y otros más, como el software de inventarios, muchas ventajas y beneficios con las que anteriormente no se contaba y debido a esto se llegaba a perder información valiosa. Ahora que se trabaja bajo este esquema, la información se encuentra respaldada y se puede trabajar prácticamente desde cualquier lugar en caso de problemas, de esta manera se optimizan tiempos y se puede seguir trabajando sin impedimentos.
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- ¿Qué hay de los cursos y soporte?
Una vez que se ha tomado la decisión de implementar este o algún otro tipo de software dentro de la organización, es importante acercarse con el proveedor para saber qué tipo de soporte ofrecen en caso de problemas con el funcionamiento de alguno de los sistemas o sus herramientas y aplicaciones. Es importante que exista disponibilidad en ese tema para no perder tiempo valioso de trabajo. Asimismo, es esencial preguntar si la empresa cuenta con algún tipo de curso que permita a los usuarios futuros de dichos sistemas operarlos de manera adecuada y aprovechar al máximo cada una de sus funciones.
- ¿Cuánto tiempo lleva adaptarse a este tipo de sistemas?
Esto depende en gran medida del tipo de trabajo que se ha realizado anteriormente en la empresa; por ejemplo, si la empresa hasta el momento llevaba la contabilidad de manera tradicional, pero siguiendo las leyes fiscales actuales, es normal que el proceso pueda alargarse un poco más mientras todos los procesos se actualizan y la información se carga al sistema. Estamos hablando probablemente de un par de meses, que aunque puede ser mucho para algunas empresas, se debe tomar en cuenta que al final los resultados y la nueva forma de trabajo valdrán la pena el tiempo que el cambio tomará. Si por el contrario la empresa ya manejaba algún sistema contable, pero desea actualizarse según la tecnología que hoy en día se encuentra disponible, el tiempo que este cambio pueda tomar será mínimo, ya que los trabajadores ya tienen conocimiento sobre el manejo de este tipo de sistemas, y lo único que deben hacer es adaptarse a los nuevos cambios y su funcionalidad.
- ¿Los datos que se suben al software de contabilidad permanecerán seguros?
Es norma que en las empresas exista esta preocupación, sobre todo porque la información con la que se trabaja es vulnerable y debe estar segura en todo momento. Por eso es importante que sepan que trabajar con estos nuevos sistemas es sumamente seguro, de hecho lo es mucho más que contar con cientos de documentos que en cualquier momento pueden dañarse o extraviarse; además se debe tener en cuenta el papel que la nube juega, en donde la información también está segura y disponible. Sin embargo, para que la seguridad sea total, se debe dar permisos y claves de acceso únicamente a personas de confianza que tengan que ver con el departamento, y ellas a su vez deben actuar con responsabilidad ante el manejo de sus claves y contraseñas, así como del sistema y los datos que en él se encuentran.
La Importancia de la Administración de Requerimientos
Con el software, y en particular con el desarrollo de software a la medida ocurre con bastante frecuencia algo similar. Pues, no es raro encontrarse con empresas que contratan un desarrollo de software sólo para darse cuenta de que desperdiciaron su dinero y su tiempo, pues no obtuvieron lo que ellos esperaban o necesitaban. Una de las razones principales por las cuales se da esta situación, y de hecho, una de las causas principales por las cuales los proyectos de desarrollo fracasan o por lo menos no tienen el éxito que deberían, se debe a una mala administración de requerimientos. La administración de requerimientos, de acuerdo a CMM, abarca actividades como la recopilación, documentación, validación y control de los requerimientos y sus cambios.
Si queremos realizar una verdadera consultoría de software entonces nos corresponde algo más que escuchar la lista de funciones que el cliente cree que debería de tener su sistema (a menos que nuestro cliente tenga un área con la capacidad de realizar una buena recopilación y análisis de requerimientos). Si nos limitáramos a lo primero entonces en lugar de llamarle consultoría a nuestro trabajo, deberíamos llamarle manufactura de software, donde uno implementa las funciones exactamente como se las solicita el cliente, cuestionando nada o muy poco, tal como se haría en una planta manufacturera donde se reciben las especificaciones del producto a construir. Si queremos desarrollar el mejor sistema posible debemos realizar un trabajo serio para identificar, en primer lugar, cuál es el valor que el sistema debe proporcionar al negocio. Para lo cual habrá que preguntárselo a las personas que obtendrán alguna clase de beneficio cuando se ponga en operación.
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Identificación de Usuarios y Casos de Uso
Una vez identificados los usuarios del sistema (actores primarios) habrá que preguntarles en qué situaciones valdrá la pena para ellos utilizarlo. La lista identificada de dichas situaciones no debería de tener pequeñas funciones, sino flujos completos que le proporcionen suficiente valor tanto a ellos como al negocio, de manera que “valga la pena usar el sistema” en dichas situaciones. Ejemplo: un vendedor en cierto sistema de ventas querrá “Registrar venta”, “Registrar pedido”, “Consultar comisiones”, “Administrar prospectos”, “Generar factura” y “Administrar clientes”. Todas ellas son ejemplos de situaciones u objetivos importante que podría necesitar un vendedor para llevar a cabo su trabajo, conocidas y modeladas como casos de uso en UML, tal como se muestra en el diagrama. Normalmente los casos de uso son iniciados por algún actor, conocido como actor primario. Lo inicia con algún evento, que podría ser tan simple como elegir una opción en el sistema, y continúa como una serie de eventos o interacciones entre actores y sistema, hasta que el objetivo del caso de uso se cumple (el objetivo principal del caso de uso es lo que le da el nombre al mismo).
Especificación de Requerimientos Funcionales
Lo que estamos obteniendo así es una especificación de requerimientos funcionales mediante un análisis top-down (de lo general a lo particular), es decir, primero obtenemos los objetivos que hay que cumplir en el sistema descritos con el nombre del caso de uso (p. ej: Realizar una venta) y después buscamos cuáles son las funciones o requerimientos funcionales precisos y ordenados para que el actor cumpla dicho objetivo al utilizar sistema.
Hay otro tipo de actores que también hay que modelar; los actores secundarios. Suelen ser otros sistemas, componentes externos o dispositivos con los cuales interactúa nuestro sistema. A diferencia de los actores secundarios, éstos no son los que inician o requieren del caso de uso, sino que nuestro sistema, al llevar a cabo un caso de uso requiere tener algún tipo de interacción con él. Nuestro sistema de ventas podría requerir enviarle información al sistema de contabilidad cuando se ejecuta la funcionalidad del caso de uso “Generar factura”. En dicha situación el sistema de contabilidad aparecerá como un actor secundario asociado a dicho caso de uso.
Simplicidad en el Modelado UML
Por experiencia sabemos que, en los modelos de UML, el buen uso de pocos elementos da mejores resultados que el uso de muchos elementos mal aplicados. La esencia de los modelos radica en la simplicidad, ya que facilita el análisis, entendimiento y comunicación entre quienes solicitan el sistema y los que participan en su desarrollo. En otras oportunidades veremos elementos adicionales para modelar los casos de uso, pero podemos asegurar que la sencillez es parte importante del modelado, y esto implica que en ocasiones, y sobre todo cuando el analista no tiene tanta experiencia en UML, es mejor limitarnos a los elementos más básicos.
Requerimientos Genéricos vs. Funcionales
Cuando una empresa decide formalizar su proyecto de Business Intelligence se inicia estableciendo una toma de requerimientos de las áreas/departamentos que van a estar involucrados, este proceso es el más importante que orientará el resultado de la solución desde una simple automatización de reportes operativos hasta una toma de decisiones estratégicas de negocio por medio de informes analíticos y predictivos. Regularmente para la tarea de toma de requerimientos se establece el departamento de sistemas o un subdepartamento especializado en Business Intelligence para dicha tarea, lo importante de esta tarea es que se establece el rumbo que tomará dicha solución en la empresa. Para la toma de requerimientos se determinan diferentes formas de hacerlo aunque el objetivo parece similar el resultado de cada escenario puede ser totalmente diferente. De esta manera establecemos los escenarios más comunes para dicha toma de requerimientos.
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Requerimientos Genéricos
En los objetivos de la solución de BI se establecen requerimientos genéricos de dicha solución para lo cual es común encontrarnos con los siguientes puntos:
- proveer un sistema intuitivo y fácil de usar que permita a los usuarios finales generar sus propios reportes y análisis.
- tener una sola versión de la información.
- proveer información de toda la compañía en un solo sistema.
- que los usuarios puedan accesar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Con dichos objetivos de la solución como base de los requerimientos es difícil establecer una forma confiable de medir los resultados de la implementación de la solución de BI.
Requerimientos Funcionales
La toma de requerimientos funcionales se establece en algunos proyectos como la base para tomar decisiones en la secuencia de etapas donde atraviesa un proyecto de BI. En muchos proyectos los requerimientos funcionales dirigen el destino del proyecto, por lo cual es muy común que muchas empresas decidan su proyecto de BI en base a la herramienta seleccionada.
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