Llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino una obligación marcada por las leyes.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
Antes de conocer los requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
El Código Fiscal de la Federación (CFF)
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo.
Domicilio Fiscal
De acuerdo con el artículo 10 del Código Fiscal de la Federación (CFF), el domicilio fiscal de una persona física es:
- Cuando realiza actividades empresariales, el local en que se encuentre el principal asiento de su negocios.
- Cuando no realice actividades empresariales, el local que utilice para el desempeño de sus actividades.
- Cuando no cuente con un local, su casa habitación.
- Cuando sea una persona no inscrita en el RFC que tiene cuenta bancaria, el domicilio señalado en sus estados de cuenta bancarios.
El domicilio fiscal de una persona moral es:
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- Cuando sean residentes en el país, el local en donde se encuentre la administración principal del negocio.
- Si se trata de establecimientos de personas morales residentes en el extranjero, dicho establecimiento.
Es importante que un contribuyente (persona física o persona moral) esté siempre localizable en su domicilio fiscal. Si la autoridad va a buscarlo y no lo encuentra, puede acusarlo del delito de desocupar o desaparecer del domicilio fiscal, lo que conlleva diversas consecuencias negativas.
Los artículos 28 y 30 del CFF, y 33 del Reglamento del CFF señalan qué información y documentación integra la contabilidad, qué requisitos deben reunir los registros o asientos contables, en qué medios se debe llevar, y que debe conservarse en el domicilio fiscal a disposición de las autoridades fiscales, por lo menos, durante cinco años.
Si un contribuyente no lleva o no conserva la contabilidad en su domicilio fiscal, la autoridad fiscal puede acusarlo del delito de ocultar la contabilidad, lo que también conlleva graves consecuencias.
Es sorprendente el número de casos en los que, a pesar de que el contribuyente sí se encuentra en su domicilio fiscal, el SAT lo tiene por No Localizado derivado de que el contribuyente no tiene en el domicilio fiscal su contabilidad completa.
La Contabilidad debe estar en el domicilio fiscal
Para los contribuyentes que tienen Contador externo, es indebido que la Contabilidad esté en el despacho y/o en la computadora del Contador. Lo correcto es que el Contador externo haga la contabilidad, prepare las declaraciones, y de inmediato le entregue la contabilidad (libros, registros, auxiliares, pólizas, papeles de trabajo, estados de cuenta, conciliaciones, documentación comprobatoria, declaraciones) al contribuyente para que éste la conserve en su domicilio fiscal, en donde también debe tener el equipo de cómputo, el sistema informático de contabilidad, y a la persona que opere el equipo.
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La Contabilidad es del Contribuyente, no del Contador.
Si queremos evitar las graves consecuencias que se generan por no estar localizables en el domicilio fiscal y por no conservar la contabilidad, los contribuyentes debemos asumir esa responsabilidad.
Cada mes, pide a tu Contador externo que te entregue los archivos físicos y electrónicos de tu Contabilidad, para que los conserves en tu domicilio fiscal.
¿Cómo se Presentan los Informes de Contabilidad Fiscal?
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
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Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Contabilidad Mercantil Según el Código de Comercio
Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
¿Quiénes Deben Llevar la Contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío.
Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Es importante que los contribuyentes se adhieran a estos requisitos para evitar sanciones y para garantizar la precisión y la integridad de su contabilidad electrónica.
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