Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación. Por ello, si necesitas revisar tu comprobante fiscal, en este artículo te guiamos paso a paso.
La importancia del Folio Fiscal en los comprobantes
Para entender cómo revisar un comprobante fiscal, primero debemos conocer sus elementos clave. El Folio Fiscal es un identificador individual que cada factura electrónica emitida y aceptada tiene gracias a las Autoridades Hacendarias. El objetivo del Folio Fiscal es poder identificar los comprobantes fiscales para prevenir los fraudes o falsificaciones de las facturas. Al igual sirve para poder rastrear las actividades que cada contribuyente lleva a cabo.
Si te preguntas dónde localizar este dato para iniciar tu revisión, el Folio Fiscal se encuentra dentro de los datos del emisor o en la parte de los datos de identificación del Comprobante Fiscal. También se puede encontrar en la cadena XML de tus documentos electrónicos.
¿Por qué es necesario consultar facturas emitidas y recibidas en formato XML?
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales.
De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
Lea también: Revisar e.firma SAT
Procedimiento para revisar y consultar comprobantes en el portal del SAT
Todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. A continuación te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
- Paso #1: Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
- Paso #2: Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. El portal te desplegará varias opciones a elegir; deberás hacer clic en la opción de “Cancela y recupera tus facturas”. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma.
- Paso #3: Una vez que te encuentres dentro del sistema, debes elegir entre las opciones de: Consultar Facturas Emitidas (donde accedes a todos los comprobantes que hayas emitido a tus clientes y proveedores) o Consultar Facturas Recibidas (para consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre).
- Paso #4: Para consultar y revisar los comprobantes fiscales, tienes dos opciones de búsqueda. La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. La segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas.
Una vez que realices la búsqueda, la página te desplegará los resultados acompañados del ícono de descarga para que puedas guardar tanto el formato XML como el PDF.
Herramientas de contabilidad y facturación electrónica
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Existen diversas soluciones en el mercado adaptadas a cada necesidad:
- Facturación para PYMES: indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Facturación para corporativos: indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
- Recibos de Nómina N3000: una solución digital para emisión y timbrado de recibos de nómina indicada para empresas con bajo y mediano timbrado.
- Sistemas integrados como Quickbooks: un software con el que puedes facturar de forma sencilla, mantener toda tu documentación guardada en la nube y realizar un seguimiento puntual de cada transacción.
Recuerda que el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años, por lo que contar con un sistema organizado para revisar y almacenar cada comprobante fiscal es fundamental.
Lea también: ¿Cómo saber si estoy registrado en el SAT?
Lea también: Ejemplos de auditorías exitosas
tags: #revisar #comprobante #fiscal