El registro de la contabilidad de los negocios ha sufrido cambios en el transcurso del tiempo; en tiempos remotos se llevaban los registros contables en tablillas de barro, a diferencia de lo que sucede actualmente en donde las herramientas tecnológicas permiten la digitalización de estos.
Estos avances no son ajenos para la autoridad fiscal, ya que el uso de la tecnología optimiza en gran medida el cumplimiento de sus actividades; por ejemplo, en un caso específico, facilita el cumplimiento de sus facultades de comprobación.
Contabilidad Electrónica: Elementos Básicos
Uno de los cambios en materia contable más significativos de los últimos tiempos es la “contabilidad electrónica”, el cual se basa en el envío de información de los tres siguientes elementos básicos:
- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
- Registros contables
¿Qué es el Catálogo de Cuentas?
Es un reporte de las cuentas contables de la organización, que sirve como herramienta de trabajo indispensable para el ejercicio de la práctica contable, ya que los profesionistas que registran las operaciones de la empresa toman como base dicho documento; de igual forma permite que los usuarios de la contabilidad se familiaricen con las cuentas contables que se integran en un estado financiero de aquella.
El Catálogo de Cuentas es de gran importancia en la contabilidad de una empresa pues permite tener un listado ordenado de las cuentas contables.
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Es el índice que de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa.
Debe de ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Como mencionamos anteriormente, hay cuentas que se usan para cualquier tipo de empresas y hay otras que son de características de otro tipo de negocios.
Por medio del catálogo, se puede consultar claves para poder registrar la “ClaveProdServ” en el CFDI. Dicho mecanismo permite buscar por categorías: por tipo, división, grupo o clase.
Actualmente, el SAT ya ha estado poniendo penalizaciones para aquellos contribuyentes que registran mal una clave en en CFDI. Cada vez que una factura cuente con una clave errónea y se necesita corregir pues no serán verificadas y mucho menos serán deducibles, por lo que se les cobra una multa.
El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
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Estructura del Catálogo de Cuentas
El catálogo tiene un orden que se basa en la naturaleza de la cuenta, de conformidad con lo siguiente:
- Activo
- Pasivo
- Capital
- Ingresos
- Costos
- Gastos
- Cuentas de orden
Ya que sabemos acerca de las cuentas y las claves, se debe de establecer el sector al que forma parte tu empresa (es de gran importancia determinar las cuentas del catálogo con el contador encargado de tu negocio, principalmente para poder clasificar de manera correcta cada cuenta con su respectivo código.
Posteriormente, se deben clasificar las cuentas con el número que corresponda y poder dar la información a la persona responsable de la contabilidad.
Recomendaciones para la Elaboración del Catálogo
Un catálogo de cuentas elaborado sin conocimientos contables, puede derivar en problemas administrativos para los contribuyentes, así como en la pérdida del control de las cuentas integrantes de la contabilidad.
A continuación, se presentan algunas recomendaciones para la elaboración del catálogo de cuentas:
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- La captura de las cuentas debe realizarse empleando un mismo criterio de escritura; es decir, establecer mayúsculas o minúsculas
- La clasificación debe estructurarse y avalarse por el Consejo Directivo con anticipación
- Se debe definir en cuales casos se utilizará cada cuenta
- Se clasificará a las cuentas de lo general a lo particular
- Evitar las limitaciones, ya que el catálogo puede expandirse
- Se debe respetar la estructura de las cuentas orden
Luego debemos de seleccionar desde la celda C8 a la D8 y en el menú debemos de buscar el grupo de “Inicio”, debemos de seleccionar “Alineación”. Una vez hecho este paso, debemos de darle click a la opción de "Combinar y centrar". En la celda A11 debes escribir “2.” En la celda B11 Pasivo (nombre del grupo correspondiente). En la celda A13 debemos de escribir un “4.” y en la celda B13 se debe de escribir en mayúsculas “Ingresos”.
Envío del Catálogo de Cuentas al SAT
Actualmente el catálogo de cuentas en su versión digital, debe enviarse al SAT, de conformidad con la fracción IV del artículo 28 del CFF y la regla 2.8.1.16 de la RMISC 2018.
Dicho documento se debe enviar al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel, salvo en el caso de aquellos contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, en donde deberá asociar a nivel de subcuenta de primer nivel el código agrupador publicado en el Anexo 24.
¿Cuándo se Envía el Catálogo de Cuentas al SAT?
La regla 2.8.1.7. Si estás obligado como Contribuyente al envío de la Contabilidad Electrónica al SAT, es primordial el asesorarte con un profesional en el tema, con la finalidad de generar de forma correcta los archivos requeridos por la autoridad (Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas).
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