En México, la emisión de Facturas electrónicas ha posicionado al país como uno de los líderes en América Latina en este ámbito. Desde 2011, esta obligación para todos los contribuyentes sentó las bases para establecer otras relacionadas con el cumplimiento fiscal, utilizando tecnologías proporcionadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o proveedores de software.
La Importancia de la Contabilidad Electrónica
Una de estas obligaciones es la Contabilidad Electrónica, que consiste en hacer los registros y asientos contables a través de medios electrónicos, impactando tanto a Personas Morales como a Personas Físicas. Principalmente, desde enero de 2016, todos los contribuyentes deben enviar su Contabilidad Electrónica, sin importar su tamaño y giro. En este contexto, trabajar con un software contable adquiere una gran importancia.
Razones para Adoptar un Software Contable
Existen razones importantes para actualizar tu empresa en el uso de tecnología y adquirir un software de Contabilidad, que actualmente representa una de las adquisiciones más importantes hablando en términos de negocio y cumplimiento fiscal. La segunda razón, igual de importante, tiene que ver con la automatización de todo el proceso de la Contabilidad: desde la captura y registro de información para simplificar actividades y tiempos, hasta la generación de reportes que nos ayuden a tener visión de las finanzas y salud general del negocio.
Se trata de obtener control para la buena administración y crecimiento de tu compañía. En un despacho de contabilidad, por ejemplo, utilizar un sistema contable apoya la generación de datos de valor para las empresas y ayuda a establecer relaciones confianza y duraderas con clientes.
La Contabilidad es esencial en las empresas. Su buena gestión, sin duda, tiene que estar sustentada en el uso y aprovechamiento de un software contable. No estar actualizado en este tipo de tecnología ocasionaría problemas como no cumplir en tiempo y forma con disposiciones y obligaciones fiscales, mayor carga de trabajo y, en casos de mayor descuido, mayor carga impositiva y posibles sanciones.
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Beneficios del Software Contable
Iniciemos por los beneficios de este tipo de sistemas o programas, como también le llaman en la práctica al software contable:
- Análisis de información: Puedes obtener diferentes reportes o informes para conocer la situación financiera o económica de tu negocio. Por ejemplo, un balance o estado de resultados son tipos de reportes que reflejan si la empresa está bien o mal de salud y cuál sería la medicina para ponerla en forma otra vez.
- Asegurar la validez de facturas electrónicas: Los programas de Contabilidad incluyen herramientas que ayudan a verificar la validez de los comprobantes y de este modo asegurar su correcto registro, contabilización y cumplimiento.
- Simplificación de actividades y procesos: El uso de esta tecnología agilizará procesos complejos como captura y registro de información, generación de pólizas y vinculación con las facturas correspondientes, sin importar el número de operaciones de la empresa.
- Cumplir con nuevas obligaciones: Un sistema contable te ayuda a identificar las facturas relacionadas a un REP, asociarlas a través de una póliza y de este modo proceder a su Contabilización. Así, tu proceso de Facturación se complementa en la Contabilidad, ayudando al control y cumplimiento en tiempo y forma de obligaciones fiscales para evitar multas y demás sanciones contra las empresas.
- Gestión y Contabilización de facturas: Una forma de agilizar este proceso es usar un software contable que recibe, almacena y organiza las facturas electrónicas, entre otros comprobantes digitales como CFDI de nóminas, CFDI de pagos, entre otros.
- Generación de los 5 archivos XML: Revisa que el software de contabilidad también te ayude a generar el catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta y/o subcuenta y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales en formato XML.
- Reportes precisos y oportunos: Al elegir un programa de Contabilidad revisa que además de ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te ofrezca herramientas para obtener información y generar reportes precisos para revisar la salud financiera de tu empresa y tomar mejores decisiones.
- Aprovechamiento de Excel®: Un software contable debe complementarse con esta herramienta, principalmente para exportar información, y de este modo simplificar aún más las actividades contables.
Impacto del Software Contable
Incorporar la tecnología a la Contabilidad es el camino más fácil para lograr innovación de la empresa. En México más de un millón de pequeñas empresas, micro y medianas utilizan Internet para realizar sus actividades diarias con el objetivo de facilitar los procesos contables en las empresas.
¿Cómo Elegir un Sistema Contable?
Aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:
- Actualización permanente a las reformas fiscales: Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
- Tecnológicamente innovador: Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI.
- Siempre funcional en la Contabilidad: Asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
- Manejo de reportes: El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría.
- Automatización de procesos: Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
- Facilitar la entrega de documentos: Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales).
Funcionalidades Clave del Software de Contabilidad
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización.
Las funciones de gestión de efectivo del software de contabilidad proporcionan posiciones de tesorería precisas conciliando automáticamente las transacciones en efectivo con los extractos bancarios. Si dispones de una solución de contabilidad moderna, podrás gestionar todo el ciclo financiero de los activos, incluidas la adquisición, la capitalización, la amortización y la baja en cuentas.
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La Evolución a la Nube
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible.
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