Llevar un buen control de facturas es clave para garantizar la liquidez de empresas y autónomos. El control de facturas es la columna vertebral de la contabilidad de cualquier negocio. Te permite saber qué has cobrado, qué te deben y vigilar de cerca tus gastos y pagos. Si eres autónomo o llevas un pequeño negocio, probablemente uses alguna plantilla de Excel para el control de facturas.
Es importante destacar que en 2026 ya no podrás emitir facturas en Excel. Si lo haces, estarás incumpliendo con la Ley Antifraude. Eso sí, podrás seguir llevando el control de tus facturas en Excel. La clave para un control de facturas sin esfuerzo reside en la digitalización, y las plantillas de Excel siguen siendo una herramienta válida para este seguimiento.
¿Qué es el Control de Facturas?
El control de facturas es el proceso de seguimiento, organización y verificación de todas las facturas emitidas y recibidas por tu empresa. Todo empresario desea llevar un buen control de las facturas pendientes y pagadas.
Una vez que hay problemas con el seguimiento de las facturas, es menos probable que obtenga beneficios del servicio que presta su empresa, y mantener notas y registros separados puede resultar muy confuso después de algún tiempo.
¿Por qué es Crucial un Buen Control de Facturas?
Un control de facturas eficiente es vital para la salud financiera de cualquier negocio. Previene la pérdida de liquidez que puede surgir al retrasarse el cobro de las facturas. Agiliza las ventas y los envíos, las cuentas por cobrar y la gestión del crédito. Le permite mantenerse al corriente de sus cuentas por pagar, pedidos de proveedores, importes pendientes y facturas pendientes.
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Establezca los plazos de pago y utilice este formato como notificaciones para las transacciones e ingresos vencidos. Con una herramienta adecuada, las disputas son cosa del pasado. Además, debe revisar periódicamente sus informes de facturas pendientes y actuar rápido si se producen demoras en los pagos.
Cómo Utilizar una Plantilla de Excel para el Control de Facturas
Controlar tus facturas no tiene por qué ser complicado. Para facilitar esta tarea, existen plantillas de Excel que permiten un seguimiento detallado de las facturas emitidas y recibidas, así como el vencimiento de las mismas.
Pasos para Empezar con una Plantilla de Control de Quipu
¿Necesitas una plantilla para llevar un control de tus facturas? Desde Quipu hemos creado una plantilla Excel para el control de tus facturas con la que podrás llevar un seguimiento detallado de las facturas emitidas y recibidas, así como el vencimiento de las mismas. En este artículo te explicamos cómo funciona nuestra plantilla, además de ofrecerte la posibilidad de descargarla de forma GRATUITA.
Lo primero que debes de hacer para poder utilizar nuestra plantilla para el control de facturas es descargarla. ¿Ya tienes la plantilla descargada? ¡Genial! Ahora vamos a explicarte paso por paso cómo sacarle el máximo partido a nuestras plantillas:
- Abre el archivo Excel en tu ordenador.
- Una vez abierta la plantilla podrás ver dos pestañas, «INGRESOS» y «GASTOS«.
- En la pestaña «INGRESOS» tendrás que meter toda la información de las facturas de ingreso que emitas a tus clientes: fecha de emisión, fecha de vencimiento, total de la factura, estado de pago…
- En la pestaña «GASTOS» tendrás que meter toda la información de las facturas de gasto que recibas de tus proveedores: fecha de emisión, fecha de vencimiento, total de la factura, estado de cobro…
- Además, también podrás tener un análisis en tiempo real de los impuestos que te tocará liquidar una vez que haya llegado el trimestre, ya que en ambas pestañas cuentan con columnas específicas para indicar la totalidad de impuestos de cada factura.
Instrucciones Generales para Plantillas de Registro de Facturas
La Plantilla Registro De Facturas Excel está disponible en formato Excel (.xlsx) así como en una hoja de cálculo de Google (Spreadsheet).
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- Iniciar el registro de facturas: Completa los datos del proveedor, número de factura y fecha de emisión.
- Añadir detalles de los productos: Introduce las descripciones, cantidades y precios unitarios de los artículos.
- Incluir impuestos y descuentos: Especifica los impuestos aplicables y cualquier descuento pertinente a la factura.
- Visualizar totales automáticamente: Observa de manera instantánea el total de la factura conforme ingresas los datos.
- Revisar historial de facturas: Accede a una lista organizada de las facturas previas registradas.
- Exportar a Excel: Genera un archivo Excel de las facturas para su almacenamiento o análisis posterior.
Adicionalmente, para un cálculo preciso de los vencimientos, completa la Hoja «Feriados» ingresando todos los feriados del año para que se tengan en cuenta en el cálculo del vencimiento de la factura. En la Hoja «Registro de Facturas» se completa desde la columna B hasta la F. En la columna H se elige de las opciones “Si” o “No” para indicar si la factura esta cancelada. Si se canceló se debe escribir en la columna I la fecha de pago.
Características Avanzadas de las Plantillas de Seguimiento en Excel
Con una Plantilla Excel de Seguimiento de Facturas, podrás mantener registros y comprobar la información detallada de las facturas. Los registros de seguimiento de facturas de forma estructurada le ayudarán a comprender sus pagos pendientes y su rendimiento en la recepción de pagos. Los importes totales de las facturas y los importes pagados de cada mes se muestran gráficamente en el menú principal. En segundo lugar, tras introducir los datos, esta herramienta de seguimiento de facturas calculará el saldo total de cada columna numérica situada sobre las cabeceras.
Una vez pagadas todas, aparecerá un botón verde de comprobación en la parte derecha de la tabla de facturas. Algunas plantillas avanzadas también cuentan con las siguientes funcionalidades:
- Toma en cuenta fines de semana y feriados para calcular la fecha de vencimiento de la factura.
- Indica advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
- Reporte automático de clientes con deuda.
- Realiza reporte de las próximas facturas a caducar.
Columnas con Cálculo Automático en la Hoja «Registro de Facturas»
Las siguientes columnas ofrecen cálculos automáticos para una gestión más eficiente:
| Columna | ¿Qué es calculado? |
|---|---|
| Columna G | Arrojará el día hábil de vencimiento de la factura teniendo en cuenta feriados y fines de semana. |
| Columna J | Calcula los días de mora que hubo desde el vencimiento hasta que se canceló. Si no registra pago, calcula desde el vencimiento hasta la fecha actual. |
| Columna K | Indica la situación de la factura. |
Tipos de Plantillas de Factura en Excel
Las plantillas de facturas pueden ayudarlo a crear un sistema de facturación eficiente de forma gratuita. Independientemente de la plantilla de factura que descargue, asegúrese de que satisfaga tanto las necesidades de su empresa como las de sus clientes. Las facturas deben ser fáciles de leer para los clientes, con instrucciones claras, descripciones de servicio y pautas de pago. Incluir un logotipo y un diseño colorido ayudará a que las facturas se destaquen, pero la simplicidad y un aspecto profesional también son clave.
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Nuestras plantillas de facturas Word y Excel son gratis, así como una forma práctica y profesional de facturar a tus clientes. Aquí tienes 6 plantillas predefinidas para el Registro de Facturas, creadas para simplificar el proceso de contabilización y seguimiento de tus ingresos y gastos. Te mostramos otras plantillas similares y comunes:
- Plantilla de factura en Google Sheets
- Plantilla de factura en Google Docs
- Plantilla de IVA trimestral
- Programa de facturación en Excel
- Plantilla de factura de autónomo
- Plantilla de factura profesional
- Plantilla de factura simple
- Plantilla de Factura en Blanco (frecuentemente utilizada por las empresas de reparación de viviendas u otros servicios que necesitan brindar a los clientes una factura en el sitio)
- Plantilla de factura de servicios (para consultoría, trabajo independiente, limpieza de viviendas, catering)
- Plantilla de albarán (para enviar productos y comunicar claramente los artículos incluidos)
- Plantilla de pedido de compra (para proveedores o empresas que hacen pedidos frecuentes)
- Plantilla de factura de venta (si su negocio envía productos a los clientes)
- Plantilla de factura de trabajo (para brindar una estimación de costos basada en piezas, mano de obra y otros gastos)
- Plantilla de factura de negocios (una opción básica para cualquier empresa)
- Plantilla de factura comercial (utilizada para exportar bienes a nivel internacional)
- Plantilla de factura proforma (describe el valor de una transacción antes de su finalización, usada en negocios nuevos o comercio internacional)
- Plantilla de recibo de ventas (simplemente marcando la factura como “pagada” y enviando una copia al cliente)
Datos Obligatorios en una Factura (para su correcto control)
Aunque hay muchos tipos de facturas, en todos se requieren ciertas condiciones mínimas para que el documento sea válido. Estos datos son cruciales para el control y la validez legal de las facturas:
- Fecha de emisión y de la transacción (si es diferente)
- Un número secuencial y único de factura
- NIF del proveedor y del cliente
- Dirección completa del proveedor y del cliente
- Descripción completa de los bienes o servicios prestados (cantidades y precios por unidad)
- Detalles de cualquier descuento proporcionado
- El valor imponible neto del suministro
- La tarifa IVA aplicada, y la cantidad de IVA desglosado
- La cantidad bruta total de la factura
- Cuando se utilice cualquier divisa extranjera, los tipos de cambio deben estar claramente identificados
Alternativas a las Plantillas de Excel: Software de Facturación
El uso de plantillas para el control de la facturación puede ser una gran opción en las etapas iniciales de tu negocio. Pero a medida que el número de facturas de ingresos y gastos aumentan, se hace bastante insostenible seguir utilizando este sistema para llevar la gestión de tu negocio. Lo recomendable en estos casos es utilizar un software de facturación en el que se centralice todo lo relativo a la gestión de la facturación.
La transición a un software de facturación no es un gasto, sino una inversión. Desde 2026, solo podrás facturar con software homologado. Herramientas como Sage 50 están diseñadas para automatizar gran parte de este proceso. Sage 50 es una solución ideal, si quieres profesionalizar tu gestión, automatizar el control de facturas y preparar tu negocio para el futuro. Además, es fácil de usar y se adapta al crecimiento de tu empresa.
En Quipu ofrecemos un programa de facturación con el que podrás gestionar la facturación de forma sencilla y tener en todo momento el control de tu negocio. En el siguiente vídeo puedes ver más sobre todo lo que ofrecemos:
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