Desde el 1° de enero de 2014, los empleadores deben expedir y entregar los recibos de nómina bajo el esquema CFDI y con el complemento de nómina correspondiente.
Todos los empleadores en México, personas físicas o morales, están obligados a timbrar cada uno de los recibos de pago de nómina y entregar a sus trabajadores un CFDI de nómina por salarios y prestaciones, cumpliendo los mismos requisitos que cualquier otro comprobante fiscal digital por internet.
El Código Fiscal de la Federación establece en sus artículos 29 y 29-A los requisitos que deben cumplir los comprobantes fiscales digitales, así como las especificaciones técnicas que determina el SAT mediante reglas de carácter general.
¿Qué es el Timbrado de Nómina?
El timbrado de nómina es el proceso mediante el cual se envía al SAT la información contenida en la nómina (pagos por salarios, prestaciones, finiquitos, liquidaciones, etc.) a través de un CFDI con complemento de nómina.
Cada uno de los recibos de nómina debe ser procesado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para darle validez oficial al documento.
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Las empresas cuentan con un plazo breve después de la fecha de pago para realizar el timbrado; de no hacerlo correctamente, esos pagos podrían no ser deducibles en su declaración fiscal.
El timbrado de nómina utiliza el complemento de nómina 1.2, vigente para CFDI 3.3 y CFDI 4.0. Los comprobantes fiscales deben emitirse por los actos o actividades que se realicen, los ingresos que se perciban o las retenciones de contribuciones que efectúen los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales.
Requisitos para el Timbrado de Nómina CFDI
Para poder emitir CFDI de nómina se necesitan ciertos elementos digitales y técnicos.
Certificado de Sello Digital (CSD)
Es un certificado emitido por el SAT que contiene, entre otros datos, tu RFC y razón social. Se usa específicamente para firmar digitalmente las facturas electrónicas y recibos de nómina CFDI, garantizando el origen y la integridad de los comprobantes.
El primero de ellos, se denomina archivo de Certificado y tiene una extensión .cer. Este archivo contiene información, tal como razón social y RFC del contribuyente así como vigencia de la misma.
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Este archivo es generado y proporcionado por el SAT a los contribuyentes. Un certificado de sello digital, es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.
Los certificados de sello digital son expedidos por el SAT para el propósito específico de firmar digitalmente las facturas electrónicas. Por medio de ellos, el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de las facturas electrónicas que emita; así se garantiza el origen de la misma, la unicidad y las demás características que se heredan de los certificados de firma electrónica avanzada (integridad, no repudio y autenticidad).
Firma Electrónica Avanzada (FIEL) Vigente
Es un archivo digital que te identifica al realizar trámites por internet ante el SAT y otras dependencias. Está protegida con estándares de seguridad y algoritmos de cifrado, y tiene la misma validez jurídica que una firma autógrafa.
Llave Privada
Es uno de los archivos que forman parte de tu firma electrónica. Está protegida por una contraseña y debe mantenerse segura, ya que se utiliza para firmar documentos electrónicamente.
El segundo archivo se describe como archivo de llave privada y lo puede identificar por su extensión .key. Este archivo contiene un componente denominado “llave privada”, esta llave está además protegida con contraseña: La contraseña de su FIEL.
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Es un archivo Certificado con extensión .key. Por la información contenida y características de seguridad, la FIEL y los documentos firmados con la misma, tienen validez jurídica, de la misma manera que la tiene una firma autógrafa.
Requerimientos Técnicos
- Certificado De Sello Digital (CSD)
- Conexión a internet
- Equipo de cómputo
- Navegador web
El Proceso de Timbrado de Nómina CFDI
El sistema de Timbrado de Nómina genera, timbra, consulta, almacena y envía CFDI (Recibos de Nómina) completamente válidos para el SAT.
Solo tienes que registrarte, comprar un paquete de folios que se adapte a tus necesidades, configurar el sistema con tu Certificado de Sello Digital (CSD) vigente y empezar a timbrar.
No necesitas instalar nada: basta con una computadora, navegador y conexión a internet.
Timbrado Masivo de Recibos de Nómina
Si manejas muchos empleados, el timbrado masivo de nómina te ahorra tiempo y errores.
Para ello, un sistema eficiente permite:
- Cargar un listado en Excel con la información de tus trabajadores.
- Generar y timbrar en lote todos los recibos de nómina CFDI.
- Consultar y descargar los XML y PDF de tus recibos cuando los necesites.
El complemento de nómina 1.2 ya está disponible en tu cuenta, listo para que simplifiques todo tu proceso de timbrado de nómina CFDI.
Beneficios de un Sistema Integrado de Timbrado de Nómina
Un servicio de timbrado de nómina integrado a un sistema de facturación electrónica CFDI ofrece múltiples beneficios:
- Versatilidad: Solo necesitas una computadora con navegador y conexión a internet, sin instalaciones complicadas.
- Eficiencia: Es muy sencillo y rápido generar y timbrar facturas electrónicas y recibos de nómina para enviarlos a tus empleados y clientes.
- Ahorro: Solo pagas por los folios digitales que utilizas, con precios accesibles y sin costos ocultos.
- Seguridad: Tus CFDI y recibos de nómina se almacenan en un sistema seguro y confiable para su consulta posterior.
- Libre de errores: Los CFDI se generan y envían de manera digital, evitando fallas en su distribución, almacenamiento y consulta.
- Soporte: Te apoyamos y asesoramos en la configuración inicial de tu cuenta.
- Servicio: Los paquetes cubren todas las necesidades de personas físicas, pequeñas y medianas empresas.
El sistema de facturación electrónica CFDI está incluido al comprar tus folios, así que puedes emitir tanto facturas electrónicas como recibos de nómina desde la misma plataforma.
En FiscalCloud puedes consultar la guía de llenado del recibo de pago de nómina y su complemento y descargar el material del SAT para asegurarte de capturar correctamente la información requerida en cada recibo CFDI de nómina.