El número de empresas en España sigue aumentando. Solo en 2023, se crearon más de 109,000 empresas nuevas y se inscribieron en el seguro social casi 16,000 nuevos trabajadores por cuenta propia. El espíritu emprendedor sigue siendo fuerte entre los españoles, pero es importante recordar que dar este paso conlleva varias responsabilidades. Muchas de estas obligaciones están relacionadas con los impuestos, como la declaración trimestral del impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto de sociedades y las contribuciones de los trabajadores por cuenta propia, mientras que otras implican los trámites burocráticos necesarios para establecer tu empresa.
¿Qué significa registrar una empresa?
El registro de una empresa es el proceso de constituir, de manera formal y legal, una entidad comercial dentro de una jurisdicción específica. Este proceso suele implicar el registro de los datos de la empresa en una agencia gubernamental, lo que le otorga el reconocimiento a la empresa como una entidad legal separada de sus propietarios. El registro permite a la empresa realizar negocios legalmente, asumir responsabilidades y celebrar contratos, y garantiza ciertas protecciones en virtud de la ley. También hace que la empresa esté sujeta a obligaciones fiscales específicas y a requisitos de elaboración de informes.
¿Por qué es importante registrar tu empresa?
Registrar tu empresa es importante por varias razones:
- Protección legal: El registro de una empresa crea una entidad legal separada, distinta de las personas que son sus propietarios y la administran. Esta separación legal es particularmente beneficiosa cuando se trata de responsabilidad. Si la empresa incurre en deudas o es demandada, en la mayoría de los casos, los activos personales de los propietarios o accionistas (como sus casas, automóviles y cuentas bancarias personales) están protegidos y no se pueden utilizar para saldar las deudas de la empresa. Esta protección, conocida como el «velo societario"», es un beneficio clave para los propietarios de las empresas.
- Protección de la marca: Cuando registras tu empresa, aseguras el nombre de tu empresa dentro de tu jurisdicción. Esto significa que ninguna otra empresa puede registrarse con el mismo nombre en esa región, lo que ayuda a proteger la identidad de tu marca y a evitar confusiones entre los clientes. Es importante tener en cuenta que el registro de tu empresa no reemplaza el registro de la marca, que ofrece una protección de la marca más completa a nivel nacional o, incluso, internacional, pero es un primer paso clave.
- Credibilidad y reputación: Las empresas registradas a menudo se perciben como más legítimas y confiables que las empresas no registradas. Los clientes, proveedores y socios pueden sentirse más cómodos al hacer negocios con una empresa que está registrada porque demuestra un compromiso a largo plazo y un nivel de seriedad en torno al proyecto empresarial. Además, algunas empresas solo tratarán con entidades registradas.
- Acceso a financiación: La mayoría de las instituciones financieras exigen que las empresas estén registradas antes de poder abrir cuentas bancarias, solicitar préstamos o acceder a otros servicios bancarios. Si necesitas recaudar dinero, los inversores por lo general, esperarán que tu empresa esté legalmente registrada antes de invertir. Si la empresa está registrada como una sociedad anónima, tiene la capacidad de emitir acciones, lo que puede ser una forma efectiva de recaudar capital.
- Beneficios y obligaciones fiscales: El registro de tu empresa la incorpora a la economía formal, lo que incluye beneficios y responsabilidades. Por un lado, tu empresa podría calificar para ciertas deducciones, créditos u otras ventajas fiscales comerciales que pueden reducir tu carga fiscal general. Por otro lado, deberás cumplir con las leyes fiscales vigentes para tu tipo de empresa, lo que puede implicar el pago de impuestos societarios, la recaudación de impuestos sobre las ventas, la retención de impuestos sobre los ingresos para los empleados, entre otros. Es importante consultar con un experto tributario para comprender las implicaciones fiscales específicas para tu empresa.
- Contratos y acuerdos: Como entidad jurídica, una empresa registrada puede celebrar contratos, arrendar propiedades y realizar otras actividades comerciales en su propio nombre. Esto es importante para muchos aspectos de la gestión de una empresa, como la firma de un contrato de arrendamiento comercial, la celebración de acuerdos con proveedores, la contratación de empleados y la negociación de acuerdos con los clientes.
Pasos para Registrar una Empresa
Si bien el registro de una empresa tiene importantes beneficios, también requiere el cumplimiento de ciertas obligaciones y responsabilidades. Estas pueden incluir la presentación de informes anuales a las autoridades pertinentes, el mantenimiento de registros financieros precisos y el cumplimiento de las leyes y normativas comerciales. Para garantizar una base sólida para tu nueva empresa, debes comprender los procesos legales involucrados. Un paso importante es el registro de tu empresa, un proceso que formaliza la existencia legal de tu empresa y proporciona una base para muchos otros aspectos de la operación comercial. El proceso de registro puede parecer complejo al principio, pero rápidamente se vuelve manejable cuando lo divides en pasos individuales.
Estos son los pasos para registrar una empresa:
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- Elige una estructura empresarial: Antes de poder registrar tu empresa, debes decidirte por una estructura empresarial. Las opciones incluyen sociedad unipersonal, sociedad colectiva, sociedad de responsabilidad limitada (LLC), sociedad anónima u organización sin fines de lucro. El tipo de estructura que elijas afectará las operaciones de tu empresa, los impuestos y las obligaciones legales de los propietarios.
- Elige el nombre de tu empresa: Deberás elegir un nombre único para tu empresa, uno que no se utilice en tu jurisdicción. Muchos Gobiernos estatales y locales ofrecen una herramienta en línea para verificar la disponibilidad de nombres.
- Registra el nombre de tu empresa: Una vez que hayas elegido un nombre, puedes registrarlo con la agencia gubernamental correspondiente. En algunas jurisdicciones, es posible que también debas publicar el nombre en un periódico.
- Presenta los documentos legales pertinentes: Según la estructura de tu empresa, deberás presentar ciertos documentos para constituirla oficialmente. Por ejemplo, si vas a constituir una sociedad anónima, tendrás que presentar los estatutos constitutivos. Si estás constituyendo una LLC, deberá presentar un acuerdo operativo. Estos documentos detallan el propósito de la empresa, su estructura operativa y los derechos y las responsabilidades de los propietarios.
- Paga las cuotas de registro: Por lo general, hay cuotas asociadas con el registro de una empresa. Estas cuotas variarán en función de tu jurisdicción y del tipo de estructura empresarial que elijas.
- Solicita los permisos y las licencias necesarios: Según la naturaleza de tu empresa, es posible que debas obtener permisos o licencias específicos para operar legalmente. Esto podría incluir una licencia de impuesto sobre las ventas, permisos del departamento de salud o una licencia profesional.
- Obtén un número de identificación del empleador (EIN) o una identificación fiscal: En muchos países, necesitarás obtener un número de identificación fiscal para tu empresa. En los EE. UU., se trata de un número de identificación del empleador (EIN), y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) lo utiliza para hacer un seguimiento de las obligaciones fiscales de tu empresa.
- Regístrate para pagar los impuestos estatales y locales: Según tu jurisdicción y la naturaleza de tu empresa, es posible que también tengas que registrarte para pagar ciertos impuestos estatales y locales, como el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el seguro de desempleo y el impuesto estatal sobre los ingresos.
Una vez que completes estos pasos, tu empresa se considerará legalmente registrada, y estarás listo para comenzar a operar. El registro es un hito importante en el recorrido empresarial: le da a tu empresa un fundamento jurídico y sienta las bases para operaciones y crecimiento futuros.
El Modelo 036: Declaración Censal Clave
El modelo 036 es una declaración censal que los profesionales utilizan para comunicar a la Agencia Tributaria su estado actual en relación con la actividad económica que desarrollan o tienen previsto iniciar. Con el modelo 036 se notifica a la AEAT diversos cambios relacionados con la actividad económica de una empresa. Cuando la empresa inicia su actividad comercial, debe recaudar el IVA por sus ventas y posteriormente declarar e introducir este monto a la AEAT.
¿Quién tiene que presentar el modelo 036?
El modelo 036 es para aquellos que cumplen al menos uno de estos criterios:
- Trabajadores por cuenta propia (conocidos como «autónomos» en España) o empresas que planean iniciar una actividad económica en España.
- Trabajadores por cuenta propia o empresas dadas de baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores por cese de actividad.
- Trabajadores por cuenta propia o empresas que trabajan por cuenta propia y que necesitan actualizar la información fiscal proporcionada anteriormente.
- Personas que, aunque no trabajan por cuenta propia o no son propietarias de una empresa, ejercen alguna actividad económica por su cuenta y reciben ingresos sujetos a retenciones o pagos en una cuenta (como alguien que alquila un inmueble y recibe ingresos mensuales por el pago del alquiler).
- Personas que no tengan su domicilio fiscal en España peninsular o las Islas Baleares, pero que estén sujetas al IVA.
- Personas que intervengan en una entidad acogida al régimen de atribución de rentas, como una comunidad de propietarios, ya sea que participen como socios, herederos o en cualquier otra calidad que requiera una obligación tributaria.
- Solicitar el número de IVA intracomunitario para pedir la exenciones de IVA en las compras y ventas en la Unión Europea.
- Algunas otras situaciones especiales pueden requerir la presentación del modelo 036.
¿Cuál es el plazo para presentar el modelo 036?
El plazo para presentar el modelo 036 depende de la información que facilites a la AEAT.
- Inicio de una actividad económica: En cualquier momento, siempre y cuando sea antes de comenzar transacciones profesionales como la compra y venta de bienes o servicios.
- Otras modificaciones: Como solicitar pagos a plazos del impuesto a las ganancias de las sociedades, tienen plazos específicos.
Cómo presentar el modelo 036
Para presentar el modelo 036, primero decide si lo harás en línea o en formato físico. Cuando hayas terminado de completar el formulario, podrás presentarlo en una oficina de la AEAT.
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Para completar el modelo 036:
- Pega tu etiqueta de identificación en el espacio habilitado en la sección «Datos identificativos». Si no la tienes, introduce el NIF en la casilla 101 y tu nombre y apellido en las casillas 103 y 102, respectivamente. Si representas a una empresa, escribe su nombre en la casilla 102.
- En la sección «Motivos de la presentación», marca la casilla correspondiente al motivo de presentación de la declaración censal:
- Casillas 110-111: Solicitar el NIF o registrarse.
- Casillas 120-141: Modificaciones. En la casilla final, introduce la fecha en que el cambio entra en vigor.
- Casillas 150-152: Cancelación del registro. En la última casilla, especifica la fecha en la que se produjo la baja en el censo.
- En «Identificación», completa los campos de texto correspondientes en la sección «A» si eres un particular. Si representas a una persona legal (es decir, una empresa) o a una entidad, debes completar la sección «B». La sección «C» es para los establecimientos permanentes de no residentes.
- Si presentas el modelo 036 en nombre de otra persona por ser colaborador de la empresa o representante legal, introduce tus datos identificativos en la tercera sección: «Representantes».
- En «Declaración de actividades y locales con fines económicos» hay dos secciones muy importantes:
- A) Describa su actividad y especifique el tipo y el código IAE al que pertenece.
- B) Especifique dónde se desarrolla la actividad económica, incluyendo locales indirectamente relacionados con las operaciones comerciales, como un almacén.
- En la sección «Contribuyente, gran empresa y administraciones públicas» tendrás que responder SÍ o NO a dos preguntas:
- ¿Es una gran empresa con operaciones superiores a €6,010,121.04?
- ¿Su último presupuesto anual como organismo público supera los 6 millones de euros?
- En «Impuesto al valor agregado», también debes responder dos preguntas:
- ¿Su sede como trabajador autónomo o empresa se encuentra en la Península Ibérica o en las Islas Baleares?
- ¿Solo realiza operaciones que no están sujetas a IVA o exentas del impuesto?
- En la sección «C», marca las casillas de la izquierda para mostrar si te estás inscribiendo o abandonando los regímenes de IVA enumerados. En las columnas de la derecha, introduce el epígrafe del IAE y la fecha.
- En la sección «D», especifica si te inscribes o abandonas dos tipos de registros: exportadores y otros operadores económicos o operadores intracomunitarios.
- En la sección «E», informa a la AEAT si estás sugiriendo un porcentaje de deducción provisional, e introduce en la casilla el importe propuesto. Además, introduce los sectores diferenciados y las deducciones especiales, si las hubiera.
- En «Impuesto a las ganancias de las personas físicas, Impuesto sobre sociedades e Impuesto a las ganancias de no residentes», debes proporcionar la información de estos tres impuestos en las siguientes secciones:
- A) IRPF
- B) IS
- C) IRNR
- En la sección «Régimen fiscal especial del Título II de la Ley 49/2002», marca la casilla 651 si te encuentras en el régimen de entidades sin fines de lucro, con obligaciones tributarias detalladas en el BOE. Si vas a salir de este régimen, marca la casilla 652. En cualquier caso, introduce la fecha.
- En la sección «Retenciones e ingresos a cuenta», detalla tus obligaciones a la hora de aplicar retenciones y realizar pagos a cuenta a la AEAT. Los ejemplos más comunes son los ingresos por el trabajo de los empleados y los alquileres de inmuebles.
- En la sección «Otros impuestos», marca las casillas correspondientes exclusivamente si tu actividad económica consiste en la venta de productos con impuestos especiales como alcohol, tabaco e hidrocarburos u operaciones de seguros y capitalización según lo especificado en el artículo 12 de la Ley 13/1996.
- Por último, en la sección «Regímenes especiales de comercio intracomunitario», marca las casillas correspondientes a las ventas a distancia realizadas en cada país e indica si superaste el límite.
Ten en cuenta que solo necesitas completar las secciones pertinentes a tu actividad profesional, lo que hace que el modelo 036 sea generalmente más fácil de completar de lo que podrían implicar sus 20 páginas.
¿Cuáles son las diferencias entre el modelo 036 y el modelo 037?
Como acabamos de ver, el modelo 036 tiene casi la misma finalidad que el modelo 037: notificar a la AEAT el estado censal actual. Sin embargo, esto no significa que sean formularios idénticos. Aunque comparten algunas similitudes, existen diferencias significativas entre el modelo 036 y el modelo 037:
- Tanto los particulares como las entidades jurídicas pueden completar el modelo 036. Por otro lado, solo los particulares pueden completar el modelo 037.
- El modelo 036 tiene más campos a completar y ocupa un total de 20 páginas. El modelo 037, con sus seis páginas, es una versión más concisa y simplificada.
Optimización Fiscal con la Automatización
Cuando la empresa inicia su actividad comercial, debe recaudar el IVA por sus ventas y posteriormente declarar e introducir este monto a la AEAT. Las empresas están optando por integrar en sus sistemas de pago una solución de automatización fiscal para optimizar este proceso, como Stripe Tax. Además de calcular y cobrar automáticamente el porcentaje de impuestos correcto sobre tus ventas, Stripe actualiza periódicamente Stripe Tax para garantizar que estés al tanto de las últimas normativas fiscales de los más de 50 países en los que está disponible (consulta la lista actualizada de territorios excluidos).
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