Un sistema ERP como SAP maneja grandes cantidades de información, por lo que es crucial realizar auditorías periódicas. Estas auditorías garantizan la gestión operativa, mitigan el riesgo corporativo y aseguran el cumplimiento normativo. Al realizar una auditoría, te aseguras que la empresa no sea objeto de fuga de datos o fraude interno, tienes la confianza de la integridad de la información y de las bases de datos, llevas una mejor gestión de los usuarios que manejan el sistema y obtienes la certeza de que se cumple con la normatividad, además la privacidad de todas tus transacciones está asegurada.
Riesgos de No Realizar Auditorías en Sistemas SAP
Sin duda los riesgos de pérdida de información, fraude y robo de datos son los primeros problemas que se nos vienen a la mente, ¿y cuáles otros más? Infringir las leyes también genera que se pierdan oportunidades de negocio. Es indispensable que el personal esté alineado a las políticas de la marca.
En primera instancia, realizamos un análisis de riesgos de segregación de funciones y acciones críticas técnicas, para detectar si hay riesgos en la operación de SAP.
Vivimos en la era de la digitalización, pero también en la que se está creando mayor conciencia sobre el cuidado del medio ambiente. En cualquier parte del mundo, las empresas están obligadas a cumplir normas de seguridad laboral.
Gracias a los avances tecnológicos de los últimos años, hoy están a disposición soluciones digitales que facilitan la gestión de cumplimiento y riesgo.
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Soluciones Digitales para la Gestión de Cumplimiento y Riesgo
Como ya se lo mencionamos, la automatización permite mayor celeridad en los procesos financieros y también los hace más transparentes. Una de las mejores maneras de evitar incumplimiento de las normas financieras e identificar posibles fraudes, es a través de las auditorías. Se preguntará cómo es esto posible. Sencillo: A través de la Inteligencia Artificial (IA).
Con Concur Expense se eliminan los informes y facturas manuales. Es un software con el que es posible administrar mejor los gastos. Es una herramienta ideal para dar paso a la integración de las finanzas.
Auditoría SOX y Cuentas por Pagar
¿Sabías que un porcentaje importante de las multas SOX están relacionadas con errores encontrados en Cuentas por Pagar? La Auditoría SOX (por las siglas de Sarbanes-Oxley Act) es un proceso de revisión obligatorio para empresas públicas en EE.UU.
Para verificar a través de la metodología SOX que una transacción de Cuentas por Pagar se registró correctamente, se deben aplicar controles clave basados en la Sección 404 de SOX, asegurando que la información financiera sea exacta, completa y válida. Finalmente, para verificar que una transacción de Cuentas por Pagar está correctamente registrada según la metodología SOX, se deben auditar documentos soporte, autorizaciones, registros contables, segregación de funciones, conciliaciones y controles antifraude.
Reportes Personalizados con SAP Business One
Algunas de las grandes ventajas de generar reportes personalizados con SAP Business One para tu negocio son:
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- Integración de la información en cada área de tu negocio: Por ejemplo, puedes visualizar tus costos vs ingresos para detectar las áreas de oportunidad en tus presupuestos, si gastas mucho o compras poco y buscar una solución con el departamento responsable
- Filtros personalizables en base a la información de tu interés: A un vendedor le interesa visualizar su propio desempeño y ventas del año actual versus el año pasado, en cambio a un gerente de ventas le importará más contar con una visión macro de los resultados en todo su departamento y reportes comparativos de cada vendedor.
- Reportes exportables a la herramienta de office: Así podrás editarlos y trabajar sobre ellos para hacer tus análisis, anotaciones o personalizarlos.
- Análisis y toma de decisiones inteligentes en cualquier momento: Gracias a que tu información está actualizada y accesible mediante la app sin importar donde estés.
- Mayor productividad en todas tus áreas: Al contar con la información de primera mano tus colaboradores pueden tomar acciones, mejorar áreas de oportunidad, resurtir inventarios, contactar a clientes olvidados o retomar cotizaciones pendientes.
Reportes Útiles para Finanzas y Contabilidad en SAP Business One
Algunos de los reportes que puedes generar en SAPBO que serán útiles para tu personal de finanzas y contabilidad son los siguientes:
- Libro de Mayor: Informe de asientos generados en SAP Business One por las operaciones de la empresa y permite a los contadores recopilar información sobre cada área en un periodo específico. Además SAP B1 permite configurar distintos criterios de selección para contar con reportes altamente personalizados.
- Informes de antigüedad: Este informe es básico para cualquier área de cobranza ya que permite visualizar de forma compacta o en gran detalle la antigüedad de las deudas pendientes de clientes. En el caso de cuentas por pagar te proporciona una visión de los abonos no realizados a los proveedores y el valor total de las deudas u obligaciones que tiene la empresa.
- Balance General: Reporte financiero estándar para cualquier análisis de cuentas, en el que podrás visualizar los activos y pasivos acumulados hasta la fecha. Además te permite ver la rentabilidad de la compañía y encontrar nuevas áreas de mejora para seguir creciendo.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: Este informe ayuda a la detección del saldo en las cuentas de mayor de pérdidas y ganancias, así podrás enfocar tus esfuerzos en aquellas que sean más rentables para la organización.
- Reporte de flujo de caja: Permite analizar el flujo de caja en un análisis comparativo con todos los ingresos y gastos de la organización como: cheques, tarjetas de crédito, contabilizaciones periódicas en las cuentas, deudas de cliente, etc. Además puedes configurar el nivel de detalle para los resultados individuales.
- Realiza una previsión de los ingresos y gastos futuros para facilitar las decisiones empresariales.
- Tiene en cuenta si los pagos pendientes se han realizado o no, y en caso de estar pendientes indica si es viable que se pague la deuda.
- Advierte sobre posibles problemas de liquidez a futuro para prevenirlos a tiempo.
- Reportes de presupuestos: Este reporte proporciona visibilidad de las actividades empresariales desde la perspectiva del presupuesto de forma detallada. Así podrás revisar tus gastos para ver si se cumplió cabalmente con los recursos asignados y localizar cuáles departamentos, procesos o actividades están consumiendo más recursos para alinearlos con tu plan.
- Informe diario de operaciones: Muestra una lista de las transacciones generadas en el documento seleccionado, lo cual es útil en caso de errores, revisiones o aclaraciones.
- Informe de transacción por proyecto: SAP Business One proporciona informes para un buen seguimiento financiero de los proyectos efectuados en la empresa, así podrás conocer qué tan rentable es tu proyecto en tiempo real.
- Diario de documentos: Muestra los asientos generados manual o automáticamente a través de los documentos creados en SAP Business One. Esta funcionalidad permite visualizar información general sobre la rentabilidad de la empresa en cuanto a ventas, gastos, costos, etc. y puede ser de 3 tipos: dashboard, kpis o reporte gráfico.
- Pronóstico de flujo de caja: Este panel te ayuda a pronosticar el efectivo a futuro en base a los documentos de transacción, documentos preliminares, contabilizaciones proyectadas y periódicas, esto te permitirá realizar una planificación de pagos por adelantado. Además muestra las grandes transacciones de entrada y salida de un período de acuerdo a su definición y facilita la identificación de pagos y proveedores clave.
- Antigüedad de créditos del cliente: Permite que el responsable de finanzas haga un análisis detallado de los créditos e identifique problemas reales o potenciales. Este panel ofrece un análisis general de los esfuerzos de cobro de los créditos a clientes en una empresa, el estado de las cuentas más importante y el detalle de los saldos vencidos: monto, fecha de vencimiento, cliente, facturas, etc.
- Análisis de ventas: Proporciona a los gerentes de ventas datos valiosos sobre el rendimiento de los negocios cerrados y el estado de los clientes o empleados más importantes en la empresa. Los KPIs de este panel se basan en las funciones estándar de SAP HANA y realiza los siguientes ajustes para el proceso de ventas:
- La cuota de ventas se actualiza en el presupuesto de la cuenta de ingresos por ventas mensualmente.
- El proceso de ventas comienza con la creación de la oportunidad y finaliza con la facturación.
- Lista de partidas abiertas: Realiza un seguimiento del estado de tus documentos de compras y ventas para identificar a los clientes con deudas pendientes, proveedores con entregas por realizar y artículos faltantes en stock. Visualiza tus compras y ventas pendientes, incluyendo las facturas de proveedores y clientes que no se han pagado en su totalidad.
- Análisis de ventas (por usuario o por producto): Proporciona información detallada sobre la cantidad de tratos cerrados con los clientes. Visualiza indicadores que serán de gran ayuda para optimizar tu atención al cliente:
- Llamadas de servicio: Con este informe el gerente de servicio a clientes podrá conocer las llamadas de servicio, tickets pendientes y cerradas dentro de la empresa, ya sean internos o externos para el seguimiento de alguna tarea, actividad o reclamación.
- Tiempo de respuesta por asignatario: Permite analizar el tiempo de respuesta de un empleado o técnico asignado a llamadas de servicio específicas.
Este informe proporciona información de liquidez más allá del alcance de una cuenta de pérdidas y ganancias ya que cuenta con las siguientes funciones de análisis:
Reportes para el Control de Almacén
Estos reportes de SAP B1 te ayudarán a llevar un mejor control en tu almacén y surtir tu inventario de la forma más eficiente posible:
- Informe de últimos precios: Visualiza los últimos precios de compra y venta de un artículo para un cliente específico o en general para todos los clientes de tu base de datos.
- Productos inactivos: Te permitirá conocer qué artículos no se han utilizado para una transacción desde cierta fecha específica, así podrás pensar en una estrategia comercial que te ayude a sacarlos de almacén.
- Estatus de inventario: El encargado de almacén puede utilizar este reporte para comprobar las transacciones de inventario configuradas en determinado artículo y visualizar las cantidades disponibles. Puedes configurar estos informes para conocer:
- Qué inventario se enviará a clientes o será empleado en el área de producción.
- Qué inventario que fue solicitado por proveedores o por producción y cuales artículos se recibirán en el almacén.
- Inventario en almacén: Sumamente útil para conocer son los productos que comercializamos en cada almacén virtual o físico.
- Valoración de existencias: Realiza un seguimiento de auditoría para las transacciones de inventario contabilizadas en tu plan de cuentas.
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