La información es una tarea relevante en la medida en que apoya la toma de decisiones. En la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.
Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Respecto a los sistemas, también se dice que es una "colección de elementos relacionados, especialmente cuando las relaciones son complejas o los elementos numerosos, y que es una colección de objetos o sucesos, de acuerdo con un plan; el plan en sí mismo"7. Desde sus comienzos hasta hoy, la contabilidad ha vivido una importante evolución que casi siempre ha estado acompañada de innovaciones tecnológicas. El primer autor sobre esta temática fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. Y así apareció la figura del contador o contable en Escocia en el siglo XIX. Normalmente eran abogados que ofrecían servicios de contabilidad a sus clientes; sin embargo, pasados unos años pasó a ser una profesión organizada.
¿A qué nos referimos con una Fuente de Datos?
Una fuente de datos es el lugar donde se originan los datos utilizados. Puede ser el lugar donde se crearon los datos o donde se digitalizó la información física. Una fuente de datos es un lugar donde se recoge la información. La entrada se captura como un conjunto de registros que contienen información utilizada en el flujo de trabajo.
Sin duda ha escuchado el término “fuente de datos” para la comprobación de hechos. Al leer un artículo que incluye cifras, es posible que te preguntes quién lo está proporcionando, o si se trata de un blog o un sitio web gubernamental. Lo que buscas en este caso es autoridad y no datos. Las fuentes de datos están diseñadas para ayudar a los usuarios y a las aplicaciones a conectarse y trasladar los datos a su ubicación adecuada. Recogen y almacenan datos técnicos cruciales en un solo lugar. El objetivo es presentar los enlaces de una manera más fácil y comprensible para el usuario. Para ello es necesario utilizar fuentes de datos que integren los distintos sistemas de forma más eficaz. Y, aunque estos datos de conexión están ocultos, siempre están disponibles cuando se necesitan.
Pensemos en una marca de zapatos que vende cosas por Internet. El sitio web utiliza datos de una base de datos de existencias para determinar si un producto está agotado. Considera lo siguiente: Un espectador compra entradas para una obra de teatro en línea. El cliente debe ser informado de los asientos disponibles o de los que están llenos en el sitio web. Estos datos se obtienen de una base de datos de entradas. En este caso, la fuente de datos es una base de datos.
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La Contabilidad como Fuente Fundamental de Información
Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. El principal objetivo de la contabilidad es poder agrupar los apuntes contables de las operaciones diarias, para así poder emitir unos estados financieros que representen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
La contabilidad financiera es una herramienta para la toma de decisiones empresariales que ofrece información a todo aquel que sepa interpretarla. La información contable es, por tanto, fundamental para la empresa. Servir como base para calcular los impuestos que correspondan es uno de sus usos. Todo esto está en la contabilidad.
En el mundo económico existen inversores y ahorradores que buscan invertir sus ahorros. Tienen exceso de fondo. En ese mismo mundo hay empresas, empresarios y emprendedores, que buscan fondos para financiar sus proyectos de inversión. El flujo de la información se produce en función de la actividad económica. Las empresas han de ofrecer información a los inversores y a los intermediarios financieros. Los inversores aportan fondos a las empresas para llevar a cabo las actividades o los depositan en los intermediarios financieros, quienes los proporcionan a las empresas. Como contrapartida, hay un retorno por parte de la empresa en la que ellos han colocado sus excedentes de liquidez. Ese retorno también puede venir por parte del intermediario financiero.
La información proporcionada a los inversores tiene que estar vigilada o tasada. Debe haber un regulador contable que establece y fija las normas contables a seguir por las empresas. Además, en ocasiones se requiere de un auditor de cuentas, que asegura el cumplimiento de esas normas.
Clasificación de las Fuentes de Información Contable
Para un análisis financiero completo, es crucial considerar tanto las fuentes de información internas como las externas.
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Fuentes de Información Internas
Las fuentes internas son las generadas por la propia actividad de la empresa. La calidad del análisis financiero es directamente proporcional a la calidad de sus fuentes. Las empresas pueden utilizar los conocimientos para adaptarse a las situaciones cambiantes del mercado, resolver problemas logísticos y descubrir nuevos métodos para mejorar la experiencia del consumidor.
Entre las principales fuentes internas se encuentran:
- El Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto son la base del análisis.
- Datos de facturación en tiempo real, pedidos pendientes, rotación de stock y cobros pendientes.
- La posición de liquidez inmediata, el detalle de créditos y préstamos vivos, los límites disponibles y las fechas de vencimiento.
- Los presupuestos aprobados y las previsiones de cierre son fuentes internas de referencia para el análisis de desviaciones.
- El Libro diario: es el registro detallado y cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa.
- El Libro mayor: es un registro que resume y organiza las transacciones del Libro Diario en cuentas individuales.
- Las facturas y comprobantes: son documentos que respaldan las transacciones financieras, como compras, ventas, pagos y cobros.
- Los justificantes de pago: debes guardar las facturas o justificantes de pago durante cuatro años, por si viene una inspección. Pero también puedes hacerles una simple foto a través de Anfix y guardarlos en la nube digitalmente.
Fuentes de Información Externas
Para contextualizar el rendimiento propio, es imprescindible mirar hacia fuera. Los contables y financieros con responsabilidad en la confección de las cuentas anuales de la empresa se esfuerzan por conseguir que éstas representen la imagen fiel de la sociedad, para lo cual a veces tienen que cotejar sus estados financieros con otras fuentes de información externas.
Algunas de las fuentes externas más relevantes son:
- El Registro Mercantil es donde todas las sociedades españolas depositan sus cuentas anuales, convirtiéndolo en la fuente de información financiera más completa y representativa del tejido empresarial español. Los datos del Registro Mercantil son cuentas anuales individuales de empresas concretas, lo que permite benchmarking real. Las empresas depositan sus cuentas hasta 7 meses después del cierre del ejercicio (30 de junio + 1 mes del Registro).
- El Banco de España ofrece estadísticas financieras sectoriales a través de una API moderna, pero con una limitación estructural: son datos agregados por sector. Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Estos informes son utilizados por las entidades financieras para la concesión de créditos, pero también puede haber algún error en la notificación de la información al Banco de España.
- Informes de auditoría y de gestión, etc.
- Informes sectoriales: la situación actual de un sector y señala la dirección previsible de su evolución, así como la razonabilidad de las expectativas de su dirección.
- Empresas especializadas en información mercantil y financiera: Una vez que las compañías depositan sus cuentas anuales en el registro mercantil, estas empresas descargan esta información para actualizar sus informes. Pero además de nutrirse de las cuentas anuales, disponen de otras fuentes de información, principalmente para conocer el comportamiento de pagos. Estos informes son utilizados por todo tipo de empresas, desde pymes a empresas del IBEX.
- Certificados para subvenciones o contratos públicos: Estos certificados pueden ser solicitados a una empresa por sus entidades financieras para la concesión de créditos, o también pueden ser necesarios para optar a contratos con Administraciones Públicas o para poder recibir determinadas subvenciones. Este certificado es necesario para obtener subvenciones, participar en los procesos de concesión de contratos del sector público y para el supuesto de contratas y subcontratas. La utilidad de este certificado es similar a la del certificado de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y suele utilizarse de forma complementara. Si no estás conforme con los datos que forman parte del contenido del certificado puedes realizar una reclamación en el plazo de diez días.
- Competidores: La diferencia entre un análisis financiero descriptivo y uno estratégico radica en la comparación con empresas reales del sector. Cuando estas condiciones se cumplen, el benchmarking permite responder preguntas de alto valor estratégico: ¿Está mi margen bruto por encima o por debajo de la media del sector? ¿Mi nivel de endeudamiento es compatible con lo que soportan empresas similares?
Cualidades de la Información Contable
El Plan General de Contabilidad hace referencia a los requisitos que debe de cumplir la información contable que compone las cuentas anuales. El reto del análisis financiero moderno no es la escasez de información: es el ruido. La calidad del análisis financiero es directamente proporcional a la calidad de sus fuentes, así como la validez de los datos que emplea. Para que la información contable sea útil para el análisis financiero y la toma de decisiones, debe cumplir con ciertas cualidades fundamentales:
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- Integridad: Integridad deriva de las palabras de origen latino “integritas” o “integritatis”, haciendo referencia su significado a la totalidad de un conjunto de cosas. La integridad es el estado de lo que está completo, es decir, que no carece de ninguna de sus partes. Pero no solo la información contable debe ser íntegra, también debe serlo el contable que la registra en el software contable. Los profesionales de la contabilidad deben tener una intachable reputación.
- Relevancia: La información que emana de la contabilidad es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas. Para ello, debe ser de utilidad para evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien, para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
- Fiabilidad: La información contable es fiable cuando está libre de errores materiales y es neutral. Esto significa que está libre de sesgos y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar. Para que la información contable sea fiable tiene que cumplir el requisito de la integridad.
- Comparabilidad: Esta debe extenderse a las cuentas anuales de una empresa como a las de diferentes empresas en el mismo momento y periodo de tiempo. Las cuentas anuales de las empresas deben poder compararse, para poder contrastar su situación financiera y rentabilidad.
- Claridad: Debe existir un razonable conocimiento de las actividades económicas, la contabilidad y las finanzas empresariales.
Por lo tanto, si la información contable es fiable e integra, los usuarios internos y externos podrán utilizar los informes que emite la contabilidad.
Garantizando la Calidad y Fiabilidad de la Información Contable
Para asegurar que la información contable sea útil y precisa, varios factores y herramientas son esenciales:
- El software contable: Debemos contar con un buen programa contable que nos garantice que no se produce ningún tipo de error informático que distorsione los apuntes contables que se van introduciendo. Un programa contable: necesitas un software que te ayude a llevar las cuentas de tu negocio de una forma sencilla e inteligente. Elegir el software más adecuado a tus necesidades es una tarea que necesita reflexión. Sage 50 es capaz de adaptarse a las necesidades de tu negocio. Aunque estos son los más recientes, los programas de contabilidad en la nube tienen una serie de ventajas frente a los primeros. La tecnología en la nube es mucho más segura. Por ello, Anfix te ofrece una prueba gratuita durante 15 días con todas sus funciones operativas.
- Los profesionales contables: Los profesionales contables que generen la información contable son cruciales. Para que el software contable nos dé correctamente los datos, debemos contar con profesionales contables que registren los apuntes correctamente. El liderazgo, la integridad y la profesionalidad del director financiero o jefe de contabilidad es imprescindible. Un profesional que lo gestione: cuenta con la ayuda de un profesional que lleve tu contabilidad y te permita centrarte en las otras partes más importantes de tu negocio.
Para garantizar la integridad de la información contable, se recomienda realizar un checklist que incluya:
- Balance de sumas y saldos.
- Cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.
- Partidas abiertas.
- Conciliaciones bancarias.
- Existencias: Deben coincidir las existencias que se encuentran en el almacén con las que refleja el saldo de la cuenta de existencias.
- Revisar mayores contables.
- Asientos de cierre de ejercicio.
- Amortizaciones.