La contabilidad administrativa es una herramienta esencial en el mundo de los negocios, fundamental para la toma de decisiones estratégicas y la gestión eficiente de una organización. A medida que las empresas crecen y se enfrentan a un entorno empresarial cada vez más complejo, la necesidad de contar con información precisa y oportuna se vuelve crucial. La contabilidad administrativa, también conocida como contabilidad de gestión, es una rama de la contabilidad que se enfoca en proporcionar información financiera y datos relevantes a la dirección y gestión de una organización. Su objetivo principal es ayudar a los gerentes y directivos a tomar decisiones informadas y estratégicas para mejorar el desempeño y la eficiencia de la empresa.
Esta rama de la contabilidad se centra en proporcionar información financiera y no financiera a la dirección de una organización con el fin de facilitar la toma de decisiones internas. Además, la contabilidad administrativa se adapta a las necesidades específicas de la gestión, lo que implica la generación de informes y análisis personalizados para ayudar a los gerentes a evaluar el desempeño y tomar decisiones estratégicas. Otra característica importante de este tipo de contabilidad es su enfoque en la eficiencia y la eficacia. Además, se basa en datos más detallados y desglosados que la contabilidad financiera, lo que permite un análisis más profundo de los costos y beneficios, la asignación de recursos y la planificación estratégica. Su importancia radica en su capacidad para proporcionar a los directivos información precisa y oportuna que les permite optimizar la eficiencia operativa, minimizar costos, maximizar ganancias y, en última instancia, mejorar la competitividad de la empresa en el mercado. Luego, esta información se procesa y se presenta en informes y análisis que son útiles para la toma de decisiones.
Diferencia entre Contabilidad Administrativa y Financiera
Podríamos decir que la principal diferencia entre la contabilidad administrativa y la financiera radica en su enfoque y audiencia. Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera, proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros, mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos, tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas (Garrison et al., 2007; Molina de Paredes, 2003;Ott, 1998;Evia, 2005; Jiambalvo, 2003; Hansen y Mowen, 2007; Polimeni et al., 2006). La contabilidad financiera se dirige a terceros externos y se centra en cumplir con normas y regulaciones contables establecidas, mientras que la contabilidad administrativa se orienta hacia la gestión interna y se adapta a las necesidades de la empresa para ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
La contabilidad financiera se enfoca en la creación de estados financieros precisos y confiables, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Estos informes son requeridos por terceros externos, como inversores, reguladores y acreedores, y deben seguir las normas contables generalmente aceptadas (GAAP) o los estándares internacionales de información financiera (IFRS). Por otro lado, la contabilidad administrativa no está sujeta a reglas estrictas como la GAAP o las IFRS, lo que le permite adaptarse a las necesidades específicas de la organización. La contabilidad general o financiera es de carácter obligatorio para las empresas. Provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización (Garrison et al., 2007), ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa. La contabilidad administrativa, no está sujeta, a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo. Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular. La contabilidad administrativa, supera la visión tradicional manejada por la contabilidad financiera, orientando la información generada al soporte de decisiones estratégicas y operativas en las empresas.
| Característica | Contabilidad Financiera | Contabilidad Administrativa |
|---|---|---|
| Objetivo Principal | Creación de estados financieros para usuarios externos. | Proporcionar información útil para la toma de decisiones internas. |
| Audiencia | Terceros externos (inversores, reguladores, acreedores). | Gerentes y directivos internos de la organización. |
| Normativa | Sujeta a GAAP o IFRS, de carácter obligatorio. | No sujeta a normatividad estricta, flexible y libre. |
| Enfoque | Cumplimiento de regulaciones, visión global de la empresa. | Eficiencia, eficacia, análisis detallado de costos y beneficios, adaptable. |
| Información | Datos agregados, históricos, sobre excedentes económicos globales. | Datos detallados, personalizados, orientados al futuro y a la evaluación del desempeño. |
Acciones Estratégicas, Instrumentales y de Control
Cuando hablamos de acciones estratégicas, instrumentales y de control, nos estamos refiriendo a los distintos elementos que componen una técnica cualquiera, es decir, los tipos de pasos que debemos seguir para resolver un problema determinado. Se trata de un concepto fundamental en la historia humana, que puede aplicarse a todo tipo de ámbitos: al deportivo, al artístico, al educativo o a la construcción, por ejemplo.
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Acciones Estratégicas
Son aquellas que se centran en la planificación y organización previa, es decir, en el diseño del camino a seguir y la toma de decisiones. Durante las dos últimas décadas, los cambios suscitados en el entorno externo a las organizaciones, han generado conmoción en las empresas, así como fuertes impulsos para romper paradigmas asociados con formas tradicionales de hacer negocios. Lo anterior requiere del reconocimiento pleno del entorno, para sobre esa base, definir estrategias que se adapten a los requerimientos externos ante la incertidumbre y presión que implica tomar decisiones rápidamente (Evia, 2005), estando conscientes que los cambios emprendidos en el ámbito externo repercuten de manera directa en la contabilidad administrativa. En todo caso, las estrategias adoptadas dependerán de factores políticos, económicos, legales, tecnológicos, demográficos, culturales, ambientales, sociales presentes en el entorno externo inmediato a la organización (Davis, 2003; Thompson y Strickland, 2006).
Acciones Instrumentales
Estas acciones se refieren a la ejecución y aplicación de los planes y decisiones estratégicas. Desde la óptica del detalle y la especificidad de las operaciones, la contabilidad administrativa cuantifica detalladamente transacciones operativas clave, a la vez que soporta las decisiones, direccionado las acciones hacia la asertividad y confiabilidad. El disponer de registros de datos específicos y lograr su organización de forma sistemática y ordenada, permitirá generar información contable de calidad, oportuna y veraz sobre las operaciones desarrolladas y los recursos por estas consumidos.
Acciones de Control
Las acciones de control buscan monitorear y evaluar el desempeño en relación con los objetivos establecidos, asegurando que los planes se ejecuten correctamente y se alcancen los resultados deseados. El control administrativo ayuda a garantizar la eficacia operativa, el cumplimiento normativo, la toma de decisiones informada y el logro de los objetivos establecidos.
La Contabilidad Administrativa en la Toma de Decisiones y Planificación
En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones (Jiambalvo, 2003). Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control. Un análisis integral de la situación de cualquier empresa, abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización. Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones, es que en muchas oportunidades descartan la utilización de la información financiera, como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas.
También es de interés el conocimiento, no solo por parte de agentes externos de la información contable de la empresa, sino también la generación de información interna relativa a las operaciones medulares de la empresa; ésta, coadyuva o soporta las decisiones tomadas y permite afrontar retos, riesgos y la incertidumbre presente, a nivel mundial y en particular en economías en desarrollo, características de la realidad latinoamericana con mayor confianza y seguridad. Superar estas visiones, comenzar a interpretar, reconocer el entorno, así como cada uno de los factores o elementos que hacen parte de él, se considera fundamental.
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El hecho de seleccionar entre múltiples alternativas o cursos de acción, debe estar apoyado en modelos y metodologías que permitan a los niveles decisorios, disponer de información sobre la cual puedan sustentar sus decisiones. En este sentido, si se combina la influencia que tienen factores del entorno externo a las organizaciones, con aspectos inherentes a ella es posible que unos determinen los otros, y definan las decisiones a tomar en la empresa. En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro. Por ello, es fundamental considerar en el proceso de toma de decisiones las alternativas existentes o cursos de acción sobre los cuales se erige una decisión.
Según Franklin (2011), tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones. La contabilidad administrativa ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos” (Horngren et al., 2012, p.11). A partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico, el cual constituyen en seis actividades, a saber:
- Definir el problema.
- Identificar alternativas.
- Identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible.
- Considerar factores cualitativos y cuantitativos.
- Seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio.
- Monitorear la alternativa seleccionada.
Las decisiones que se toman están acopladas con la estrategia organizacional, ello permite la coordinación en diferentes direcciones y resultados consistentes, así como “proyectar nuevas tendencias, transformar y elaborar juicios para que los procesos administrativos sean efectivos” (Barzola, 2018, p. 19). De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
El Control Administrativo y su Importancia
El control administrativo es de vital importancia para un negocio por varias razones. Una de las principales es el control de retroalimentación y, a su vez una correcta evaluación del desempeño, eficiencia y eficacia empresarial. Cuando una compañía actúa al margen de un sistema de control administrativo, carece de información vital para identificar a tiempo las desviaciones o irregularidades y efectuar acciones correctivas.
Importancia del Control Administrativo
- Evaluación del desempeño: El control administrativo permite evaluar el desempeño de la organización en relación con los objetivos establecidos.
- Eficiencia y eficacia: El control administrativo ayuda a garantizar que los recursos de la organización se utilicen de manera eficiente y eficaz.
- Toma de decisiones informada: El control administrativo proporciona información valiosa sobre el funcionamiento del negocio. Permite recopilar datos relevantes, analizarlos y utilizarlos para tomar decisiones informadas.
- Cumplimiento de normas y regulaciones: Muchos negocios están sujetos a normas y regulaciones específicas. El control administrativo ayuda a asegurar que la organización cumpla con estas normativas.
- Planificación y establecimiento de metas: El control administrativo está estrechamente relacionado con la planificación y el establecimiento de metas. Ayuda a establecer indicadores clave de rendimiento y a medir el progreso hacia el logro de objetivos.
Tipos de Control Administrativo
Los gerentes pueden implementar varios tipos de control administrativo en sus negocios para asegurarse de que las operaciones se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva:
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- Control financiero: Este tipo de control se centra en supervisar y regular las actividades financieras de la organización.
- Control de calidad: Este tipo de control se enfoca en garantizar que los productos o servicios cumplan con los estándares de calidad establecidos.
- Control de inventario: Este tipo de control se utiliza para administrar y supervisar el inventario de productos o materiales de la organización.
- Control de recursos humanos: Este tipo de control se refiere a la gestión del talento y del desempeño de los empleados.
- Control de procesos: Este tipo de control se centra en supervisar y mejorar los procesos operativos de la organización.
- Control de riesgos: Este tipo de control se relaciona con la identificación y gestión de los riesgos a los que está expuesta la organización.
Reglas del Sistema de Control en las Empresas
Las reglas del sistema de control establecen los lineamientos y pautas que guían el funcionamiento de dicho sistema:
- Establecimiento de metas y objetivos: El establecimiento de metas y objetivos es una característica fundamental del control administrativo. Consiste en definir de manera clara y específica los resultados deseados que la empresa busca alcanzar en un período determinado. Estas metas y objetivos pueden abarcar diferentes áreas, como ventas, crecimiento, rentabilidad o calidad del producto. Las reglas del sistema de control deben establecer claramente los objetivos y metas de la organización. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Además, permite medir el desempeño y evaluar el progreso hacia el logro de dichas metas, lo que brinda la oportunidad de realizar ajustes y mejoras en el proceso.
- Planificación: Se desarrollan planes y estrategias para lograr los objetivos establecidos. Esta característica implica la definición de los pasos necesarios, la asignación de recursos y la determinación de los plazos y responsabilidades para lograr el éxito de la organización. Mediante la planificación, la Pyme puede anticiparse a los desafíos, identificar oportunidades y establecer medidas correctivas, lo que permite una gestión más eficiente y efectiva.
- Organización: Se establece una estructura organizativa adecuada, se asignan responsabilidades y se define la autoridad y las relaciones entre los miembros de la empresa. Las reglas deben establecer las responsabilidades y obligaciones de cada nivel jerárquico y departamento dentro de la organización.
- Establecimiento de estándares de desempeño: Las reglas deben definir los estándares y criterios de desempeño que se utilizarán para evaluar el rendimiento. Estos estándares pueden estar relacionados con la calidad del trabajo, el cumplimiento de plazos, la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente, entre otros.
- Monitoreo y seguimiento: Las reglas del sistema de control deben establecer los métodos y frecuencia de monitoreo y seguimiento del desempeño. Esto puede incluir informes periódicos, revisiones de desempeño, reuniones de seguimiento, uso de indicadores clave de rendimiento (KPI), entre otros.
- Retroalimentación y comunicación: Las reglas deben fomentar la retroalimentación y la comunicación constante entre los diferentes niveles y áreas de la organización.
- Acciones correctivas: Las reglas deben establecer el proceso para identificar y tomar acciones correctivas cuando se detectan desviaciones o incumplimientos.
- Flexibilidad: Las reglas deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los cambios y necesidades de la organización.
Contabilidad de Costos como Herramienta Integral
Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas. Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones. Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones. Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones (Sinisterra, 2007). Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización (Kaplan y Cooper, 2003). Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005). Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes. Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
Gestión y Control Contable de Activos
La gestión de activos permite que las organizaciones aprovechen al máximo su capacidad instalada en favor de su desarrollo empresarial. Hoy en día muchas organizaciones consideran a los activos fijos como un elemento central en sus planes estratégicos. La gestión integral de activos con enfoque en el control contable y administrativo habilita a monitorear eficientemente la vida útil y la depreciación o revalorización de los mismos, y reconocer la eventual conclusión de su vida útil. Una gestión integral de activos debe involucrar a las áreas de proyectos e ingeniería, producción, compras, administración, operaciones y mantenimiento.
Tal como detallan los autores, al control contable lo constituyen “los métodos, procedimientos, técnicas y planificación de la organización orientados a la preservación de los activos y a garantizar que los informes y registros financieros sean veraces”. Este tipo de control es de gran utilidad para verificar que se registren en su totalidad las operaciones que involucren activos fijos, en forma y momento oportuno.
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