La contabilidad de los transportes es uno de esos temas que, no se sabe por qué, genera dudas a todos los que “empiezan” en el tema contable y no termina de estar del todo claro para muchos. En lo que se refiere a los gastos de transporte no sabemos si debemos considerarlo como un mayor importe de la compra o como un gasto corriente independiente. Sin embargo, las importaciones no solo implican trámites logísticos y aduaneros, sino también una correcta gestión contable y fiscal para cumplir con la normativa vigente y evitar errores que puedan derivar en sanciones o pérdidas económicas.
Importar bienes del extranjero es una práctica habitual para muchas empresas que buscan ampliar su oferta o reducir sus costes de adquisición. Las importaciones son compras de bienes o servicios que una empresa realiza a proveedores situados fuera del territorio nacional.
Principios Contables para Gastos de Transporte en Importaciones
Es importante que cada transacción se analice y registre a la luz de la sustancia económica, con el propósito de generar información útil para la toma de decisiones, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los contribuyentes. En este tema, el costo de los fletes por adquisición de mercancías es fundamental.
La NIF C-4 establece en su párrafo 44.2.1 lo siguiente: "El costo de compra de los artículos en inventarios debe incluir el precio de compra erogado en la adquisición, los derechos de importación y otros impuestos (diferentes a aquéllos que posteriormente la entidad recupera de las autoridades impositivas), los costos de transporte, almacenaje, manejo, seguros y todos los otros costos y gastos directamente atribuibles a la adquisición de artículos terminados, materiales y servicios."
Derivado de lo mencionado anteriormente, no es correcto registrar los fletes por adquisición de mercancías como gasto o directamente a una cuenta de fletes como parte del costo de ventas. Las importaciones se registran considerando el valor de la mercancía, los gastos adicionales (transporte, seguros, aduanas) y el IVA a la importación.
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Registro Contable de Importaciones y sus Costos
Las importaciones se registran considerando el valor de la mercancía, los gastos adicionales (transporte, seguros, aduanas) y el IVA a la importación. Debe considerarse la conversión al tipo de cambio oficial del BCE a la fecha de la operación.
Ejemplo Práctico de Contabilización de Importación
A continuación, se presenta un caso de registro contable para una importación de mercancía, incluyendo los gastos de transporte y el IVA:
Caso: Empresa española importa mercancía por valor de 10.000 €, con 2.000 € de transporte y seguro. El IVA importación es del 21%.
| Cuenta | Debe (€) | Haber (€) | Explicación |
|---|---|---|---|
| 600. Compras | 10.000 | Valor de la mercancía | |
| 627. Transportes | 2.000 | Gastos de transporte y seguro | |
| 472. Hacienda Pública IVA soportado | 2.520 | IVA importación pagado | |
| 400. Proveedores | 10.000 | Importe a pagar al proveedor | |
| 572. Bancos (o 475) | 2.520 | Pago del IVA importación a Aduanas |
Es importante destacar que en algunos casos, las empresas pueden acogerse al diferimiento del IVA a la importación, lo que evita desembolsar este impuesto en el momento de la entrada de mercancía. Sí, si se trata de bienes afectos a la actividad empresarial.
Deducción de Gastos en el Extranjero
Ciertas actividades económicas hacen imprescindible obtener productos o servicios fuera del país. Los gastos generados en el extranjero pueden contabilizarse y deducirse. Para que suceda lo anterior en primera instancia deben ser gastos estrictamente necesarios para generar la actividad o viajes que tienen objetivos comerciales o de actividades para desarrollo o capacitación profesional.
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Comprobantes y Documentación para la Deducción
Para ser deducibles ante la secretaría de administración tributaria (SAT) es vital contar con un comprobante de los gastos en el formato válido para dicha institución. El proveedor extranjero deberá expedirte un comprobante que, mínimamente, debe contener los siguientes datos:
- nombre, denominación o razón social; domicilio y número ID fiscal del extranjero.
- lugar y fecha de expedición.
- RFC o nombre, denominación o razón social del receptor.
- cantidad, unidad de medida, clase de bienes o descripción del servicio o uso o goce.
- valor unitario en número e importe total en número o letra.
- impuestos trasladados con desglose de cada tasa y en caso de que el uso de bienes o la prestación de servicios genere impuestos retenidos; o adjuntar el CFDI de las retenciones efectuadas por el residente en el extranjero.
Lo anterior explica meramente el comprobante de la adquisición del bien o la prestación del servicio. En casos donde existe el pago de impuestos aduanales, además puedes deducir dicho pago. Para lo cual necesitarás nuevamente un comprobante; el pedimento, dicho documento es generado por la agencia aduanal que utilizas.
Resumiendo lo anterior, como contribuyente que desea deducir estos gastos, deberás solicitar al proveedor extranjero el comprobante de la transacción, y en caso de pagar impuesto aduanal por la adquisición de algún producto solicitar al agente aduanal la documentación del pedimento completa. Una vez que tengas toda la información debes hacerla llegar al contador o a la persona encargada de tu registro contable/fiscal para que considere dichos gastos al momento de generar el cálculo de los impuestos del periodo.
La Importancia del Software Contable
La contabilización de las importaciones y de las exportaciones es una tarea que requiere la utilización de un buen software contable, que facilite la operativa y evite errores. No prevenir podría derivar en problemas con la Agencia Tributaria. Se deben registrar los CFDI a como dé lugar.
Algunas plataformas permiten generar en documento electrónico (archivos XML) los documentos proporcionados por tu proveedor en el extranjero, así como la información de impuestos del pedimento. Generar el XML de una compra y/o de un gasto aduanal, además de hacer más simple el registro contable, permite enlazar toda la información en la contabilidad electrónica y almacenar los datos del servicio o compra al extranjero dentro del sistema.
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