La contabilidad es esencial para las empresas, y su buena gestión debe sustentarse en el uso y aprovechamiento de un software contable. México es uno de los países mejor posicionados en América Latina en la emisión de facturas electrónicas. Esta obligación, que inició en 2011 para todos los contribuyentes, sentó las bases para establecer otras relacionadas con el cumplimiento fiscal en el país utilizando diferentes tecnologías. Una de estas obligaciones es la Contabilidad Electrónica, la cual consiste en hacer los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e impacta tanto a Personas Morales como a Personas Físicas.
¿Qué es un Software Contable?
El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. En México, su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica.
Ventajas del Software Contable
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. A continuación, se presentan algunos de los beneficios clave:
- Análisis de información: Puedes obtener diferentes reportes o informes para conocer la situación financiera o económica de tu negocio. Por ejemplo, un balance o estado de resultados son tipos de reportes que reflejan si la empresa está bien o mal de salud.
- Asegurar la validez de facturas electrónicas: Los programas de Contabilidad incluyen herramientas que ayudan a verificar la validez de los comprobantes y de este modo asegurar su correcto registro, contabilización y cumplimiento.
- Simplificación de actividades y procesos: El uso de esta tecnología agilizará procesos complejos como captura y registro de información, generación de pólizas y vinculación con las facturas correspondientes, sin importar el número de operaciones de la empresa.
- Cumplir con nuevas obligaciones: Un sistema contable te ayuda a identificar las facturas relacionadas a un REP, asociarlas a través de una póliza y de este modo proceder a su Contabilización. Así, tu proceso de Facturación se complementa en la Contabilidad, ayudando al control y cumplimiento en tiempo y forma de obligaciones fiscales para evitar multas y demás sanciones contra las empresas.
- Gestión y Contabilización de facturas: Integrar la Facturación electrónica a la Contabilidad es vital para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas. Una forma de agilizar este proceso es usar un software contable que recibe, almacena y organiza las facturas electrónicas, entre otros comprobantes digitales como CFDI de nóminas, CFDI de pagos, entre otros.
- Generación de archivos XML: Revisa que el software de contabilidad también te ayude a generar el catálogo de cuentas, balanza de comprobación, pólizas del periodo, auxiliar de cuenta y/o subcuenta y auxiliar de folios de los comprobantes fiscales en formato XML.
- Reportes precisos y oportunos: Al elegir un programa de Contabilidad revisa que además de ayudarte a cumplir con tus obligaciones fiscales, también te ofrezca herramientas para obtener información y generar reportes precisos para revisar la salud financiera de tu empresa y tomar mejores decisiones.
- Aprovechamiento de Excel: Un software contable debe complementarse con esta herramienta, principalmente para exportar información, y de este modo simplificar aún más las actividades contables.
- Reducción de costos: Ayuda a las empresas a reducir costos en dos sentidos: no hay inversión en la instalación, configuración y mantenimiento de servidores físicos.
- Escalabilidad: A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos.
Desventajas y Consideraciones
Uno de los inconvenientes del sistema podría ser el costo. Y es que en el mercado hay varias opciones, algunas se basan en la compra de un software y equipo, mientras que otras solo utilizan una plataforma en la nube y cobros anuales. Otro de los inconvenientes es el miedo a dar el primer paso. “A muchas, personas físicas o morales, les da miedo porque no conocen cómo es el proceso. Están alarmados y creen que es muy complejo; además piensan que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) los va a tener más controlados, pero el hecho de que todo esté sistematizado impide o cierra muchas posibilidades de que se opere de manera informal.
Finalmente a algunas empresas les preocupa la seguridad de su información; sin embargo, ésta se quedará respaldada en la nube y tendrá validez oficial. Sin embargo, es crucial:
Lea también: ¿Qué es un Sistema Contable?
- Asegúrate de elegir un software con validación oficial ante el SAT.
- Capacita a tu equipo contable antes de la implementación.
- Revisa que el proveedor cuente con respaldo técnico y actualizaciones constantes.
¿Cómo Elegir un Sistema Contable?
Aquí tienes aspectos que te ayudarán a hacer check list al momento de adquirir un software contable:
- Actualización permanente a las reformas fiscales: Es muy importante asegurar que el programa de Contabilidad tenga esta característica, pues de esta dependerá que las dueños, gerentes y directores de las empresas estén tranquilos en el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
- Tecnológicamente innovador: Incluya soluciones complementarias para llevar más fácilmente la Contabilidad. Por ejemplo, en el proceso de Facturación en cuanto la verificación, organización, clasificación y validez de los archivos XML de los CFDI.
- Siempre funcional en la Contabilidad: Puede ser un plato limpio, pero asegura que incluya la automatización de todos los procesos contables y configuraciones con el objetivo de que se adapte fácilmente a la Contabilidad de tu empresa a clientes, de acuerdo con su giro, cantidad de operaciones u obligaciones como contribuyentes.
- Manejo de reportes: Este aspecto considera dos aspectos. El primero tiene que ver con la variedad de reportes que pueda generar el software que permitan el análisis e interpretación de datos por parte del Contador para una mejor toma de decisiones o asesoría.
- Automatización de procesos: Eliminar por completo los procesos manuales, más en donde sobresale la Contabilización y la asociación del Recibo Electrónico de Pagos a las pólizas y facturas correspondientes.
- Facilitar la entrega de documentos: Investiga si el software que estás evaluando ya está autorizado por el SAT como PCRDD (Proveedor de Certificación de Recepción de Documentos Digitales).
Tipos de Software Contable en el Mercado
Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas. Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades.
Software Contable más Usados en México
Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras.
| Software Contable | Ventajas | Desventajas |
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| SAP Business One |
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| COI Aspel |
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| CONTPAQI® Contabilidad |
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| Alegra |
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