Dentro del sistema Aspel COI encontraremos distintos tipos de catálogos que nos permitirán realizar los registros de los asientos contables, mismos que nos permitirán llevar una contabilidad electrónica válida para poder presentarla ante el SAT. Es una herramienta fundamental para llevar un registro detallado de las operaciones financieras de una empresa.
Importación de catálogos desde Excel
Importar catálogos desde Excel te permite incorporar información al sistema de forma rápida y organizada, evitando la captura manual de datos. Este proceso es útil cuando necesitas agregar o actualizar registros en grandes cantidades, facilitando la administración de la información y optimizando tu tiempo de trabajo. Para realizar este proceso es necesario contar con Excel® instalado en tu equipo.
Procedimiento de descarga de plantillas
Para realizar la importación, primero debes descargar la plantilla correspondiente al catálogo que deseas utilizar:
- Catálogo de cuentas: Ingresa al menú Cuentas y pólizas, selecciona la opción Cuentas y después haz clic en Descarga plantilla de importación.
- Cuentas departamentales: Ingresa al menú Cuentas y pólizas, despliega el submenú Cuentas, selecciona Cuentas departamentales y posteriormente haz clic en Descargar plantilla de importación.
- Activos: Dirígete al menú Activos, selecciona Activos y después haz clic en Descargar plantilla de importación.
- RFC de terceros: Ingresa al menú Fiscales, selecciona Datos fiscales de terceros y después haz clic en Descargar plantilla de importación.
Validación y ejecución
Antes de realizar la importación, verifica que la estructura del archivo de Excel y la captura de información sean correctas. Cuando ya cuentes con el archivo de Excel preparado, realiza el proceso de importación en el catálogo correspondiente ingresando a: Herramientas, selecciona Importación de información y elige el catálogo deseado.
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Selección | Indica el nivel de cuentas y el separador correcto para evitar errores. |
| Validación | El sistema revisará la estructura antes de procesar los datos. |
| Finalización | El sistema mostrará registros agregados, modificados y el total de entradas procesadas. |
Estructura y gestión del catálogo de cuentas
El sistema Aspel-COI maneja los tipos de cuentas acumulativas y las cuentas de detalle. El sistema te da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles hasta 20 dígitos entre todos los niveles, con el cual podrás clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El catálogo estándar sugerido es de 3 niveles (4-3-3).
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Es importante resaltar la diferencia de tratamiento:
- Cuentas acumulativas: Permiten agrupar información pero no aceptan registros directos.
- Cuentas de detalle: Son aquellas donde realmente se aplican los movimientos en las pólizas.
Consideraciones técnicas y operación
Los parámetros que configuraste al instalar la empresa se pueden modificar con la opción Configuración / Parámetros del Sistema. Es importante que quede bien instalado el período y que recuerdes que no necesitas estar grabando los datos manualmente, ya que se guardan automáticamente en las bases, a excepción de las pólizas que cuentan con una función específica de guardar (contabilizar).
Si modificas pólizas de meses anteriores al de trabajo, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aquel donde se efectúa el cambio.
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