El día de hoy, abordaremos un tema que, aunque causa un gran impacto y estrés en muchos, es esencial para asegurar el éxito de tu negocio: los costes mensuales de la materia prima y cómo calcularlos. Los números pueden resultar complicados pero, una vez que encuentras la fórmula ideal, todo se torna mucho más sencillo.
Coste de la Materia Prima
Coste.- Se refiere al valor monetario de los gastos de las materias primas, equipos, suministros, servicios, mano de obra, productos, etc., que se utilizan para la creación del producto o servicio. Se trata de una cantidad que se registra como un gasto en los registros de contabilidad. En Latinoamérica, lo conocemos como costo.
Es importante aclarar que el coste y el gasto, aunque pueden apreciarse como un símil, no lo son del todo. El gasto se produce al adquirir “algo”, es decir, cuando se compra. El coste se lleva a cabo cuando este “algo” se consume.
Importancia del Cálculo de Costes
Para las empresas, el cálculo de los costes es una actividad imprescindible, pues de ello depende que exista una buena gestión que permita una mayor rentabilidad en las actividades corrientes. Lograr con éxito esta acción requiere de un acceso favorable a las materias primas. También hay una relación económica entre el coste y la cantidad de bienes y servicios producidos. A esto, se le conoce como coste marginal (define la tasa de variación del coste en función de la variación de la producción). Este término tiende a referirse a incrementos unitarios de la producción.
A su vez, es importante establecer un control sobre la materia prima que se utiliza pues, de lo contrario, puede ocasionar pérdidas considerables. Esto se debe a que, si compramos más materia de la que se utiliza, un gran porcentaje se termina desechando. Por ejemplo, pensemos en un restaurante. Tomemos de base este ejemplo para demostrar varios pasos que se pueden tomar para obtener una mayor regulación en la compra y coste de la materia prima que se usa.
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Control de la Materia Prima
Gracias a estas fichas, es mayor la posibilidad de saber con exactitud la materia prima en stock de tu negocio. Si se elabora una base de datos donde se coloquen todas las ventas diarias a la perfección y con sumo detalle, al final del mes, se obtendrá un número más exacto.
Materias Primas e Insumos: Conceptos Clave
Las materias primas e insumos son dos conceptos clave para entender el proceso productivo de cualquier bien o servicio. Ambos se refieren a los recursos que se utilizan para transformar o elaborar algo, pero tienen algunas diferencias importantes que conviene conocer.
Se denomina materia prima a todo aquel material que se extrae directamente de la naturaleza y que constituye la base o el elemento principal de algún producto. Las materias primas se utilizan en multitud de productos y pueden adoptar muchas formas diferentes. Las materias primas son los insumos o el inventario que una empresa necesita para fabricar sus productos. Por ejemplo, el acero utilizado para fabricar vehículos sería materia prima para un fabricante de automóviles. Las materias primas suelen estar relacionadas con los recursos naturales. La materia prima tiene una gran importancia económica, ya que determina la disponibilidad, el costo y la calidad de los productos finales.
Se llama insumo a todo aquel elemento que interviene en el proceso productivo y se consume o se desgasta en el mismo, pero que no es la materia prima. Los insumos pueden ser de diversos tipos, según el uso que se les dé o el sector productivo al que pertenezcan:
- Insumos fijos: Son aquellos que son indispensables para el proceso productivo y que no varían según la cantidad producida.
- Insumos variables: Son aquellos que dependen de la cantidad producida y que se pueden ajustar según la demanda.
- Insumos directos: Son aquellos que se incorporan al producto final o que tienen una relación directa con la materia prima.
- Insumos indirectos: Son aquellos que no se incorporan al producto final o que tienen una relación indirecta con la materia prima.
Los insumos también tienen una gran importancia económica, ya que influyen en el costo, la eficiencia y la competitividad de los procesos productivos.
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Las materias primas son todos aquellos materiales que se extrae principalmente de la naturaleza y que constituye la base de algún producto. Las materias primas e insumos son dos conceptos fundamentales para entender cómo se producen los bienes y los servicios que consumimos y que generan valor en la economía.
Inventarios: Materias Primas, Productos en Proceso y Productos Terminados
Una cadena de suministro es aquella serie de procesos enfocada en satisfacer las necesidades de determinada demanda. El inventario es un conjunto de bienes que posee una empresa con el objetivo de satisfacer la demanda de sus clientes.
Inventarios de Materias Primas
Los inventarios de materias primas son aquellos que se utilizan para la producción de productos terminados. Los inventarios de materias primas son importantes para las empresas manufactureras, ya que les permiten garantizar la continuidad de la producción. Estos productos también se conocen como inventario de preproducción, ya que son parte del stock y se encuentran en espera para utilizarse.
El encargado de esta área debe hacer las compras necesarias para asegurarse de que nunca haya faltantes, ya que la carencia de un solo insumo puede retrasar a toda la línea de producción.
¿Cómo se determina el inventario de materia prima?
Determinar el inventario de materia prima requiere varios pasos:
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- Identificar el tipo de materias primas:
En general, existen dos tipos de materias primas para producción:
- Materias primas directas. Son ingredientes que se incorporan a un producto fabricado. Por ejemplo, los aditivos para fabricar pan de caja: harina, leche en polvo, azúcar, levadura, entre otros.
- Materias primas indirectas. Son materiales indispensables para la fabricación de productos, aunque no necesariamente sean parte de este. Por ejemplo, el gas para el horno de pan.
Para tener un mejor proceso de inventario, contar con un software de gestión es indispensable con el fin de documentar la información, generar alertas de faltantes y mejorar la trazabilidad de los insumos. - Cálculo de productos:
El inventario de materia prima se calcula con base la siguiente fórmula:
Inventario inicial + materias primas compradas - materia prima utilizada = inventario de materias primas.
Por ejemplo, si al inicio de mes la fábrica de pan tiene 500 kg de harina, compra 300 kg más y utiliza 400 kg, el inventario será de 400 kg. - Determinar el periodo de inventario
El inventario de materias primas puede realizarse de forma semanal, quincenal, mensual, semestral o incluso anual, dependiendo del tipo de artículo que se fabrique. Al determinar el inventario de materias primas se podrá calcular su valor y compararlo con el valor del producto final. - Definir la ubicación de la materia prima
Es indispensable contar con áreas especiales para almacenar las materias primas y con un sistema de organización y documentación para registrar las entradas y salidas de los materiales. De este modo se puede tener un control detallado y preciso. - Conteos manuales
Si bien es importante contar con un software de gestión de inventarios, realizar conteos periódicos permite comprobar la exactitud de los registros y evitar problemáticas como el robo, que pueden alterar el proceso de fabricación. Para un adecuado control, todos los materiales que ingresen al almacén deben reportarse, así como las unidades que se empleen para dar un seguimiento constante e incluso contar con alertas automáticas para el momento de volver a comprar, sin tener que hacer una revisión manual constante.
Ejemplos de inventarios de productos de materia prima
- Ejemplo 1. En una empresa fabricante de muebles debe tener entre su inventario insumos como madera, barniz, pegamento, textiles, tornillos, telas, pegamentos y si le falta un material no podrá seguir fabricando.
- Ejemplo 2. En una fábrica de ropa, la tela, los hilos, cierres y botones son las materias primas directas, y si no se cuenta con las telas o con los colores necesarios, la producción podría quedar detenida o ser retrasada hasta conseguir los materiales.
- Ejemplo 3. En el sector farmacéutico, los principios activos, excipientes, conservantes y vehículos son materias primas básicas tanto para la producción como para la calidad del producto final.
Inventarios de Productos en Proceso
Los productos en proceso son activos que se encuentran en una etapa intermedia de producción. A medida en en que la materia prima se transforma, aumenta su valor y las empresas pueden requerir un traslado de estos productos a otras plantas, o a procesos que son más costosos para finalizar el armado.
Por esta razón, el inventario de productos en proceso es de gran importancia para anticiparse a la demanda de los clientes, asegurar fechas de entrega a los clientes y mantener el control de los costos de producción.
Inventarios de Productos Terminados
Los productos terminados son aquellos que ya finalizaron la etapa de fabricación y que están listos para ponerse a la venta, o de ser enviados a los clientes. Los inventarios de productos terminados son aquellos que están listos para la venta.
El inventario de productos terminados es aquel que se realiza para documentar la cantidad de mercancías, su número de lote y otros códigos para rastrearla aún después de haber salido del almacén.
Además, este tipo de inventario tiene el objetivo de mantener el control de producción y el flujo constante entre almacenes, proveedores y clientes.
Diferencia entre inventarios de productos terminados y otros inventarios
Como su nombre lo indica, el inventario de productos terminados se realiza para determinar la cantidad de bienes que ya completaron todo el proceso de producción y están listos para ser vendidos al cliente final.
Vemos las diferencias con otros tipos de inventario:
- Inventario físico: determina todas las existencias del almacén, anaqueles y áreas de fabricación. Se realiza un conteo de forma manual y se documentan los datos.
- Inventario de productos en proceso: son los productos que se encuentran en proceso de producción, pero todavía no están listos para ser vendidos.
- Inventario perpetuo: se realiza para dar seguimiento a las existencias de productos en tiempo real. Se basa en sistemas de gestión para consultar la información desde el software.
- Inventario cíclico: se realizan recuentos periódicos para detectar errores rápidamente antes de que se conviertan en un problema.
- Inventario de seguridad: consiste en mantener una cantidad determinada de existencias adicionales para actuar en caso de que haya un aumento imprevisto en la demanda.
- Inventario en tránsito: se realiza para determinar los productos que se encuentran en camino a un centro de distribución, almacén, tienda o al cliente.
- Inventario obsoleto: se realiza para conocer la cantidad de productos que han perdido su valor por daños o mala gestión de caducidades.
Ejemplos de inventarios de productos terminados
En una fábrica de calzado y productos de piel, la cantidad de zapatos, cinturones, bolsas y carteras listos para vender forman en inventario de productos terminados y que se encuentran en espera de ser vendidos para convertirse en ingresos.
¿Cómo se calcula el inventario de productos terminados?
El inventario de productos terminados determina el valor de los bienes producidos y listos para venderse. La fórmula para calcular este inventario es:
Inventario inicial + producción durante el periodo - costo de los bienes vendidos (COGS) = inventario final.
Los pasos para registrar y calcular el inventario de productos terminados son:
- Definir un periodo contable o de ventas
- Registro de las compras y ventas del periodo
- Documentar las devoluciones de clientes
- Cálculo del valor de las mercancías vendidas
Importancia del Control del Inventario
Contar con inventario de materias primas y productos terminados es indispensable para las empresas fabricantes ya que les permite mantener un control preciso, evitar el exceso o los faltantes de stock y asegurarse de que haya la cantidad adecuada de materias primas para que la producción se realice sin contratiempos.
Además, este control permite identificar patrones de consumo, anticipar las compras, adquirir materias primas a mejores precios, optimizar los recursos disponibles y obtener la mayor rentabilidad con los productos terminados.
Cómo Llevar un Control Eficiente de los Inventarios
Estrategias para un control eficiente:
- Programa periodos específicos para hacer los tres tipos de inventario, de modo que el encargado de cada área tenga conocimiento del volumen de materias primas, de los productos en etapa intermedia y final para saber cuándo es momento de adquirir más insumos.
- Adquirir un software de gestión es la mejor inversión para categorizar las mercancías y materias primas, clasificarla por número de lote o de serie y por ubicación en el almacén. Además, podrás tener un control más claro sobre el momento de adquirir materias primas, de los clientes a quienes va dirigida la mercancía.
- Por otro lado, con un software de gestión también se puede dar seguimiento a los productos terminados y que ya salieron del almacén, de modo que se atiendan mejor las posibles incidencias o devoluciones que lleguen a presentarse.
- El uso de un software de gestión te ayudará a utilizar el mejor sistema de almacenamiento, identificar mercancía mediante etiquetas codificadas que te den información completa sobre la materia prima o el producto terminado. Con esto, nunca más volverá a haber pérdida de mercancías en el almacén, y podrás consultar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Costos de Producción
Los costos de producción representan información valiosa para la toma de decisiones dentro de toda la cadena de suministro. Los costos de producción hacen referencia a los gastos en los que se incurre para producir bienes o servicios.
Tipos de Costos de Producción
1. La materia prima es un recurso natural o producto semielaborado que se usa como base para producir otros bienes o productos. La materia forma parte de los costos variables debido a que mientras más unidades se producen, más materia prima se utiliza.
2. La mano de obra es realizada por los colaboradores que llevan a cabo la elaboración de los bienes o servicios. La mano de obra varía de acuerdo con la industria, el nivel de especialización y la experiencia del trabajo. Mientras más especializado y experimentado sea el colaborador, más alto será su salario. Contar con una buena mano de obra garantiza la eficiencia y la productividad de tus colaboradores y de la empresa.
- Mano de obra directa: Se refiere a los colaboradores que están directamente involucrados en la producción de un producto.
- Mano de obra indirecta: Contrario a la mano de obra directa, aquí los colaboradores no están estrechamente involucrados en la fabricación del producto. Quienes se desenvuelven en este ámbito son, por ejemplo, personal de limpieza, mantenimiento, administrativo, supervisores, etc.
3. Los gastos indirectos no están directamente vinculados con la materia prima ni la mano de obra. Gran parte de los gastos indirectos de fabricación son costos fijos que no cambian conforme al nivel de producción de la empresa. Estos gastos fluctúan en cada empresa y depende del sistema que lleve cada uno.
- Costos de gestión y administración: Corresponde a los costos de gestión y administración de una empresa.
- Costos de distribución: Está relacionado con la entrega del producto final de la empresa a sus clientes. Si los costos de distribución son muy elevados, es posible que el precio de venta del producto aumente para poder generar ganancias.
Almacenes de Materia Prima
Los almacenes de materia prima son aquellos que resguardan todos los insumos y demás elementos imprescindibles para la producción o comercialización de algún producto.
Consideraciones para Almacenes de Materia Prima
- Minimización: Lo ideal es que los espacios seleccionados como almacenes de materia prima sean utilizados al máximo evitando la pérdida de espacios.
Son aquellos que se encuentran al aire libre y sin ningún control especial, además de la seguridad. Se deben tomar en cuenta las características del líquido, tales como la densidad, si es inflamable, la acción corrosiva del producto, si requiere calentamiento, agitación y refrigeración.
Para evitar la multiplicación de las bacterias se recomienda que la temperatura esté constantemente por debajo de los 5°C.
Elegir cuál tipo de almacén es el adecuado para tu empresa, dependerá de las características de la mercancía y los medios de manipulación de la carga.
Tabla Resumen: Tipos de Inventarios
| Tipo de Inventario | Descripción | Objetivo |
|---|---|---|
| Materias Primas | Insumos básicos para la fabricación de productos. | Asegurar la continuidad de la producción. |
| Productos en Proceso | Activos en una etapa intermedia de producción. | Anticiparse a la demanda y controlar costos. |
| Productos Terminados | Bienes listos para la venta. | Control de producción y flujo constante. |