Los activos diferidos representan gastos realizados por una empresa que serán reconocidos como un beneficio en estados financieros futuros. Un activo diferido está relacionado con gastos que se pagan por anticipado. Primero, se realiza un desembolso y, luego, a medida que se emplean o consumen los recursos correspondientes, se anota el gasto. Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan de forma inmediata.
El objetivo principal de estos activos es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando o consumiendo en el transcurso del tiempo y, mientras esto sucede, permanecen como un activo. Un punto muy importante sobre este recurso financiero es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.
Principios Fundamentales de los Activos Diferidos
La existencia y el registro de los activos diferidos se sustentan fundamentalmente en dos importantes principios contables:
- Principio de devengo: Este principio establece que los efectos de las transacciones o hechos económicos se registran cuando ocurren. Por lo tanto, se atiende a la corriente real de bienes y servicios y no solo a la financiera de cobros y pagos. Al realizarse un pago, se registra un activo diferido, pero dicho gasto se anota cuando es consumido.
- Principio de correlación de ingresos y gastos: Para la elaboración de cuentas anuales, se consideran los gastos realizados para generar los ingresos del ejercicio. Estas inversiones serán anotadas cuando el activo diferido suministre los beneficios para los que fueron obtenidos. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.
Estos principios son de gran ayuda para evitar que en una organización, los ingresos y egresos sean alterados en los reportes respectivos a sus periodos.
Características de los Activos Diferidos
Los activos diferidos poseen una serie de características distintivas, siempre y cuando la base contable de una empresa no sea en efectivo, ya que en ese caso los gastos se registrarían de forma inmediata:
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- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata, incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto.
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
- Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la empresa de recibir en el futuro beneficios. Por lo tanto, se entiende que, al hacer el pago, no se transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que está por adquirir o recibir.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Para que un activo de estas características pueda ser contabilizado como diferido, debe cumplir con diversos requisitos:
- Debe encajar con la definición de activo:
- Los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso.
- Al momento de pagar, debe tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad.
- Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía.
- El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago.
- Debe ser posible esperar mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
- No es raro que una empresa realice pagos para que un tercero pueda colaborar mejor en el futuro en sus relaciones con la empresa, sin embargo, gastos de formación, por ejemplo, no se pueden activar. Tampoco se pueden activar gastos para programas de responsabilidad social, aunque se hayan desembolsado pagos para que los beneficiarios obtengan ventajas para el futuro.
- El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento:
- Además de que sean esperables beneficios futuros del activo diferido, este ha de poder valorarse de manera fiable. Esto significa que la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
- Los intangibles deben ser identificables:
- En el caso de tratarse de intangibles, el activo que pretendemos diferir debe ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:
- Que sea separable, es decir, que en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
- Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
- Por tanto, no podemos activar, por ejemplo, los gastos en los que hayamos podido incurrir para generar internamente ciertos intangibles. Si, por ejemplo, hemos gastado mucho en publicidad, aunque es probable que eso pueda traer beneficios futuros a la imagen de la empresa, se debe contabilizar ese pago ahora.
- También es de destacar que no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento. Estos son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa. No hay un derecho concreto que surja a partir de estos gastos y tampoco los podemos transmitir a terceros.
- En el caso de tratarse de intangibles, el activo que pretendemos diferir debe ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:
Clasificación de Activos Diferidos
Una vez comprendido qué son los activos diferidos, su objetivo y sus características, es esencial conocer cómo se clasifican:
1. Gastos Prepagados
Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado. Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año.
Los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra. Por ejemplo, si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado. En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.
Los pagos anticipados se pueden encontrar representados en ejemplos como los siguientes:
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- Renta de propiedades o instalaciones.
- Renta de equipos de trabajo.
- Publicidad.
- Primas de seguros y fianzas.
- Insumos de papelería.
- Regalías.
2. Gastos Diferidos (Activos a Largo Plazo)
Los gastos diferidos, en comparación con los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos.
Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) Art. 32 establece que son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes del dominio público o la presentación de un servicio público concesionado. Los cargos diferidos son un beneficio por un periodo ilimitado que dependerá de la duración de la actividad de la persona moral.
Algunos ejemplos de activos intangibles y gastos diferidos son:
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Diseño e implementación de nuevos procesos o nuevos sistemas.
- Licencias o concesiones.
- Marcas.
- Patentes.
- Listas de clientes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
- La propiedad intelectual.
Al evaluar la vida útil de estos activos, se considera:
- El uso esperado del activo por parte de la empresa, independientemente de si el activo puede ser usado por otra administración.
- Obsolescencia técnica.
- La estabilidad de la industria en que opera o vaya a operar el activo y cambios en la demanda en el mercado para los productos o servicios resultantes del mismo.
- Acciones esperadas de los competidores actuales o potenciales.
- El nivel de costo por mantenimiento requerido para obtener los beneficios económicos futuros esperados del activo y la capacidad de la entidad para mantener el nivel.
- El periodo de control sobre el activo, incluyendo los límites, ya sean legales o de otro tipo, impuestos sobre el uso del activo, tales como fechas de caducidad de los arrendamientos relacionados.
- Que la vida útil del activo dependa de la vida útil de otros activos de la entidad.
Registro Contable de un Activo Diferido: Ejemplo Práctico
Para ilustrar cómo se registra un activo diferido, consideremos el siguiente ejemplo práctico:
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Una empresa adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de $100 cada una, mediante pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas en el transcurso de 1 año. La contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, por lo que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas en un solo mes.
En este caso, se registra la compra inicial en la cuenta de activo diferido, la cual corresponde a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así se debe registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | $100.000 (1.000 x $100) | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces, si en un mes se gastaron cerca de 200 cajas, se deben amortizar y llevar a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | $20.000 (200 x $100) | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general de la cuenta de activo diferido queda en $80.000. Así, se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida. Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o el servicio es prestado. Algunos ejemplos de pasivos diferidos incluyen intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios técnicos, transportes como fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya vendidas, cuotas de administración y ventas a plazos.
Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido, ya que mientras el activo diferido representa gastos pagados por adelantado que se reconocerán como beneficios futuros, el pasivo diferido representa ingresos recibidos por adelantado por bienes o servicios que aún no se han entregado o prestado.