La Importancia Estratégica de la Adquisición
Las adquisiciones se refiere al modo en que las empresas adquieren los bienes y servicios que necesitan de fuentes externas para funcionar eficazmente. Las adquisiciones efectivas son cruciales para que las organizaciones se cercioren de tener los recursos adecuados para operar de manera eficiente y cumplir con sus objetivos.
Aunque algunas personas usan indistintamente los términos adquisición y compra, no son lo mismo. La adquisición es una estrategia que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa y forma parte de un proceso más extenso. Por otro lado, las adquisiciones son solo un aspecto (o subconjunto) de la gestión de la cadena de suministro.
La gestión de adquisiciones implica la planeación, ejecución y control de los procesos relacionados con la adquisición de bienes o servicios para una organización. Los objetivos primordiales de la gestión de adquisiciones incluyen la obtención de los recursos necesarios al mejor valor, la gestión de las relaciones con los proveedores y la mitigación de riesgos asociados a la adquisición de bienes y servicios.
Debido a que la racionalización de estos procesos puede aumentar la rentabilidad, el objetivo de las adquisiciones es obtener los productos o servicios necesarios al mejor valor posible y, al mismo tiempo, equilibrar factores, como la calidad y el tiempo de entrega. Las adquisiciones son una parte esencial para entender y optimizar la cadena de suministro porque ayuda a las empresas a elegir proveedores que cumplan con sus requerimientos a un precio razonable.
Las adquisiciones exitosas respaldan la imagen y la reputación de la marca de una empresa, lo que le permite obtener de manera asequible lo que necesita para ofrecer de manera confiable a los clientes sus propios bienes y servicios de calidad. Las empresas que invierten en optimizar sus procesos de negocio de compras obtienen una ventaja significativa sobre los competidores y construyen una base para un crecimiento sostenible. Estas mejoras en los procesos contribuyen a ventajas competitivas a largo plazo que a menudo son decisivas en el mercado.
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En una empresa más pequeña, las adquisiciones pueden ser manejadas por una sola persona.
El Papel del Transporte Internacional en la Adquisición
El transporte internacional es una pieza fundamental en la cadena logística internacional ya que recae sobre él la entrega de la mercancía en el momento y lugar preciso. Sus requisitos fundamentales son la fiabilidad, la eficiencia, la rapidez y la flexibilidad. Para competir con éxito en los mercados internacionales, es indispensable efectuar un análisis exhaustivo del medio de transporte.
Conocer los aspectos referidos al transporte internacional es fundamental por la incidencia del medio elegido en los costos de las operaciones de comercio exterior, los riesgos de traslado de las mercancías y las tareas operacionales paralelas que cada medio de transporte genera. Podrá ser a pagar (según el INCOTERM pactado) por los exportadores (Wright prepaid) o los importadores (freight collect) de las mercancías transportadas.
Observe de cerca las instrucciones respecto a la facturación, empacado, marcado, etiquetado, etc. El factor de estiba es la relación peso/volumen de la mercancía a transportar.
El Proceso de Adquisición y su Ciclo de Vida
Las etapas del proceso de adquisición se conocen comúnmente como ciclo de vida de adquisición, lo que refuerza que es un proceso continuo, no lineal.
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El diagrama de flujo del proceso de negocio de compras de una empresa sirve para estructurar y agilizar la adquisición de bienes, servicios o mano de obra de proveedores externos. Es esencial que estas adquisiciones se realicen al mejor precio posible, cumpliendo también con los requisitos de la organización en cuanto a calidad, cantidad, tiempo de entrega, disponibilidad y ubicación.
Hoy en día, muchas empresas e instituciones públicas han establecido diagramas de flujo de adquisiciones para garantizar la transparencia y equidad en sus actividades de compra. Estos procesos estructurados ayudan a prevenir el fraude, reducir el sobreprecio y desalentar la colusión entre proveedores.
Roles Clave en el Proceso de Adquisición
Como se ilustra en este ejemplo, el diagrama de flujo del proceso de adquisición incluye distintos carriles, cada uno representando un rol o departamento clave involucrado en el proceso:
- Solicitante: La persona de cualquier departamento que está autorizada para iniciar solicitudes de compra.
- Gerente: Responsable de evaluar la solicitud y aprobar los gastos relacionados con la adquisición.
- Empleado de Compras: Maneja el proceso de adquisición, incluyendo cotizaciones y realización de pedidos.
- Almacén: Gestiona la recepción y almacenamiento de los bienes adquiridos.
Etapas Detalladas del Proceso de Adquisición
- Inicio de la Solicitud: El Solicitante, basado en los datos de inventario, identifica la necesidad de reemplazar un artículo, ya sea porque está agotado o ha alcanzado su punto de reorden, y envía una solicitud al Gerente.
- Análisis Gerencial: El Gerente revisa la solicitud y decide: Si la compra es innecesaria, rechaza la solicitud e informa al solicitante, finalizando el proceso. Si la compra es válida, instruye al Empleado de Compras para comenzar el proceso de cotización.
- Proceso de Cotización: El Empleado de Compras recopila la información requerida y obtiene al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores. Se crea un informe consolidado comparando precios, cantidades, programas de entrega y términos de pago. Este informe se envía al Gerente o al centro de costos para un análisis adicional.
- Decisión sobre Cotizaciones: El Gerente evalúa las cotizaciones basándose en factores como costo-beneficio, confiabilidad del proveedor y disponibilidad de fondos. Luego elige una de las siguientes opciones: solicitar ajustes de cotización al Empleado de Compras, rechazar todas las cotizaciones y cancelar la solicitud, o aprobar la compra y autorizar el envío de la orden de compra al proveedor.
- Realización y Procesamiento del Pedido: El Empleado de Compras registra el pedido con el proveedor seleccionado y finaliza la compra utilizando la orden de compra. Se establece un cronograma de entrega con el proveedor.
- Recepción de Bienes o Servicios: Dependiendo de la naturaleza de la adquisición: Para servicios, el Solicitante supervisa la entrega, valida el servicio y lo aprueba. Para productos, el Almacén recibe los bienes y confirma la entrega contra la orden de compra.
- Finalización: Al recibir, el Almacén envía la factura a Cuentas por Pagar, que procesa el pago y cierra oficialmente el proceso de adquisición.
La Recepción de Mercancías en el Almacén: Un Punto Crítico
La recepción de mercancías es una de las operativas más importantes del almacén, ya que es la que inicia el flujo de materiales. Organizar con tino la recepción de mercancías es clave para conseguir un almacén eficiente y contener los costos operacionales. La recepción de mercancías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos procedentes de los proveedores.
El proceso de recepción de mercancías se ve determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y, principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras.
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Fases Clave de la Recepción de Mercancías
- Planificar las llegadas de mercancía es fundamental para que no se produzcan cuellos de botella en los muelles del almacén.
- Es conveniente que los trabajadores destinados a recepciones cuenten con procedimientos para cada situación que se pueda dar.
- Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los albaranes para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Los productos son alimentos o con ciertos medicamentos que necesitan de condiciones especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación.
- Durante todo el proceso de recepción de mercancías, es de vital importancia registrar toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad.
Desafíos y Estrategias de Mejora en la Recepción
Aunque no es lo más deseable, en ocasiones se producen las denominadas recepciones ciegas, es decir, llega un pedido sin tener constancia previa de él o a una hora diferente de la acordada. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación para gestionarlo con eficacia. Llegan devoluciones: aquí entra en juego la gestión de la logística inversa de la empresa.
La relación entre el layout del almacén y la planificación de operaciones como la recepción de mercancías es bidireccional. En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al almacén puede tener origen no en una planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajar de la propia empresa. Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de mejora y encontrar soluciones que los agilicen.
Cuánto más estandarizada esté la operación, menores incidencias se producirán. De hecho, contar con un sistema de gestión de almacén supone un gran avance para la protocolización de tareas. El sistema permite realizar funciones de recepción de mercancías como añadir la previsión de stock entrante, registrarlo, etiquetarlo y gestionar su ubicación optimizando el espacio disponible.
Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux para la implantación de sistemas automáticos en sus almacenes. Ambas cuentan con un circuito de transportadores junto a los muelles de carga y descarga que ahorran desplazamientos a los operarios.
Consideraciones Aduaneras en la Recepción
Es importante prever con base en la logística del embarque cual es la aduana más conveniente para el ingreso de la mercancía, tomando en consideración la distancia de la aduana con el punto de entrega final de la mercancía y el tipo de transporte que se ha contratado.
La mercancía ya se encuentra en la aduana de entrada y en espera de que se realice el despacho aduanero para retirarla. Lo anterior si se desconocen las características físicas, técnicas, de etiquetado, datos de identificación individual cómo número de serie, marca comercial, modelo, lote, país de origen, etc.
Algunas veces para la obtención de estas Regulaciones se requiere que la mercancía sea sometida a inspección y tratamiento preventivo u obtener constancias documentales. En caso de que exista algún error en el pedimento, y este no se ajuste a los criterios establecidos por el Servicio de Administración Tributaria, se le informa al Agente Aduanal de manera electrónica para que corrija el error detectado.
Tecnología y Colaboración Interna en la Adquisición Moderna
La tecnología desempeña un papel crucial en los procesos de adquisición modernos, ya que agiliza las operaciones, mejora la eficiencia y proporciona insights valiosos. El software de adquisiciones, también conocido como software de compras electrónicas, desempeña un papel fundamental en la racionalización del proceso. Más allá de la automatización, permite a las empresas analizar el ahorro de costos de manera más efectiva y monitorear el rendimiento de sus proveedores.
Las asociaciones empresariales internas para la modernización tecnológica suelen ser esenciales para garantizar la mejora continua e implementar tecnologías que beneficien a los operadores de adquisiciones, finanzas y contabilidad y de la cadena de suministro. En conjunto, pueden optimizar su flujo de trabajo de extremo a extremo con datos confiables, insights basados en inteligencia artificial y automatización.
Por ejemplo, una asociación entre adquisiciones y finanzas permite al equipo de finanzas comprender mejor cómo la selección de los bienes y servicios adecuados puede maximizar las ganancias, lo que lleva a presupuestos y proyecciones más precisos.
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