Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa. Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. Permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa.
La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa para la toma de decisiones. En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados. Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante.
Tipos de Pólizas Contables Generales
Existen varios tipos de pólizas contables utilizadas en la contabilidad de las empresas, entre los que destacan:
- Póliza de ingresos: Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.
- Póliza de egresos: Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. Una póliza de egresos es un documento contable utilizado para registrar y respaldar las salidas de dinero de una organización.
- Póliza de ajuste: Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de pólizas contables que se utilizan.
Pólizas de Crédito y su Contabilización
Las pólizas de crédito son una herramienta muy valiosa para que pymes y autónomos puedan ajustar en todo momento sus necesidades de financiación. Habitualmente, una póliza de crédito está dirigida a pymes y a profesionales autónomos, de modo que les sea posible ir ajustando las necesidades de la empresa a las necesidades de financiación sin arriesgarse a quedarse corta ni sobrepasarlas. En el contrato de la póliza de crédito figuran las condiciones, intereses y plazos de pago.
Lea también: gestión fiscal y el impacto del ISR en los negocios
Tipos de Pólizas de Crédito
Las pólizas de crédito se clasifican principalmente según su duración:
- Póliza a corto plazo: La duración de la póliza es hasta un año, aunque se puede ir renovando.
- Póliza a largo plazo: En una póliza a largo plazo el periodo de vigencia es superior al año.
Contabilización de Pólizas de Crédito
Dependiendo de la póliza de crédito, existen diferencias a la hora de contabilizarlas conforme al Plan General Contable (PGC).
Pólizas de Crédito a Corto Plazo
Las pólizas de crédito a corto plazo se reflejan en el Plan General de Contabilidad en el grupo 5 dentro del subgrupo de 3 con los dígitos ‘520. Además, las pólizas de crédito a corto plazo disponen de un subgrupo de 4 dígitos para este tipo de financiación, el 5201.
Pólizas de Crédito a Largo Plazo
En cuanto a las pólizas de crédito a largo plazo, se engloban en el grupo 1 del Plan General Contable, en el subgrupo de 3 dígitos ‘170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito’. Para ellas, el Plan General de Contabilidad no presenta un desglose a 4 dígitos, pero de cara a contabilizarlas es posible seguir la misma estructura que en las pólizas a corto plazo, registrándolas contablemente en la cuenta ‘1701. Los movimientos contables de una póliza de crédito a largo plazo por la disposición de cantidades deben incluirse en el epígrafe (57) Cuenta de destino de los fondos a (1701) Deudas largo plazo por crédito dispuesto.
Pólizas de Seguro y su Afectación Contable
Los seguros son un elemento fundamental para cubrir los riesgos de una empresa. A través de las pólizas de seguro, las organizaciones pueden protegerse contra una variedad de eventos adversos que podrían afectar sus activos, ingresos y operaciones. Esta póliza generalmente se utiliza para proteger los ingresos de los individuos o empresas que dependen de ellos para mantener su nivel de vida o funcionamiento. Y cuando se produce un siniestro, por muy desastroso que sea este, mitiga en cierto modo las consecuencias negativas.
Lea también: impacto económico en la contabilidad empresarial
¿Qué es la Indemnización del Seguro?
La indemnización de un seguro es el pago que realiza una aseguradora al asegurado o a un beneficiario designado cuando ocurre un siniestro cubierto por la póliza. Este mecanismo es fundamental en el sector asegurador, ya que constituye la base sobre la cual se sostiene la promesa de protección ante pérdidas económicas significativas. La finalidad de la indemnización no es generar un beneficio económico para el asegurado, sino más bien restaurar, en la medida de lo posible, la situación financiera que tenía antes del evento.
El proceso de indemnización de un seguro comienza cuando el asegurado presenta una reclamación tras sufrir un daño o pérdida. La compañía de seguros entonces evalúa el caso para determinar la validez de la reclamación y el monto compensatorio adecuado según los términos de la póliza. Este proceso incluye la verificación del siniestro, la evaluación de los daños y la comprobación de que las circunstancias del incidente se ajustan a las coberturas acordadas en la póliza.
Cuentas Contables Relacionadas con la Indemnización del Seguro
Las cuentas contables relacionadas con la indemnización de los seguros conforme al Plan General Contable son las siguientes:
- 440 - Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir: esta cuenta se utiliza para registrar las cantidades que se esperan recibir como indemnización de seguros, las cuales aún no han sido cobradas. Se activa cuando una empresa tiene derecho a recibir una compensación financiera por parte de una compañía de seguros debido a un siniestro o daño cubierto por una póliza de seguro.
- 778 - Ingresos extraordinarios: esta cuenta contable se emplea para registrar los ingresos que no provienen de la actividad principal de la empresa y que son no recurrentes. En el contexto de las indemnizaciones por seguros, las cuantías recibidas como compensación por daños extraordinarios o por siniestros que exceden las pérdidas ordinarias de operación se consideran ingresos extraordinarios.
Estas dos cuentas son las principales a la hora de contabilizar únicamente la indemnización del seguro. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, dependiendo del uso que se le dé a esta indemnización, se contabilizarán otros asientos. Por ejemplo, en caso de que se produzca un siniestro en uno de los activos de la compañía, se tendrá que dar de baja el activo o reponer por otro en igualdad de condiciones. Por otro lado, si la indemnización se emplea en contratar un servicio para la reparación de algún elemento del continente, se contabilizará el pago por la prestación del servicio (como, por ejemplo, el pago por una rotura de una tubería).
Asientos Contables de una Indemnización del Seguro
Por la contabilización de la indemnización del seguro
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | XXX | |
| 778. Ingresos excepcionales | XXX |
Por el cobro de la indemnización
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572. Bancos | XXX | |
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | XXX |
Por la baja de un elemento de inmovilizado debido a siniestro
Si, en este caso, se declara un siniestro que obliga a dar de baja un elemento de inmovilizado (por ejemplo un coche), se contabilizará de la siguiente manera:
Lea también: cómo el juicio de amparo protege a las personas morales
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | XXX | |
| 671. Pérdidas procedentes del inmovilizado material | YYY | |
| 2XX. Elementos de inmovilizado | XXX + YYY |
Por la reparación de un elemento de inmovilizado
En caso de que, simplemente, la indemnización suponga la reparación de alguno de estos elementos, se contabilizará de la siguiente manera:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 622. Reparaciones y conservación | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 400. Proveedores | XXX + YYY |
Ejemplo de Contabilización de la Indemnización del Seguro
Imaginemos que el 30 de abril de 2X24, una empresa sufre un incendio que daña una de sus máquinas, valorada en 50.000 €, hasta el punto de que queda inservible y deja de funcionar. La aseguradora, tras evaluar el daño, acuerda pagar una indemnización de 40.000 € debido a que la póliza cubre el 80% del valor del activo.
Asiento inicial: Reconocimiento del siniestro
El asiento inicial, donde la aseguradora reconoce el siniestro, es el siguiente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | 40.000 € | |
| 778. Ingresos excepcionales | 40.000 € |
Asiento de abono de la indemnización
En el momento del abono de la indemnización, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572. Bancos | 40.000 € | |
| 440. Deudores por indemnizaciones pendientes de recibir | 40.000 € |
Asiento de baja del activo inmovilizado
La empresa, consciente de que la máquina ya ha dejado de funcionar, decide darla de baja. La empresa la adquirió el 15 de marzo de 2X19 y se había previsto una vida útil de 10 años, de los que ya han transcurrido 5. Su coste de adquisición fue de 100.000 €, y no tiene valor residual. Calculamos primero la amortización acumulada por la máquina hasta ese momento. Cada año, se amortiza 10.000 €, de manera que su amortización diaria es de 27,40 €.
- En 2X19: transcurren 291 días, por lo que acumula una amortización de 7.973,40 €.
- En 2X20: 10.000 €.
- En 2X21: 10.000 €.
- En 2X22: 10.000 €.
- En 2X23: 10.000 €.
- En 2X24: dado que el siniestro se produce el 30 de abril, la empresa da de baja el inmovilizado en ese momento, por lo que su amortización acumulada es de 3.315,40 €.
Amortización acumulada (contabilizada en la cuenta 281): 7.973,40 + 10.000 + 10.000 + 10.000 +10.000 + 3.315,40 = 51.288,80 €.
Es decir, para dar de baja el activo, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 281. Amortización acumulada del inmovilizado material | 51.288,80 € | |
| 671. Pérdidas procedentes del inmovilizado material | 48.711,20 € | |
| 213. Elementos de inmovilizado | 100.000 € |
Tratamiento Fiscal de las Indemnizaciones por Seguros
La recuperación de seguros por eventos como robos, accidentes o daños a la propiedad genera interrogantes sobre su tratamiento en la declaración del Impuesto Sobre la Renta o ISR. Como sabemos, las empresas sufren a menudo contingencias por siniestros o causas de fuerza mayor, por ejemplo, algún desastre natural, un robo, extravío, etc.; en donde se pierden bienes, mercancía o activos (maquinaria, equipo de transporte, equipo de cómputo, entre otros).
En términos del artículo 37 de la LISR, si una empresa (como la empresa ABC, S.A. de C.V. mencionada en el material) recibe un pago de indemnización por un importe de $50,000 y reinvierte ese dinero en un activo de naturaleza análoga al que perdió, no deberá considerar ese importe como ingreso acumulable.
Exclusiones Comunes en Pólizas de Seguro
Es importante conocer que el asegurador no será responsable por los daños y/o gastos legales originados directa o indirectamente en una reclamación en las siguientes circunstancias:
- Mala fe o dolo y retribuciones improcedentes.
- Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a la comisión de cualquier acto criminal o mala conducta intencional, incluido cualquier acto doloso y culpa grave (pero solamente cuando esta se asemeje al dolo). Sin embargo, el asegurador cubrirá los gastos legales derivados de reclamaciones relacionadas con estos eventos, sin incurrir en responsabilidad alguna de pagar los daños por los cuales el asegurado resulte responsable en el curso o al cabo de las reclamaciones. En el caso que el asegurado sea responsable por dolo deberá proceder a rembolsar los gastos legales recibidos del asegurador, de conformidad con la cláusula 7 de esta póliza.
- Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente al hecho de que cualquier asegurado haya obtenido cualquier beneficio o ventaja personal o percibido cualquier remuneración a la cual no tuviese legalmente derecho. Únicamente con respecto a la aplicabilidad de esta exclusión, los hechos concernientes a y el conocimiento que tenga cualquier principal, socio, ejecutivo, director o equivalente organizacional de un asegurado será imputado a otros asegurados.
- Multas y sanciones Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a multas o sanciones pecuniarias o administrativas de cualquier naturaleza impuestas a los asegurados. Sin embargo, la presente póliza cubrirá las multas y sanciones impuestas a un beneficiario del servicio profesional, por un acto erróneo del asegurado.
- Litigios anteriores o pendientes. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a litigios entablados y conocidos con anterioridad a la fecha de reconocimiento de antigüedad a que se refiere esta póliza, o que tengan como base o de cualquier manera sean atribuibles a los mismos hechos, o esencialmente los mismos hechos, que hubiesen sido alegados en cualquiera de dichos litigios, aun cuando hayan sido iniciados contra terceros.
- Circunstancias anteriores. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a hechos, circunstancias, o situaciones que hayan sido conocidas o que razonablemente ha debido de haber conocido el asegurado, en o con anterioridad a la fecha de reconocimiento de antigüedad de esta póliza.
- Seguros anteriores. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a hechos, circunstancias, o situaciones que hayan sido conocidas o que razonablemente ha debido de haber conocido el asegurado, en o con anterioridad a la fecha de reconocimiento de antigüedad de esta póliza.
- Asegurado contra asegurado. Presentada por o en beneficio directo o indirecto de cualquier asegurado amparado bajo esta póliza.
- Daños corporales y bienes tangibles. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a cualquier daño corporal, enfermedad o muerte de una persona, o daños o destrucción de bienes tangibles, no obstante esta exclusión no resultará aplicable a enfermedad mental, emocional o humillación causada a título de perjuicio o lesión personal.
- Entidades relacionadas. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a servicios profesionales desempeñados o prestados por el asegurado para cualquier entidad, sociedad o empresa, si al tiempo de la prestación de los servicios profesionales: El asegurado gerenciaba dicha entidad; El asegurado era un socio, director, o empleado de dicha entidad; El asegurado poseía o posee, directa o indirectamente, 10% o más de tal entidad si la misma fuera pública, o el 30% o más si fuera privada.
- Prácticas antimonopolio y competencia desleal. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a fijación de precios, restricción del comercio, monopolización o competencia desleal.
- Prácticas laborales. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a responsabilidad derivada de incorrectas prácticas laborales.
- Incumplimiento por extralimitación profesional y garantías puras. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a reclamaciones generadas por o resultantes del incumplimiento de obligaciones adquiridas por los asegurados, distintas o que excedan las fijadas por la ley para el ejercicio de los servicios profesionales prestados por el asegurado. Se entienden igualmente excluidas las obligaciones que conlleven la garantía de un resultado específico o las reclamaciones resultantes del incumplimiento de obligaciones de resultado.
- Directores y administradores. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a actividades realizadas por un asegurado que total o parcialmente sirva, como miembro de junta directiva o alto ejecutivo de la firma o de cualquier otra entidad.
- Guerra y terrorismo originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a: Guerra civil o internacional sean estas declaradas o no, invasión, actos de enemigos extranjeros, hostilidades u operaciones bélicas o similares (sin perjuicio de que la guerra haya sido o no declarada), huelga, paros patronales, actos malintencionados de terceros, rebelión, revolución, insurrección, o conmoción civil alcanzado la proporción de, o llegando a constituirse en un levantamiento, poder militar o usurpado. Cualquier acto de terrorismo incluyendo pero no limitado al uso de fuerza o violencia y/o la amenaza de la misma, dirigidos a o que causen daño, lesión, estrago o interrupción o comisión de un acto peligroso para la vida humana o propiedad, en contra de cualquier persona, propiedad o gobierno, con objetivo establecido o no establecido de perseguir intereses económicos, étnicos, nacionalistas, políticos, raciales o intereses religiosos, si tales intereses son declarados o no.
- Contaminación. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a cualquier amenaza, real o supuesta, de descarga, dispersión, filtración, migración, liberación o escape de contaminantes en cualquier ocasión; o cualquier requerimiento, demanda u orden recibida por un asegurado para monitorear, limpiar, remover, contener, tratar o neutralizar, o de cualesquiera fuera la forma responder a, o calcular los efectos de los contaminantes incluyendo pero no limitando a cualquier reclamación, juicio o proceso por o en nombre de una autoridad gubernamental, una parte potencialmente responsable o cualquier otra persona física o entidad por daños debidos a pruebas, monitoreo, limpieza, remoción, contención, tratamiento, desintoxicación o neutralización de los efectos de los contaminantes.
- Discriminación. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a: Discriminación ilegal de cualquier tipo que fuere y cometida frente a clientes y terceros. Humillación o acoso, proveniente de, o relacionada con tal tipo de discriminación.
- Asbestos. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a asbestos, o a cualquier daño corporal o daño a bienes tangibles, causado por asbestos, o presunto acto, error, omisión u obligación que involucre asbestos, su uso, exposición, presencia, existencia, detección, remoción, eliminación, o uso de asbestos en cualquier ambiente, construcción o estructura.
- Reacción nuclear. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a los efectos de explosión, escape de calor, irradiaciones procedentes de la transmutación de núcleos de átomos de radioactividad, así como los efectos de radiaciones provocadas por todo ensamblaje nuclear, así como cualquier instrucción o petición para examinar, controlar, limpiar, retirar, contener, tratar, desintoxicar o neutralizar materias o residuos nucleares.
- Influencia de tóxicos. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a los daños causados por el asegurado cuando este actúe o haya actuado bajo la influencia de tóxicos, intoxicantes, narcóticos, alcaloides o alcohol bien sea que haya sido o no inducido por un tercero.
- Servidores públicos. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a actos del asegurado en su carácter de funcionario o servidor público según lo define la ley 80, 1993 y normas complementarias y/o en ejercicio de cualquier cargo de carácter público.
- Honorarios. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a reclamos motivados en la liquidación y cobro de honorarios profesionales.
- Garantías y obligaciones contractuales. Originada en, basada en, o atribuible directa o indirectamente a las garantías, obligaciones o responsabilidades asumidas por el asegurado bajo contrato, salvo que estas fueran exigibles aun en ausencia de dicho contrato.
- Responsabilidad contractual. Por el incumplimiento de cualquier contrato, garantía, fianza, o promesa, de forma expresa, implícita, real o presunta, incluyendo cualquier responsabilidad asumida por el asegurado de forma real o presunta, a menos que tal responsabilidad le hubiera correspondido al asegurado aún en ausencia de tal contrato, garantía, fianza o promesa.
tags: #que #es #afectacion #poliza #contabilidad