En las licitaciones es muy común que la dependencia o cliente solicite información en los reportes y la mayoría de las veces el campo está disponible en la edición del formato, sin embargo, puede darse el caso que la información requerida no exista al momento de realizar la edición. ¿Qué hacer en este caso? En este artículo se pretende mostrar una herramienta que ha existido desde siempre, sin embargo nunca se ha podido explotar al máximo su potencial, ¿cuál es esta herramienta? es simple, Excel®.
Personalización de columnas desde el sistema
Para mejorar la visualización de la información, el sistema ofrece opciones flexibles. ¿Puedo reorganizar las columnas para visualizar un concepto en una posición específica? Sí, SAE permite reorganizar las columnas para que cada concepto se ubique en la posición que te resulte más conveniente para tu análisis.
Si necesitas añadir datos que no aparecen a simple vista, debes saber ¿cómo puedo abrir la ventana para seleccionar y agregar columnas? El procedimiento es sencillo: haz clic derecho sobre el encabezado de cualquier columna existente; se mostrará una lista con todos los campos disponibles, donde podrás seleccionar y agregar los que necesites.
Uso de Excel para la edición de formatos
Cuando los campos predeterminados no son suficientes, podemos recurrir al diseño externo. Partiendo desde tener un reporte generado como lo presenta SAE, ésta solución que te abrirá los ojos y explotará la cabeza. El proceso para trabajar con el diseño es el siguiente:
- Seleccionar la carpeta de reportes: Para ello, hacemos clic en el menú Inicio - Imprimir - Carpeta de reportes.
- Crear una copia del formato: Haciendo clic en el botón Diseño XLS se muestra el formato o diseño del reporte seleccionado y cuando esté abierto el formato haga clic derecho y seleccione Mover o copiar.
- Cambiar el nombre al formato: Es importante identificar la nueva versión del reporte para su uso posterior.
- Agregar una "tabla" al formato: Este es el punto central del diseño ya que dicha tabla será la que proporcione la información a nuestro formato.
Alineación de columnas y limpieza de reportes
Como todos los que utilizamos SAE, sabemos que, al exportarlo para trabajarlo, nos entrega los datos como si lo hubiéramos impreso en la hoja de cálculo, nos vienen datos que por lo regular no nos interesa, para acabarla repitiendo en varias hojas una y otra vez. Para corregir esto, se recomienda realizar una alineación de columnas mediante los siguientes pasos:
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- Selección masiva de celdas en blanco: Ya con tu información seleccionada, presiona F5 de tu teclado, aparecerá una ventana de “ir a”, presiona “Especial…” y aparecerá otra ventana donde lo único que debes hacer es seleccionar donde dice “Celdas en blanco” y presionar aceptar.
- Eliminar y desplazar: En tu mouse da clic derecho y “Eliminar…”, aparecerá una ventana, selecciona “Desplazar las celdas hacia la izquierda” y presiona aceptar. Notarás que ya alineamos tu información.
Generación de reportes de emisión
Generar reporte de emisión de facturas sirve para consultar de manera clara y ordenada las facturas que se han emitido en un período específico. Al utilizar este reporte, puedes revisar el historial de facturación, validar que las operaciones se hayan realizado correctamente y apoyar el control administrativo de tu negocio.
Para obtener un documento útil, puedes seguir estos criterios de ordenamiento en el sistema:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Filtro general | Permite filtrar por documentos, clientes, vendedores o moneda. |
| Especificar período | Realiza la selección por medio de la fecha de aplicación de los documentos. |
| Ordenar información | Selecciona el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte de manera ascendente o descendente. |
Este ordenamiento es capaz de realizarlo seleccionando el campo o columna por la que deseas ordenar el reporte; el sistema te permitirá ordenar los elementos seleccionados de manera ascendente o, en su caso, descendente; por omisión, el sistema los ordena de manera ascendente.
Finalmente, recuerda que registrar o dar de alta facturas te permite documentar correctamente tus ventas y emitir comprobantes fiscales válidos para tus clientes, manteniendo organizadas tus operaciones.
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