El ajuste anual de ISR por sueldos y salarios es una obligación que la empresa debe realizar para el cierre fiscal de una empresa. Aunque ocurre cada año, no siempre se entiende bien qué implica, cuándo debe realizarse o qué responsabilidades tiene la empresa frente a este cálculo.
Para recursos humanos y finanzas, este procedimiento tiene impacto directo en la nómina, el cumplimiento fiscal y la relación con los colaboradores. Un cálculo incorrecto puede generar diferencias de ISR, pagos pendientes o incluso observaciones por parte de la autoridad. Por eso, más que un trámite administrativo, el ajuste anual debe verse como parte del control fiscal y operativo de la empresa.
¿Qué es el Ajuste Anual de Sueldos y Salarios?
El ajuste anual de sueldos y salarios es el cálculo definitivo del ISR que corresponde pagar a un trabajador asalariado al cierre del ejercicio fiscal. Su objetivo es comparar lo que realmente debía retenerse durante el año contra lo que efectivamente se retuvo mes a mes en nómina.
Durante el año, las empresas realizan retenciones provisionales de ISR con base en cada periodo de pago. Sin embargo, estas retenciones pueden variar dependiendo de bonos, cambios salariales, incapacidades o ingresos extraordinarios. Es ahí donde entra el ajuste anual. Este procedimiento permite identificar si:
- Se retuvo ISR de más
- Se retuvo ISR de menos
- El cálculo anual coincide correctamente
Cuando existen diferencias, estas deben reflejarse dentro de la nómina correspondiente al cierre del ejercicio.
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¿Cuándo se Realiza el Ajuste Anual de Sueldos y Salarios?
Se recomienda aplicar este proceso anual en los últimos días de diciembre, después del pago del Aguinaldo, para que se puedan considerar todos los ingresos y retenciones del ejercicio. Es recomendable que se realice en diciembre para considerar todas las percepciones y retenciones realizadas en el ejercicio, así como también asegurar que todas las retenciones hayan sido timbradas correctamente. En caso contrario, es necesario realizar las correcciones. A esa altura ya quedaron registrados salarios, bonos, comisiones, incapacidades y cualquier otro movimiento que haya afectado las retenciones del trabajador. Eso permite revisar si el ISR retenido durante el año realmente coincide con lo que correspondía pagar al final del ejercicio.
Para equipos de RRHH y nómina, este proceso suele comenzar antes del cierre oficial. No es raro que semanas previas se revisen diferencias, acumulados o datos fiscales para evitar errores al momento de timbrar la última nómina del año.
También hay casos donde el ajuste no lo realiza directamente la empresa. Por ejemplo, cuando una persona cambia de trabajo durante el año o deja la organización antes de diciembre, el cálculo anual puede quedar en manos del propio trabajador mediante su declaración anual ante el SAT. Por eso, más que una tarea aislada de fin de año, este ajuste forma parte del control fiscal continuo que la empresa mantiene sobre su nómina.
¿Es Obligatorio el Ajuste Anual de Sueldos y Salarios?
Sí, en muchos casos el patrón está obligado a realizar el ajuste anual de sueldos y salarios conforme a lo establecido en la Ley del ISR. Esta obligación aplica principalmente cuando el trabajador prestó servicios durante todo el ejercicio fiscal y percibió ingresos únicamente por salarios. El objetivo es asegurar que el ISR retenido durante el año coincida con el impuesto anual definitivo del colaborador. Si existen diferencias y la empresa no realiza el ajuste correctamente, pueden generarse problemas fiscales tanto para el patrón como para el trabajador.
Sin embargo, hay situaciones donde el cálculo anual no corresponde al empleador. Por ejemplo:
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- Trabajador con ingresos adicionales.
- Cambio de empleo durante el año.
- Ingresos superiores al límite establecido por SAT.
- Informar al patrón, antes del 31 de Diciembre del año de que se trate, la presentación de la declaración anual por su cuenta.
No cumplir correctamente con este proceso puede derivar en diferencias fiscales, aclaraciones ante el SAT o recargos posteriores.
¿A Quién se le Debe Realizar el Cálculo Anual de ISR?
Para que el patrón pueda realizar dicho proceso el empleado debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Trabajadores activos al cierre del ejercicio fiscal que hayan sido contratados bajo el régimen de sueldos y salarios o asimilados.
- Que hayan trabajado todo el año en la empresa.
- Que no tengan un segundo patrón de forma simultánea.
- Que sus ingresos anuales sean inferiores o iguales a $400,000.00.
Los trabajadores a quienes no les resulta aplicable lo anterior; de conformidad con el artículo 97, se tratan de aquellos colaboradores que hubiesen:
- Iniciado la relación laboral después del 1o. de Enero o concluido antes del 1o. de Diciembre del ejercicio fiscal de que se trate.
- Obtenido ingresos mayores a los cuatrocientos mil pesos anuales.
- Informado a su patrón, antes del 31 de Diciembre del año de que se trate, la presentación de la declaración anual por su cuenta.
Es importante recordar que los empleadores que realicen pagos por concepto de sueldos y salarios están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales, de carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual. Sin embargo, no se efectúa la retención a personas que únicamente reciban el salario mínimo general al mes. El ajuste anual es obligatorio según los artículos 97 y 99 fracción II de la LISR para trabajadores que prestaron servicios del 1 de enero al 30 de noviembre con ingresos no superiores a $400,000.
¿Cómo se Calcula el Ajuste Anual de ISR?
Para el proceso de determinar el cálculo anual es importante saber que todos los pagos de los trabajadores deben estar timbrados y en su caso haber realizado las correcciones de los CFDI con errores. Una vez que se tenga toda la información correcta, procederemos a realizar el cálculo anual de sueldos y salarios:
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Primer Paso: Concentración de Percepciones y Retenciones
El primer paso consiste en concentrar todas las percepciones gravadas y exentas que recibió la persona trabajadora durante el ejercicio fiscal. Es importante validar que los CFDI de nómina estén correctamente timbrados y, en su caso, corregir cualquier error antes de realizar el cálculo anual. Con esta información se determina el ingreso gravable anual, las percepciones exentas y el ISR retenido durante el año.
Por ejemplo:
| Concepto | Gravado | Exento |
|---|---|---|
| Sueldo | $50,000 | $0 |
| Prima Vacacional | $1,287 | $1,759.65 |
| Aguinaldo | $1,230 | $3,519.30 |
| PTU | $550 | $1,759.65 |
| Horas Extras | $120 | $120 |
| Total | $53,187.00 | $7,158.60 |
Este importe corresponde a la suma del ISR retenido al trabajador en cada periodo de nómina durante el ejercicio fiscal:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Sumatoria de ISR retenido mes con mes | $2,900 |
Segundo Paso: Cálculo del ISR Anual
El segundo paso es calcular el ISR de la base gravable anual con la tabla anual de ISR con la finalidad de obtener un impuesto anual. La aplicación del ISR en la nómina en México es un proceso clave que implica la retención y posterior pago de este impuesto por parte de las empresas. Se consultan las tablas y tarifas proporcionadas por la autoridad tributaria, en este caso, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México.
Para nuestro ejemplo, con una base gravable anual de $53,187.00:
- Base gravable anual: $53,187.00
- (-) Límite inferior: $10,135.12
- (=) Excedente límite inferior: $43,051.88
- (x) % excedente límite inferior: 6.4%
- (=) Impuesto marginal: $2,755.32
- (+) Cuota fija: $194.59
- (=) ISR causado: $2,949.91
Tercer Paso: Generación de la Diferencia de ISR
El tercer paso es generar la diferencia entre la sumatoria de ISR retenido de forma mensual vs el ISR anual determinado. Este procedimiento está fundamentado en el artículo 97 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y permite identificar si existe un saldo a cargo o a favor del trabajador.
Retomando el ejemplo anterior:
- Sumatoria de ISR retenido mes con mes: $2,900
- ISR anual causado: $2,949.91
- Diferencia de ISR: $49.91
En este ejemplo, el resultado genera un ISR a cargo para el trabajador derivado del cálculo anual. Cuando esta diferencia se descuenta en nómina, debe registrarse correctamente dentro del CFDI de nómina utilizando las claves y procedimientos vigentes establecidos por el SAT para el ajuste anual de ISR por sueldos y salarios.
Para registrar la clave correspondiente al ISR derivado del ajuste anual dentro del Nodo: Deducción del CFDI de nómina, se debe utilizar la clave “101” del catálogo Tipo Deducción publicado por el SAT. En la descripción del concepto puede utilizarse una referencia como: “ISR derivado del ajuste anual”. En el campo Importe debe registrarse el monto del ISR anual a cargo del trabajador determinado mediante el cálculo anual de ISR. En este ejemplo, el importe corresponde a $49.91. Clave Deducción: 101, Importe: $49.91.
Comprensión y Aplicación de Saldos: A Cargo y a Favor
Paso 1: Identifica el tipo de diferencia resultante del ajuste anual
La diferencia resultante determina las acciones que el patrón debe ejecutar en febrero de 2026. Comprender correctamente el tipo de saldo es fundamental para aplicar las claves de timbrado correctas en el CFDI de nómina versión 4.0 y cumplir con las obligaciones fiscales dentro del plazo establecido.
Saldo a cargo: El empleado debe ISR al SAT
Un saldo a cargo ocurre cuando el ISR retenido mensualmente durante 2025 fue menor al ISR anual calculado con la tarifa del artículo 152 LISR. Esto significa que el trabajador pagó menos impuestos de los que legalmente le correspondían y debe cubrir la diferencia.
Ejemplo práctico: Con una base gravable de $224,100.00, se aplica la tasa del 21.36% sobre la diferencia de $38,247.42, resultando en un saldo a cargo de $1,504.78 que debe enterarse en febrero de 2026. Este monto se descontará de las nóminas subsecuentes del trabajador respetando los límites legales establecidos en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo.
Saldo a favor: El SAT debe reintegro al empleado
Un saldo a favor se presenta cuando el ISR retenido mensualmente durante 2025 fue mayor al ISR anual calculado. El trabajador pagó más impuestos de los necesarios y tiene derecho a recuperar ese excedente mediante la compensación de ISR a favor. Conforme al artículo 97 LISR, este saldo se compensa contra las retenciones de ISR del mes de diciembre y sucesivas en el ejercicio 2026. El patrón debe aplicar este reintegro en las nóminas subsecuentes utilizando la clave de otro pago 001 en el CFDI de nómina, devolviendo gradualmente el monto al trabajador.
Paso 2: Aplicar saldo a cargo respetando límites legales (Art. 110 LFT)
El patrón debe enterar las diferencias a cargo a más tardar en febrero del año siguiente, descontando el saldo del trabajador en las nóminas subsecuentes de 2026. Este descuento no puede realizarse de manera arbitraria; debe respetar estrictamente el límite del 30% del excedente del salario mínimo establecido en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo. El procedimiento correcto protege los derechos del trabajador mientras garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Aplicar descuentos que excedan el límite legal constituye una violación laboral que puede derivar en sanciones para el patrón y conflictos con el empleado.
Cálculo del límite de descuento permitido
Para calcular el 30% del excedente del salario mínimo, primero determina cuánto gana el trabajador por encima del salario mínimo vigente. En 2025, el salario mínimo es de $278.80 diarios.
Caso práctico: Un empleado gana $15,000 mensuales y tiene un saldo a cargo de $4,500. Su salario quincenal es $7,500. El salario mínimo quincenal equivale a $4,182 ($278.80 × 15 días). El excedente es $3,318 ($7,500 - $4,182). El descuento máximo permitido por quincena es $995.40 ($3,318 × 30%). Para saldar los $4,500, se requieren aproximadamente 5 quincenas, descontando $995.40 en las primeras cuatro y $518.40 en la quinta.
Clave de timbrado para descuentos por ISR a cargo
En el CFDI de nómina versión 4.0, debes usar la clave de deducción 002 (ISR) para documentar los descuentos por saldo a cargo del ajuste anual. Este es uno de los errores más frecuentes en la aplicación de diferencias: utilizar claves incorrectas o no documentar adecuadamente el descuento. Las diferencias se enteran mediante el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT. El timbrado correcto garantiza que tanto el trabajador como la autoridad fiscal tengan registro preciso de la retención anual de sueldos y salarios, evitando discrepancias en las declaraciones mensuales y anuales.
¿Qué hacer si el saldo excede el límite mensual?
Cuando el saldo a cargo supera el monto que legalmente puedes descontar en una sola quincena o mes, debes prorratear el descuento en múltiples periodos hasta saldar completamente la diferencia. Calcula el descuento máximo permitido para cada periodo de pago y aplícalo consistentemente. Documenta cada descuento parcial en el CFDI de nómina correspondiente usando la clave 002. Mantén un registro detallado del saldo pendiente para asegurar que el trabajador no sea descontado en exceso ni quede saldo sin enterar al SAT.
Paso 3: Aplicar saldo a favor mediante compensación mensual
Cuando resulta un saldo a favor del trabajador, el artículo 97 LISR establece que se compensa contra las retenciones de ISR del mes de diciembre y sucesivas en el ejercicio 2026. Este procedimiento permite que el empleado recupere gradualmente el impuesto pagado en exceso durante 2025. El patrón actúa como intermediario, reintegrando el saldo a favor en las nóminas subsecuentes en lugar de que el trabajador tenga que solicitarlo directamente al SAT mediante declaración anual. Este mecanismo agiliza la devolución y reduce la carga administrativa tanto para el empleado como para la autoridad fiscal.
Clave de timbrado para reintegro de ISR (Otro pago 001)
Este es el error más común en la aplicación de saldos a favor: utilizar una clave de timbrado incorrecta o no documentar adecuadamente el reintegro. En el CFDI de nómina versión 4.0, debes usar obligatoriamente la clave de otro pago 001 (Reintegro de ISR pagado en exceso). No confundas esta clave con deducciones ni con otros conceptos de nómina. La clave 001 identifica específicamente el reintegro de ISR retenido en exceso y permite que el SAT rastree correctamente la compensación. Documentar incorrectamente este concepto genera discrepancias en las declaraciones y puede derivar en requerimientos de la autoridad fiscal.
Ejemplo numérico de compensación de saldo a Favor
Supongamos que un trabajador tiene un saldo a favor de $3,200 resultante del ajuste anual 2025. En febrero de 2026, su ISR calculado es de $1,800. En lugar de retener esos $1,800, el patrón retiene $0 y reintegra $1,400 adicionales ($3,200 - $1,800) mediante la clave 001. Para 2026, el límite superior del primer escalón de la tabla ISR se aumentó a $10,135.11 pesos mensuales con tasa del 1.92%, un ajuste del 13% por inflación acumulada. Esta actualización de la tarifa anual del artículo 152 afecta el cálculo de retenciones mensuales y puede generar nuevos saldos a favor en el ejercicio actual.
Registro, Entero de Diferencias y Casos Especiales
Paso 4: Registrar y enterar las diferencias ante el SAT
El artículo 99, fracción II de la LISR, establece las obligaciones del patrón para reportar las diferencias del ajuste anual en las declaraciones mensuales y anuales. Debes enterar las diferencias a cargo mediante el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT a más tardar el 28 de febrero de 2026. Este reporte debe reflejar con precisión tanto los saldos a cargo enterados como los saldos a favor compensados durante el mes. La documentación correcta en el CFDI de nómina versión 4.0 es fundamental para que tus declaraciones coincidan con los comprobantes emitidos a los trabajadores. Verifica que todos los movimientos relacionados con el ajuste anual estén correctamente clasificados con las claves 002 (deducciones por saldo a cargo) y 001 (reintegros por saldo a favor). Las discrepancias entre timbrado y declaraciones son una de las principales causas de requerimientos del SAT en materia de nómina.
Paso 5: Casos especiales y excepciones
Existen situaciones atípicas que requieren un tratamiento diferente en la aplicación de diferencias del ajuste anual. Identificar correctamente estos casos especiales evita errores administrativos, descuentos indebidos y conflictos laborales con trabajadores que no deberían estar sujetos al procedimiento estándar.
Empleados que terminaron relación laboral en enero 2026
No se les aplica ajuste anual a trabajadores que terminaron su relación laboral antes del 1 de diciembre de 2025, salvo que hayan solicitado por escrito al patrón realizarlo conforme al artículo 97 LISR. Si un empleado renunció o fue despedido en enero de 2026, ya no está en nómina cuando se aplican las diferencias en febrero. Aplicar descuentos o reintegros a ex-empleados genera complicaciones administrativas significativas. Si ya calculaste el ajuste para alguien que se fue en enero, no procedas con descuentos ni reintegros. Si existe saldo a cargo y el trabajador no solicitó el ajuste, la obligación de presentar declaración anual recae en él directamente.
Trabajadores con dos o más patrones simultáneos
Cuando un empleado trabajó simultáneamente para dos o más patrones durante 2025, cada patrón realiza el ajuste anual considerando únicamente los ingresos gravados y exentos de ISR que le pagó. Sin embargo, el cálculo individual puede no reflejar la situación fiscal real del trabajador. El empleado debe presentar su declaración anual personal considerando todos los ingresos percibidos de todos los patrones. En esta declaración se determina el ISR definitivo y cualquier diferencia adicional a cargo o a favor. Los ajustes realizados por cada patrón son provisionales y se acreditan en la declaración anual del trabajador.
Trabajadores que iniciaron servicios después del 1 de enero de 2025
No se realiza ajuste anual para trabajadores que iniciaron servicios después del 1 de enero de 2025, conforme a las excepciones establecidas en el artículo 97 LISR. Un empleado que ingresó en marzo, por ejemplo, no cumple el requisito de haber prestado servicios desde el inicio del ejercicio fiscal. Estos trabajadores deben presentar su propia declaración anual si desean recuperar algún saldo a favor o regularizar su situación fiscal. Aplicar el ajuste anual a empleados que no cumplen los requisitos temporales constituye un error que puede generar discrepancias en las declaraciones y confusión en los registros del SAT.
Errores Comunes e Impacto en la Nómina
Aunque el cálculo ocurre cada año, los errores siguen siendo bastante comunes, sobre todo en empresas donde la nómina se maneja con procesos manuales o información dispersa. El problema es que una diferencia pequeña puede terminar impactando CFDI, retenciones o revisiones fiscales posteriores. Uno de los errores más frecuentes tiene que ver con percepciones que no se integran correctamente al cálculo anual. Bonos, comisiones, pagos extraordinarios o subsidios al empleo suelen generar inconsistencias cuando no están bien acumulados dentro del sistema.
También influye mucho la calidad de la información del colaborador. Datos fiscales desactualizados, cambios no registrados o movimientos mal capturados terminan afectando directamente el resultado del ajuste. En empresas con alta rotación o distintos esquemas de pago, el riesgo aumenta todavía más. Cuando hay múltiples ingresos, cambios de patrón o pagos variables durante el año, el cálculo requiere mayor control y validación interna. Además del impacto fiscal, estos errores pueden generar diferencias en CFDI de nómina, aclaraciones ante el SAT y una carga operativa innecesaria para RRHH y finanzas.
Para muchas personas, el efecto más visible del ajuste anual de sueldos y salarios aparece directamente en su recibo de nómina. Dependiendo del cálculo final, el trabajador puede tener un saldo a favor o un saldo en contra de ISR. Cuando existe saldo a favor, significa que durante el año se retuvo más impuesto del que correspondía y la diferencia puede devolverse dentro de la nómina. Si ocurre lo contrario, el colaborador verá una retención adicional al cierre del ejercicio.
Aunque técnicamente es un cálculo fiscal, el impacto también es operativo y humano. Un ajuste inesperado puede generar dudas o molestias si no existe comunicación clara sobre por qué ocurrió la diferencia. Por eso, muchas empresas acompañan este proceso con explicaciones simples sobre cómo funciona el cálculo anual y cómo se refleja dentro de los recibos de nómina. Esto ayuda a evitar confusiones y mejora la percepción del proceso entre los colaboradores.
Cómo la Tecnología Puede Facilitar el Ajuste Anual de Sueldos y Salarios
A medida que crece la plantilla laboral, realizar el cálculo anual de forma manual se vuelve mucho más complejo. La tecnología ayuda precisamente a reducir esa carga operativa y a disminuir el margen de error en procesos fiscales sensibles. Los sistemas de nómina permiten automatizar cálculos, validar acumulados y mantener alineada la información entre recibos, CFDI y obligaciones fiscales ante el SAT. Esto facilita que el ajuste anual se realice con datos más consistentes y menos intervención manual.
Además de ahorrar tiempo, automatizar este proceso ayuda a detectar diferencias antes del cierre del ejercicio y reduce riesgos relacionados con retenciones incorrectas o información incompleta. Al elegir software de nómina, muchas empresas ya consideran funciones específicas como:
- Automatización de cálculo anual de ISR
- Integración con CFDI y SAT
- Validación de acumulados y subsidios
- Historial completo de movimientos del trabajador
- Actualización fiscal automática
Más allá de la tecnología en sí, el objetivo es tener mayor control sobre un proceso que impacta directamente cumplimiento, operación y experiencia del colaborador. Calcular manualmente el tope del 30% del artículo 110 LFT para cada empleado con saldo a cargo consume tiempo valioso y aumenta el riesgo de errores. Fortia calcula automáticamente el límite de descuento permitido, aplica las claves de timbrado correctas (002 para deducciones y 001 para reintegros) en el CFDI de nómina versión 4.0 y genera los reportes necesarios para el formato electrónico “ISR retenciones por salarios” del SAT.
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