Desde los orígenes de la humanidad siempre ha existido la necesidad de contabilizar y administrar los recursos disponibles. Se tienen evidencias descubiertas por arqueólogos que comprueban, como en la antigua Grecia realizaban listas que reflejaban con tildes, puntos y círculos la disponibilidad y los movimientos de mercancías, finanzas y alimentos. Siglos después la metodología fue mejorando hasta nuestros días, donde se le conoce con el nombre de auditoría, existiendo diferentes modalidades, pero siempre con el mismo fin.
Definición y Alcance de la Auditoría Informática
El alcance de la auditoría expresa los límites de la misma. Debe existir un acuerdo muy preciso entre auditores y clientes sobre las funciones, las materias y las organizaciones a auditar. A los efectos de acotar el trabajo, resulta muy beneficioso para ambas partes expresar las excepciones de alcance de la auditoría, es decir, cuáles materias, funciones u organizaciones no van a ser auditadas. Tanto los alcances como las excepciones deben aparecer al comienzo del informe final.
Importancia de la Auditoría Informática
La auditoría informática reviste vital importancia en el correcto desempeño de los sistemas de información, así como de los niveles de seguridad. Los avances tecnológicos en informática y computación están en continua mejora. Condición que genera limitaciones para desarrollar nuevas oportunidades comerciales y conlleva a cometer posibles errores. También permite realizar inventarios, revisar los mecanismos de control y gestión. En cuanto al hardware, se puede conocer qué tipo de procesador tiene las computadoras, la memoria, service packs, capacidad de almacenamiento, particiones y medios usados. Es la que se realiza a lo interno de la empresa.
¿Cómo se realiza una auditoría informática?
Las personas que realizan la auditoría han de conocer con la mayor exactitud posible los objetivos a los que su tarea debe llegar. Deben comprender los deseos y pretensiones del cliente, de forma que las metas fijadas puedan ser cumplidas. Una vez definidos los objetivos específicos, éstos se añadirán a los objetivos generales y comunes de toda auditoría informática: la operatividad de los sistemas y los controles generales de gestión informática.
Fases clave del proceso de auditoría
- Análisis Preliminar: Antes de iniciar cualquier proceso, se realiza un análisis general de la organización objeto de la auditoría. Para realizar dicho estudio ha de examinarse las funciones y actividades generales de la informática. Para el equipo auditor, el conocimiento de quién ordena, quién diseña y quién ejecuta es fundamental.
- Recopilación de Información: En esta etapa se recaba toda la información relevante referente a la organización a auditar. La información es de todo tipo, pero se deberá hacer hincapié en las áreas relacionadas con los SI.
- Planificación: La fase de planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan podido encontrar en la toma de contacto. Es importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos. El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la auditoría, que será recogido en un documento formal denominado plan de auditoría. Se puede limitar el alcance del proceso auditor por razones como indisponibilidad de recursos, cercanía a otros procesos auditores o imposibilidad de perturbar en un momento crítico una determinada área.
- Captación de Información: Ésta es la fase de captación de información. Para evitar en lo posible que la información se vea empañada por las opiniones personales del auditor, éste posee una serie de herramientas para sistematizar el proceso de observación. Durante toda esta fase se establece un estrecho contacto con el personal de la organización. Es importante mantener una correcta disposición de escucha activa y respeto por las opiniones de las personas que deben utilizar los sistemas.
- Análisis y Diagnóstico: Cuando se ha terminado la recopilación de datos se procede al análisis de los mismos, con el fin de efectuar la identificación de los puntos débiles y los fuertes. El diagnóstico debe basarse en datos objetivos, presentados en forma de cifras, medidas estadísticas, casos extraídos tal cual de la vida de la organización, sucesos concretos, etc. No deben permitirse los juicios de valor que puedan derivarse de los gustos u opiniones personales del auditor.
- Presentación de Conclusiones: La presentación de conclusiones es un proceso a realizar en pasos sucesivos, de menor a mayor alcance. Primeramente se efectuarán rondas por áreas, informando de las conclusiones provisionales a las personas afectadas, de forma que puedan dar su opinión y que ésta se vea reflejada en la conclusión final.
- Plan de Acciones Correctivas: El responsable del área auditada deberá preparar un plan de acciones correctivas que presentará al auditor en un plazo no superior a 15 días tras la presentación del informe. Este plan será la base para la definición y puesta en marcha de acciones correctivas.
- Seguimiento y Verificación: El auditor realizará el seguimiento de las acciones correctivas abiertas hasta su resolución final con el objeto de verificar que se han tomado las medidas oportunas para corregir las desviaciones detectadas.
Elementos clave para el equipo auditor
- Organigrama: El organigrama expresa la estructura oficial de la organización a auditar.
- Departamentos: Se entiende como departamento a los órganos que siguen inmediatamente a la Dirección. El equipo auditor describirá brevemente las funciones de cada uno de ellos.
- Relaciones jerárquicas y funcionales: El equipo auditor verificará si se cumplen las relaciones funcionales y jerárquicas previstas por el organigrama.
- Número de puestos de trabajo: El equipo auditor comprobará que los nombres de los puestos de trabajo de la organización corresponden a las funciones reales distintas.
- Número de personas por puesto de trabajo: Es un parámetro que los auditores informáticos deben considerar.
- Situación geográfica de los sistemas: Se determinará la ubicación geográfica de los distintos centros de proceso de datos en la empresa.
- Arquitectura y configuración de hardware y software: Cuando existen varios equipos, es fundamental la configuración elegida para cada uno de ellos, ya que los mismos deben constituir un sistema compatible e intercomunicado.
- Inventario de hardware y software: El auditor recabará información escrita, en donde muestran todos los elementos físicos y lógicos de la instalación.
- Comunicación y redes de comunicación: En el estudio inicial los auditores dispondrán del número, situación y características principales de las líneas, así como de los accesos a la red pública de comunicaciones.
Herramientas del auditor
- Cuestionarios.
- Modelos de entrevistas.
- Técnicas psicológicas de grupos.
- Modelos matemáticos, ejemplo: CPE (Computer Performance Evaluation).
- Simulaciones del comportamiento de sistemas a construir.
- Programas de registro de actividad de dispositivos y redes de comunicaciones.
- Modelos de comportamiento y de análisis organizacional.
Los informes finales de los auditores dependen de sus capacidades para analizar las situaciones de debilidad o fortaleza de los diferentes entornos. Para esto, suele ser lo habitual comenzar solicitando las respuestas de cuestionarios preimpresos que se envían a las personas concretas que el auditor cree adecuadas, sin que sea obligatorio que dichas personas sean las responsables oficiales de las diversas áreas a auditar. Estos cuestionarios no pueden ni deben ser repetidos para instalaciones distintas, sino diferentes y muy específicos para cada situación, y muy cuidadosos en su fondo y su forma.
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El auditor comienza a continuación las relaciones personales con el auditado. Mediante "entrevistas" en las que no se sigue un plan predeterminado ni un método estricto de sometimiento a un cuestionario. La entrevista es una de las actividades personales más importante del auditor; en ellas, éste recoge más información, y mejor matizada que la proporcionada por medios propios puramente técnicos o por las respuestas escritas a cuestionarios. Aparte de algunas cuestiones menos importantes, la entrevista entre auditor y auditado se basa fundamentalmente en el concepto de interrogatorio; es lo que hace un auditor, interroga y se interroga a sí mismo.
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