En el mundo empresarial es habitual que se organicen comidas con clientes, prospectos o aliados comerciales como parte de las estrategias de desarrollo de negocio. Invitar a un cliente a comer es una práctica comercial común, y la mayoría de los empresarios asumen que el costo total de la comida es un gasto de negocio 100% deducible. Sin embargo, esta es una de las creencias más extendidas y erróneas en el mundo fiscal mexicano. La realidad es muy diferente y conocerla puede evitarte sorpresas en tus cálculos de impuestos.
Los gastos de consumo en restaurantes pueden ser deducibles para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR), pero están sujetos a ciertas limitaciones y requisitos establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y el Reglamento de la LISR (RLISR).
Deducibilidad General de Consumos en Restaurantes (No Viáticos)
Limitaciones para el ISR
La Ley del ISR, en su artículo 28, fracción XX, establece una limitante muy clara: para los consumos en restaurantes, solo será deducible el 8.5% del monto total de la compra. Esta regla no es nueva y su objetivo es limitar la deducción de gastos que podrían tener un componente de entretenimiento personal más que de negocio estricto. El numeral 28, fracción XX, de la LISR precisa que no es deducible el 91.5 % de los consumos en restaurantes.
Para que la deducción del 8.5 % restante sea válida, el pago debe realizarse con tarjeta de crédito, débito, servicios o mediante monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por lo tanto, los pagos en efectivo no serán deducibles. Adicionalmente, el numeral 61 del RLISR señala que, para que las erogaciones por este concepto sean deducibles, el pago debe llevarse a cabo con tarjetas de crédito, débito o servicios, o mediante monederos electrónicos, siempre a nombre del contribuyente que busque la deducción. Es necesario conservar la documentación que respalde dichos pagos, cumpliendo con los demás requisitos fiscales. Asimismo, la regla 3.3.1.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2024 indica que el requisito de deducibilidad para pagos superiores a $2,000.00 debe cumplirse mediante cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito, servicios o monederos electrónicos autorizados por el SAT, siempre que el acreedor reciba una contraprestación en dinero.
Por ejemplo, si el importe de consumos en restaurantes (sin incluir IVA) es de $4,800.00, el porcentaje deducible de gastos por consumos en restaurantes es del 8.5 %, lo que resulta en un importe deducible de consumos en restaurantes de $408.00.
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Acreditamiento del IVA
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se pague por consumos en restaurantes es acreditable en la misma proporción en que el gasto sea parcialmente deducible para los fines del ISR, de conformidad con el artículo 5, fracción I, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Gastos de Representación
Los gastos de representación son aquellas erogaciones realizadas con el propósito de promover o mantener relaciones comerciales. Esto incluye comidas con clientes, regalos institucionales o atenciones personales. El Artículo 28, fracción IV, de la Ley del ISR establece de manera clara que los gastos de representación no son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta. Sin embargo, dentro de ese marco restrictivo, la propia ley prevé una excepción para uno de los ejemplos más frecuentes de gasto de representación: los consumos en restaurantes. Aunque conceptualmente también son representativos, la fracción XX del Artículo 28 de la LISR permite deducir hasta un 8.5% del gasto total. Para que esta deducción proceda, el gasto debe pagarse mediante tarjeta de crédito, débito, de servicios o con monederos electrónicos autorizados por el SAT, y debe estar debidamente documentado mediante un CFDI emitido a nombre del contribuyente. Este tratamiento especial posiciona a los consumos en restaurantes como una excepción puntual al principio general de no deducibilidad que rige para los gastos de representación.
Deducibilidad de Alimentación como Viáticos
¿Qué son los Viáticos?
Como es bien sabido, los viáticos son en principio deducibles para el cálculo del impuesto sobre la renta y, en algunos casos, acreditables para el IVA (Impuesto al Valor Agregado). Por otro lado, los viáticos son los gastos que incurre un trabajador o prestador de servicios cuando se traslada fuera del lugar habitual donde presta sus funciones. Los gastos de consumo en restaurantes serán deducibles bajo otros lineamientos cuando se trate de viáticos siempre que cumplan con los requisitos de la fracción quinta del artículo 28 de la LISR y que no excedan de los límites correspondientes. Sin embargo, es crucial cumplir con ciertos requisitos y salvedades para que la deducción sea válida.
Requisitos Generales para la Deducibilidad de Viáticos
- Finalidad del Gasto: Los viáticos deben estar relacionados con la actividad del contribuyente, ya sea como persona física o moral.
- Distancia: Los gastos no son deducibles si se incurre en ellos dentro de una franja de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente. Para que los viáticos o gastos de viaje sean deducibles, el beneficiario debe desplazarse fuera de la zona de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente. El artículo 57 del RLISR precisa que el "establecimiento del contribuyente" se refiere al lugar donde normalmente presta servicios la persona beneficiaria de los viáticos.
- Relación Laboral: Es fundamental que exista una relación laboral formal, ya sea mediante un contrato individual de trabajo o un contrato de prestación de servicios. Las personas beneficiarias deben tener una relación laboral con el contribuyente conforme al Capítulo I del Título IV de la LISR, o prestar servicios profesionales.
- Comprobantes Fiscales: Siempre se debe solicitar un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por parte de la persona que recibe el viático. Los gastos deben estar respaldados con un comprobante fiscal en territorio nacional o con la documentación correspondiente si se trata de erogaciones en el extranjero. Además, tiene que proporcionar una relación de gastos con los comprobantes fiscales respectivos, excepto aquellos emitidos en el extranjero, que deberán cumplir con los requisitos establecidos por el SAT. Cuando los viáticos beneficien a personas que presten servicios profesionales, los CFDI deben emitirse a nombre del contribuyente. Si benefician a personas con servicios subordinados, los comprobantes pueden estar a nombre de dichas personas, cumpliendo con el requisito de respaldo fiscal.
- Forma de Pago: El pago tiene que efectuarse con tarjeta de crédito de la persona encargada del viaje.
- Finalmente, es recomendable elaborar un documento que detalle los gastos erogados o una minuta de trabajo en la que se desglosen para garantizar una deducción adecuada.
Límites Específicos para Alimentación y Hospedaje en Viáticos
Tratándose de alimentación durante viajes, el artículo 36, fracción III, de la LISR establece límites máximos de deducción:
- Para gastos de alimentación, son deducibles hasta por un importe diario máximo de $750.00 pesos por persona en territorio nacional.
- Para gastos de alimentación, son deducibles hasta por un importe diario máximo de $1,500.00 pesos en el extranjero, siempre que se acompañe con comprobante fiscal o la documentación que respalde hospedaje o transporte.
- Los gastos de hospedaje son deducibles hasta $3,850 pesos diarios en el extranjero.
Exención para el Beneficiario
Según el artículo 93, fracción 17 de la ley del impuesto sobre la renta, los ingresos por viáticos son exentos solo si se comprueba su erogación en beneficio del patrón, respaldados por comprobantes fiscales.
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Consideraciones Adicionales
En el caso de seminarios o convenciones, los conceptos de hospedaje, alimentos y otros deben estar claramente desglosados. De lo contrario, solo será deducible el monto destinado a la alimentación, siempre que no exceda los límites establecidos. En ningún caso serán deducibles los consumos en bares.
Para ilustrar, supongamos que una empresa con sede en Monterrey invita a un cliente local a cenar en un restaurante. La cuenta asciende a $4,800.00 pesos antes de IVA. Este gasto no puede considerarse viático, ya que no existe desplazamiento fuera del área de 50 kilómetros. Sin embargo, si la misma empresa viaja a la Ciudad de México para participar en una convención, y durante ese viaje se reúne con el mismo cliente en un restaurante, el gasto podría tratarse como viático, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos y límites mencionados.
Deducibilidad del Servicio de Comedor para Empleados
Existe una importante excepción a la regla del 8.5% en ciertos contextos. Es importante revisar los límites que establecen las Leyes para poder deducir del impuesto a pagar por la prestación de Servicio de comedor.
Para el Patrón
La Ley de ISR, en su artículo 28, fracción XXI, establece que la erogación por concepto de servicio de comedor es 100% deducible para el patrón, siempre y cuando se ponga a disposición de todos los empleados, sin que exceda del monto de 1 UMA por cada trabajador que haga uso de los mismos por cada día; de lo contrario, el excedente será gravado para efectos fiscales.
Para el Trabajador
La Ley de Seguro Social, en su artículo 27, fracción V, indica que se excluyen como integrantes del salario base de cotización, dada su naturaleza, los siguientes conceptos: la alimentación y la habitación siempre y cuando se entreguen en forma onerosa a los trabajadores; se entiende que son onerosas cuando el trabajador pague como mínimo el veinte por ciento del valor de UMA vigente por cada día, por el servicio. Además, la LISR, en el último párrafo del artículo 94, no considera el Servicio de comedor o Cafetería como un ingreso para el trabajador. Es decir, no aplica para cálculo de impuesto.
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Subsidio en el Comedor
El subsidio en un comedor es un beneficio económico para el trabajador, ya sea en dinero en efectivo o brindando directamente el alimento al trabajador. Cuando una empresa ofrece a sus trabajadores este servicio, el menú tiene un costo reducido que puede ser descontado de los salarios, o en otros casos, es totalmente gratuito. Cuando la empresa subsidia este servicio, la empresa debe cobrar el 20% de cada consumo al trabajador, para que el beneficio que el patrón está dando al empleado sea deducible, es decir, libre de impuestos.
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