El manejo eficiente de la información financiera es fundamental para cualquier empresa. En Aspel COI, el proceso de alta, modificación y gestión de pólizas permite registrar de forma ordenada cada operación financiera, asegurando que la información contable sea correcta y útil para la toma de decisiones. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.
Configuración inicial de pólizas
Configurar las pólizas en los parámetros del sistema te permite definir cómo se registrarán automáticamente los movimientos contables. Esta configuración facilita el control de la información financiera, ayuda a mantener un registro ordenado y evita errores en los procesos contables. Puedes realizar este ajuste al comenzar a utilizar el sistema o cuando necesites modificar la forma en que se generan las pólizas.
Para configurar las pólizas, ingresa a la ruta: Configuración, dirígete a Parámetros del sistema y haz clic en Pólizas. A continuación, se detallan las configuraciones clave disponibles:
- Número secuencial: Si habilitas esta casilla, al crear una póliza el sistema asignará automáticamente un número consecutivo de acuerdo con el tipo de póliza.
- Folio único: Si activas esta opción, el sistema asignará automáticamente un folio único, sin importar el período al que pertenezca la póliza.
- Contabilizar en línea: Habilitado, el sistema actualizará automáticamente los saldos de las cuentas utilizadas al guardar las pólizas.
- Guardar pólizas no cuadradas: Permite guardar pólizas aunque existan diferencias entre el debe y el haber; el sistema las mostrará en color rojo para su identificación.
Gestión de conceptos de pólizas
Crear o dar de alta conceptos de pólizas te permite definir descripciones predeterminadas para registrar tus operaciones contables de forma más ágil y ordenada. Este proceso es útil para mantener consistencia en la captura de información y facilitar la identificación de cada movimiento.
- Para dar de alta los conceptos de pólizas, ingresa a Cuentas y pólizas, haz clic en Conceptos de pólizas y selecciona el ícono Agregar.
- El sistema muestra una ventana donde capturas el Número de concepto (asignado automáticamente) y el Nombre o descripción (una frase breve que identifique el uso del concepto).
Elaboración y alta de pólizas contables
Elaborar o dar de alta una póliza contable te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Para realizarlo, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar.
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Sección de partidas
Al capturar la información, es necesario completar los datos en la sección de partidas:
- No. Cuenta: Indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
- Concepto del movimiento: Captura la descripción del movimiento.
- Debe / Haber: Indica la cantidad que se cargará o abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- T. Cambio: El sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
Uso de pólizas dinámicas
Una póliza dinámica se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones recurrentes que siguen patrones predefinidos.
Para generar una póliza dinámica, ubica y selecciona uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrástralos hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI. Al utilizar la opción Concentrado, se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y, en una sola partida, se agregará la información de todos los XML seleccionados, cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica.
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