La palabra contabilidad es indisoluble del de empresa y ya no hay organización ajena a este concepto. Ya sea en compras, ventas, amortizaciones, resultados, todo está asociado a un proceso contable. El buen manejo de la contabilidad de la empresa es esencial para su crecimiento. De esa manera se tiene un mejor control de los gastos e ingresos de la compañía, por lo que se evitan crisis y se pueden hacer proyecciones financieras.
¿Qué es el proceso contable?
El proceso contable es el conjunto de pasos ordenados y sistemáticos que se llevan a cabo para registrar, clasificar, resumir, analizar e interpretar las transacciones financieras de una empresa o entidad económica. Los procesos contables son una serie de pasos que permiten identificar, registrar, organizar y presentar las diferentes operaciones contables y financieras que tiene una empresa. Este proceso se desarrolla en etapas secuenciales que abarcan desde la identificación de eventos económicos hasta la elaboración de estados financieros y la toma de decisiones informadas.
Aunque se puede confundir el término proceso contable con ciclo contable, se trata de dos cosas distintas; cuando hablamos de ciclo contable nos referimos al periodo de tiempo en el que se divide la actividad de la empresa. La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Etapas del proceso contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
A continuación se detallan las etapas esenciales de este proceso:
Lea también: Finanzas de la Empresa: Análisis
- Identificar las operaciones de la empresa: El primer paso consiste en identificar y documentar todos los eventos económicos que afectan a la empresa durante un período determinado. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía.
- Identificación de cuentas: Una vez conocida la naturaleza de la operación, el siguiente paso sería identificar las cuentas a nivel contable para la realización del proceso.
- Registro en el diario: Una vez identificados, los eventos económicos se registran en el diario contable. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
- Clasificar la información: Las transacciones registradas en el diario se clasifican y codifican de acuerdo con el Plan de Cuentas de la empresa.
- Generar los asientos contables: Para cada transacción registrada, se elabora un asiento contable. El asiento contable es una anotación formal que describe la transacción, indicando las cuentas afectadas y sus respectivos montos.
- Paso al mayor: Los asientos contables se asientan en el mayor de la empresa.
- Elaborar los estados financieros: Al finalizar un período contable, se elaboran los estados financieros básicos, que incluyen el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Los estados contables sintetizan una información muy valiosa para tu propia empresa y para analistas, inversores, socios e incluso tus empleados.
- Análisis e interpretación: Los estados financieros se analizan e interpretan para evaluar la situación financiera, los resultados operativos y el flujo de efectivo de la empresa.
- Cierre contable: Al finalizar el análisis de los estados financieros, se cierra el ciclo contable. Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
¿Qué es el análisis contable y cómo se hace?
En este artículo hablaremos sobre el análisis contable, una herramienta indispensable para que cualquier negocio prospere. Se lleva a cabo por parte de profesionales que, haciendo uso de índices, realizan un informe detallado sobre el estado financiero del negocio en cuestión. Un análisis financiero es de suma importancia desde un punto de vista de negocio y emprendimiento, dado que permite a la dirección de la empresa tomar decisiones muy inteligentes que, sin el mencionado informe, no podrían tomar. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
Realizar este tipo de estudio implica tomar en cuenta estos tres puntos de referencia tanto en negocios como en todo tipo de proyectos:
- Análisis patrimonial: Te permite evaluar el grado de endeudamiento de tu empresa y su equilibrio financiero. Este análisis refleja la garantía que la empresa ofrece a sus prestamistas, proveedores, acreedores y terceras personas; así como conocer el grado de liquidez para solventar las obligaciones inmediatas.
- Análisis económico: Te muestra la evolución de los resultados de tu empresa y sus márgenes. Es decir, te permite ver qué elementos te proporcionan la rentabilidad deseada.
- Análisis financiero: Como su palabra indica, se trata de analizar la estructura financiera de tu empresa. Es decir, consiste en estudiar la rentabilidad de las inversiones y de los recursos propios, así como el coste de los recursos financieros utilizados.
Conceptos fundamentales del análisis
Para comprender el estado financiero y la viabilidad del negocio, debemos tener en cuenta los siguientes puntos de referencia:
- Rentabilidad: Es la capacidad que tiene la empresa, negocio o proyecto, para generar ingresos y crecer a corto y largo plazo.
- Liquidez: Capacidad del negocio para mantener un flujo de efectivo positivo, en tanto que hace frente a sus obligaciones financieras más inmediatas.
- Estabilidad: Es la capacidad que tiene una empresa para mantenerse a largo plazo, sin tener que sobrellevar pérdidas financieras importantes en la conducción de su negocio. Se suele llevar a cabo a través del informe denominado balance de situación.
- Solvencia: Representa la capacidad para hacer frente a los compromisos de pago en el largo plazo.
Instrumentos y herramientas de análisis
Para hacer el análisis contable se utilizan diversos instrumentos. El análisis contable utiliza diversas herramientas para ser realizado. Un ratio, en términos contables, no es otra cosa que el cociente entre dos cantidades o dos partidas dentro de un informe contable. Un ratio es el cociente entre dos cantidades.
Este método, con respecto a muchos otros existentes, tiene una ventaja: ofrece sencillez a la hora de analizar la evolución económica, patrimonial o financiera tomando de referencia el mismo ratio en momentos diferentes de actividad económica. Se han de utilizar pocos ratios para no complicar el análisis. Han de ser significativos. Los ratios no son suficientes ni autosuficientes. Recuerda, por último, que el análisis de tus documentos contables no son la última palabra para tomar decisiones de futuro de tu empresa.
Lea también: Maestría en Análisis Tributario: ¿Es para ti?
Lea también: Análisis de auditoría: definición y objetivos