En la práctica contable de las PyMEs y despachos, una de las confusiones más comunes radica en diferenciar anticipos de ingresos. Entre las diferentes formas de pago y de cobro que existen, una de las más utilizadas es la del anticipo de clientes, que se trata en realidad de un adelanto anterior a la entrega efectiva del producto o del servicio acordado.
¿Qué es un Anticipo de Clientes?
Un anticipo es un monto recibido de un cliente antes de que se realice la entrega del bien o prestación del servicio. En un anticipo de clientes, el comprador suele efectuar una entrega económica a la empresa vendedora a cuenta de un suministro que se dará más adelante en el tiempo.
El anticipo de cliente es la solución para una situación muy común: un cliente quiere comprar nuestro producto o contratar nuestro servicio y nosotros, para poder satisfacer sus necesidades, solicitamos que avance una parte del importe total a modo de anticipo. Dicho de otra forma: esta es la forma más sensata de hacer frente a una orden de compra que no estamos en posición de asumir.
La diferencia clave: el anticipo se da cuando aún no se ha definido el monto total final o cuando la operación no se ha materializado todavía. El pago en parcialidades aplica cuando la operación ya está cerrada y solo se distribuye en el tiempo. También es frecuente que se establezca un anticipo de clientes para conseguir un aplazamiento en los pagos, aunque en estas circunstancias se suele trabajar con pagarés, de manera que se eviten potenciales retrasos más adelante.
El IVA en los Anticipos de Clientes
Aun así, lo más probable es que te haya asaltado la gran pregunta a la hora de contabilizar un anticipo de clientes: ¿se incluye IVA o no? Esta vez, por suerte, nos encontramos ante una gran pregunta con una respuesta sencilla: este tipo de anticipos siempre lleva asociado el devengo del IVA y, por lo tanto, tendremos que tener en cuenta este impuesto a la hora de realizar el apunte contable pertinente.
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El IVA habrá que ingresarlo en el trimestre de la fecha en que se perciba el anticipo. Como hemos visto, el IVA se devengará en el trimestre en el que se haya efectuado dicho cobro mediante el modelo 303 y descontarla de la factura total.
Ejemplo Práctico de IVA en Anticipos
Supongamos que una empresa de diseño gráfico acuerda un proyecto con un cliente por un total de 15.000 euros. Si el cliente realiza un anticipo de 5.000 euros, la factura de este anticipo incluirá el IVA sobre esta cantidad. En este caso, el IVA se calculará sobre los 5.000 euros.
Cuando se emita la factura final, se aplicará el IVA sobre los 10.000 euros restantes que deberá pagar el cliente, después de descontar el anticipo. Cuando se realiza el servicio: en este apunte debemos reflejar el importe total, eliminar el anticipo y devengar el IVA de la parte que falta por cobrar.
Adicionalmente, otros escenarios pueden ilustrar la casuística de los anticipos:
- Imaginemos que un cliente realiza un pedido de 1.000 euros más IVA (21%) y realiza una transferencia del 50% en concepto de anticipo.
- Imaginemos que un cliente nos encarga material para su restaurante, y que le pedimos por anticipado el 40% del importe para cubrir gastos. La fecha límite de entrega es en 30 días.
Contabilización de Anticipos de Clientes: La Cuenta 438
Hasta aquí, todo parece sencillo. Pero entonces llega el momento de plantearse cómo realizar el asiento contable de un anticipo de clientes… Y para ello vamos a necesitar recurrir al Plan General Contable (PGC); específicamente, a la cuenta 438.
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De acuerdo a la actual normativa contable, una operación de anticipo de clientes se contabiliza en la cuenta 438 como ‘Anticipos de clientes’. Al considerar los anticipos de clientes, hemos determinado que estos se clasifican como pasivos.
La respuesta, en este caso, también es simple: nos encontramos ante un pasivo. Un anticipo de clientes genera por sí mismo un compromiso entre vendedor y comprador, por lo que desde el punto de vista contable hay que computarlo como deuda, lo que significa que la empresa debe a su cliente un bien adquirido (o, en su defecto, un servicio contratado).
Esta es una cuenta que forma parte del pasivo corriente del balance y que se abona con la entrega de efectivo (que, a su vez, va con cargo a una cuenta de tesorería). El avance entregado por el cliente se registra en la mencionada cuenta 438 y quedará registrado como un pasivo. Se trata de un pasivo en tanto que deuda contraída con el cliente: le debemos al cliente el servicio o producto que nos hemos comprometido a entregarle.
Anticipos de Clientes en Moneda Extranjera: Consideraciones Contables
Una consulta recurrente es cómo tratar los anticipos en moneda extranjera de clientes. Algunas empresas los tratan como partidas monetarias y reconocen diferencias de cambio que no corresponden según las NIIF.
La NIC 21 Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de las monedas extranjeras se aplica a la contabilización de transacciones y saldos en moneda extranjera, salvo aquellos con derivados cubiertos por la NIIF 9 Instrumentos financieros.
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Toda transacción en moneda extranjera se registra aplicando el tipo de cambio de contado de la fecha de la transacción. En el caso de existir anticipos está claro que la fecha de la transacción es el momento en que se realiza el pago y se valorarán al tipo de cambio existente.
Al cierre del ejercicio, las partidas no monetarias se mantienen al tipo de cambio de la fecha de la transacción original, no al tipo de cierre. La NIC 21 establece la regla general para el reconocimiento de diferencias de cambio: estas surgen al liquidar o convertir partidas monetarias a tipos distintos de los usados en su reconocimiento inicial. En conclusión, los anticipos en moneda extranjera deben reconocerse al tipo de cambio de la fecha de la transacción y mantenerse sin ajuste posterior.
Errores Comunes y Puntos Clave
- Es fundamental prestar especial atención al momento de declarar las facturas emitidas.
- Confundir anticipo con depósito en garantía.
- Ingresar el IVA fuera de plazo y otra por error en el modelo 347.