Mantener tus Certificados de Sello Digital (CSD) actualizados es indispensable para poder timbrar facturas, notas de crédito, recibos de pago y recibos de nómina sin errores en los sistemas CONTPAQi. En esta guía te explicamos, de forma sencilla y práctica, cómo cargar tus CSD en los principales sistemas CONTPAQi, así como los cambios relevantes introducidos con la versión 4.0 del Anexo 20 del SAT y cómo interactuar con el portal del SAT para la gestión de tus comprobantes fiscales digitales.
Requisitos para la Carga de Certificado de Sello Digital (CSD)
Antes de comenzar, ten a la mano los siguientes documentos y considera las siguientes recomendaciones:
- Se recomienda hacer un respaldo de tu empresa antes de hacer cambios.
- Archivos del CSD emitidos por el SAT: .CER y .KEY.
- La contraseña (clave privada) del archivo .KEY.
- Verifica que tu certificado esté vigente y coincida con tu RFC.
- Una vez emitidos los nuevos CSD, tardan aproximadamente 24hrs en activarse para timbrar.
- Los CSD pueden ser renovados por ti mismo en el portal SAT, o directamente con tu contador.
Carga de Certificado de Sello Digital (CSD) en Sistemas CONTPAQi®
A continuación, se detalla el proceso para cargar tus Certificados de Sello Digital en las diferentes plataformas CONTPAQi®:
Carga de Certificado en CONTPAQi® Factura Electrónica
Para actualizar tu CSD en CONTPAQi® Factura Electrónica, sigue estos pasos:
- Abre CONTPAQi® Factura Electrónica.
- En el menú superior, selecciona Configuración > Conceptos.
- Presiona F3 y selecciona el concepto con el que facturas (por ejemplo, Factura Contado 4.0).
- En la pestaña Comprobante Fiscal Digital (CFDI), elimina el certificado anterior si existe.
- Carga tu nuevo archivo .CER y .KEY.
- Escribe la contraseña de tu sello digital.
- Guarda los cambios y ¡listo!
Tip: Si el sistema marca error al timbrar, revisa que los archivos del CSD correspondan al mismo RFC. En caso de que el motivo sea originado por cambio de CSD (Sellos de timbrado), se elimina el certificado dando clic en eliminar, y volver a cargar los CSD actualizados y con la contraseña puesta en su creación.
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Carga de Certificado en CONTPAQi® Vende
El proceso para cargar tu CSD en CONTPAQi® Vende es el siguiente:
- Ingresa a CONTPAQi Vende.
- Dirígete al menú superior Configuraciones > Configurar Empresa > Sellos Digitales.
- Click en Cargar Certificado (.cer).
- Click en Clave Privada (.key).
- Ingresa la contraseña y guarda los cambios.
- Realiza una factura de prueba para confirmar el timbrado.
Carga de CSD en CONTPAQi® Comercial Start/Pro
Para cargar tus CSD en CONTPAQi® Comercial Start/Pro, realiza los siguientes pasos:
- Entra a tu empresa y ve a CONTPAQi Comercial > Opciones.
- En la categoría CFDI, da clic en Configurar empresa.
- Inicia el asistente (Siguiente).
- Selecciona CFDI.
- Captura los datos que solicita y, cuando aparezca la sección de certificados, selecciona tus archivos: .CER (certificado), .KEY (llave privada) y la Contraseña del .KEY.
- Luego da Siguiente.
- Define las rutas de XML (dónde guardar emitidos/recibidos), acciones posteriores al timbrado y envío por correo.
- Aceptar para guardar.
¡Listo! Ya tienes tus nuevos CSD cargados. Tip: si no ves “Opciones”, revisa que estés en un usuario con permisos de configuración o que no haya políticas del servidor bloqueándolo.
Cargar CSD en CONTPAQi® Comercial Premium
En CONTPAQi® Comercial Premium, los sellos se asignan por concepto (Factura, Nota de crédito, etc.) y también puedes hacerlo de forma masiva. Se presentan dos opciones:
Opción A - Por concepto (recomendado si son pocos conceptos)
- Ve a Configuración > Conceptos.
- Con F3 busca el concepto (p. ej., Factura).
- Abre la pestaña 6. Comprobante Fiscal Digital / CFDI.
- Carga .CER, .KEY y Contraseña.
- Guarda y repite para otros conceptos que timbren.
Opción B - Masivo (rápido si son varios conceptos)
- Ve a Configuración > Configuración conceptos CFDIs.
- Elige Documento modelo (p. ej., Factura) y agrega los conceptos a afectar.
- Reingresa los archivos del sello (.CER/.KEY) y la contraseña.
- Asegura la Versión Anexo 20 (p. ej., 4.0) y guarda.
Nota: En versiones recientes, Premium también muestra un listado de Certificados digitales asignados a conceptos para verificar rápido qué concepto tiene qué sello.
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Consideraciones Adicionales y Consejos Útiles para la Gestión de CSD
Para una gestión eficiente de tus sellos digitales, ten en cuenta los siguientes consejos:
- Si tu sello digital caduca pronto, renuévalo con anticipación desde el portal del SAT, ya que como lo mencionamos anteriormente, tardan un aproximado de 24 horas en activarse después de la hora de emisión.
- Siempre guarda los archivos en una carpeta segura con nombre claro (ej. “CSD 2025 EmpresaX”).
- Si tienes varias empresas en el mismo sistema, cada una necesita su propio CSD.
Novedades y Cambios en el CFDI 4.0 y su Impacto en CONTPAQi®
Desde su introducción en 2011, la factura electrónica ha evolucionado hasta el esquema CFDI 4.0, obligatorio desde 2022. Saber cómo usar CONTPAQi® Factura Electrónica® te permitirá emitir CFDI válidos ante el SAT de forma rápida, segura y automatizada. A partir de la versión 9.3.0 de CONTPAQi® Factura Electrónica podrás emitir CFDIs con la versión 4.0 vigente a partir del 1 de enero de 2022. Emitir facturas electrónicas ya no tiene por qué ser un proceso manual y propenso a errores. Ya sea que busques emitir una factura electrónica, obtener información sobre su estructura o generar comprobantes fiscales más rápidamente, CONTPAQi® es la solución.
Las actualizaciones de CONTPAQi® integran los cambios del Anexo 20 versión 4.0, que impactan diversos aspectos de la configuración de la empresa, clientes y documentos:
Configuración de la Empresa para CFDI 4.0
La configuración de tu empresa ha sido actualizada para cumplir con los requisitos del CFDI 4.0.
- Nombre Fiscal del Emisor: A partir de esta versión, el Nombre del Emisor cambia de opcional a Requerido, es decir, se vuelve un dato obligatorio. Este dato se utilizará para enviar en los XML al momento de realizar el proceso de timbrado. Al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa, se incluirá la información capturada en el campo Empresa en los XMLs. El Anexo 20 versión 4.0 requiere que el nombre del emisor debe corresponder con el nombre del titular del certificado de sello digital del emisor. El nombre debe ser registrado tal cual se encuentra en la Cédula de Identificación Fiscal, es decir, con mayúsculas, minúsculas y símbolos, de lo contrario no será timbrado por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Se considerará la exactitud del dato "Nombre" de la denominación o razón social del contribuyente emisor al generar los comprobantes para cumplir con la regla de validación. El campo Nombre de la Empresa es el que se utilizará para generar el atributo Nombre del nodo Emisor del XML; en este campo se captura el nombre que corresponde con el titular del Certificado de Sello Digital del emisor.
- Régimen Fiscal del Emisor: A partir de esta versión, el Régimen Fiscal del emisor, se vuelve un dato obligatorio en base a la versión 4.0 del Anexo 20. Al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa \ seleccionar pestaña 8. El Régimen Fiscal es un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente emisor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante, lo que permite conocer el tipo de impuestos y retenciones que aplican y si los comprobantes son deducibles. A partir del 01 de enero de 2022 podrás elegir la versión 4.0 del Anexo 20 para el timbrado de recibos. Durante el periodo de convivencia que comprende del 01 de enero de 2022 al 30 de abril de 2022, se tendrán las dos versiones disponibles del Anexo 20: 3.3 y 4.0. Por omisión, la versión del Anexo 20 que se mostrará al crear empresas nuevas, será la versión mayor.
- Catálogo Régimen Fiscal: 626 - Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): Se agrega el Régimen Fiscal 626 - Régimen Simplificado de Confianza del emisor, que entra en vigor el 01 de enero de 2022. Si tu empresa corresponde a este régimen fiscal, podrás asignarlo desde el catálogo de empresas al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa, en la pestaña 8.
Configuración del Cliente para CFDI 4.0
Las modificaciones para la configuración de tus clientes en la versión 4.0 del CFDI incluyen:
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- Régimen Fiscal del Receptor: Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Emitir/Enviar, en la ventana Emisión y Entrega de Documentos Digs. y Comprobantes Fiscales Digitales, podrás asignar el Régimen Fiscal del cliente. En el campo Régimen Fiscal, al consultar el botón F3, mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. El régimen fiscal que se registre en este campo debe corresponder con el tipo de persona del receptor (persona moral o física según longitud del RFC). Si el atributo RFC del nodo Receptor contiene el valor XAXX010101000 o el valor XEXX010101000, se deberá capturar el Régimen Fiscal "616" (sin obligaciones fiscales).
- Uso de CFDI del Receptor: El Uso de CFDI del receptor se vuelve un dato obligatorio en base a la versión 4.0 del Anexo 20. Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Emitir/Enviar, en la ventana Emisión y Entrega de Documentos Digs. y Comprobantes Fiscales Digitales, podrás asignar el Uso del CFDI del cliente. El valor que se registre en este atributo debe aplicar para el tipo de persona del receptor y el valor registrado en el atributo RegimenFiscalR debe corresponder a un valor de la columna Régimen Fiscal Receptor del catálogo c_UsoCFDI. Al actualizar el catálogo c_UsoCFDI, se incorpora una columna para el Régimen Fiscal Receptor, lo que permite conocer si un comprobante es o no deducible de acuerdo al tipo de persona física o moral.
- Domicilio Fiscal del Receptor: El Código Postal de la dirección fiscal del cliente se vuelve un dato obligatorio para el timbrado de sobre-recibos en base a la versión 4.0 del Anexo 20. Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Domicilio, en la ventana Domicilio, podrás asignar el Código Postal del cliente en la sección Anexo 20 versión 4.0. El Código Postal se vuelve un dato requerido, será alfanumérico y se mostrará vacío para su captura. No se podrán guardar cambios en la información del cliente si no se ha capturado el Código Postal.
Configuración de Conceptos y Documentos para CFDI 4.0
La adaptación a la versión 4.0 del Anexo 20 también se refleja en la gestión de conceptos y la creación de documentos:
- Habilitar versión 4.0 del Anexo 20 en Conceptos: Desde la configuración de los Conceptos, se agrega la opción para poder elegir la versión 4.0 del Anexo 20. Al ingresar a la configuración de Conceptos en la pestaña 5.- Comprobante Fiscal Digital / CFDI, permitirá seleccionar la versión del anexo vigente. Al seleccionar la versión 4.0 del Anexo 20 del SAT, se habilitan/deshabilitan los mismos campos que en versión 3.3, incluyendo Certificado, Plantilla, Complementos (Carta porte / donatarias), Régimen fiscal y Forma de Pago. Podrás cambiar la versión del Anexo 20 aun cuando el concepto ya tenga documentos relacionados.
- Habilitar versión 4.0 del Anexo 20 en Documentos: La captura de documentos se realizará con la versión 4.0 del Anexo 20. En la captura de documentos CFDI, en la pestaña 5 Información Adicional sección Anexo 20, se mostrará la versión que corresponda al concepto. Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000", se deberá capturar el Régimen Fiscal "616".
- Exportación temporal: Al generar documentos con la versión 4.0 del Anexo 20, se incluye el check 'Exportación temporal', que se utilizará cuando exista el complemento de Comercio Exterior. Este atributo debe contener una clave vigente del catálogo c_Exportacion. Si el atributo contiene el valor “01” no debe existir el Complemento para Comercio Exterior. Si el atributo contiene el valor “02” debe existir el Complemento para Comercio Exterior.
- Forma de Pago: Si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T, N o P, este atributo no debe de existir; en caso contrario, debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_FormaPago. El valor de este atributo debe ser '99' cuando el atributo MetodoPago contenga el valor 'PPD'.
- Método de Pago: Si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T o P, este atributo no debe de existir; en caso contrario, debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_MetodoPago.
- CFDIs Relacionados: Los CFDI con versión igual o mayor a 4.0 del Anexo 20 permitirán asociar más de un tipo de relación y 'n' CFDI por cada tipo de relación. Podrás asociar documentos que manejen la versión 4.0 desde la ventana CFDIs Relacionados, donde se agrega la columna Tipo relación en la que se mostrará la relación correspondiente al UUID. Se cambia la secuencia para que se permita agregar más de una vez este nodo, para poder relacionar en un CFDI más de un tipo de relación.
Interacción con el SAT: Consulta y Descarga de CFDI
La descarga y validación de facturas electrónicas (CFDI) es una actividad clave para contadores, empresas y contribuyentes. Sin embargo, hacerlo de forma manual desde el portal del SAT puede ser lento, tedioso y propenso a errores.
Funcionalidades del Portal del SAT
Desde el portal del SAT puedes acceder al visor de comprobantes fiscales con tu RFC y contraseña o e.firma, donde encontrarás las siguientes opciones:
- Consulta de CFDI emitidos y recibidos.
- Descarga de facturas en XML o PDF.
- Búsqueda por fechas, RFC, monto o estatus.
- Validación de estatus (vigente o cancelado).
Descarga Masiva de CFDI
La descarga masiva consiste en obtener cientos o miles de CFDI en una sola operación, ideal para empresas con alto volumen de facturación. Automatizar este proceso no solo mejora la eficiencia, sino que también garantiza cumplimiento fiscal y facilita la contabilidad.
Beneficios de la Descarga Masiva
- Ahorro de tiempo operativo.
- Reducción de errores humanos.
- Mejor control de deducciones y gastos.
- Preparación para auditorías.
- Mayor seguridad documental.
Preguntas Frecuentes sobre la Descarga de XML del SAT
- ¿Puedo descargar XML sin e.firma? No.
- ¿Hay un límite de descargas por día? Sí. El SAT puede limitar por seguridad el número de CFDI descargados.
- ¿Es legal usar software externo para descargar XML? La descarga masiva de XML es una tarea inevitable para cualquier empresa que emite o recibe facturas electrónicas.
Soporte y Servicios de Siscofin Software Empresarial
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- Carga y validación de sellos digitales.
- Actualización y renovación de sistemas.
- Soporte remoto personalizado.
- Promociones especiales en licencias nuevas o renovaciones.