En el mundo de las finanzas y la contabilidad, los asientos contables son la columna vertebral para registrar todas las transacciones empresariales y los estados financieros. Un asiento contable es el registro oficial de una transacción económica en los libros de contabilidad de una empresa. Son registros económicos que debes anotar en la contabilidad de tu empresa para reflejar los activos, pasivos, ingresos y gastos de un periodo. Estos apuntes son la base de una contabilidad fiable. Si se registran correctamente, permiten que la empresa tenga una visión ordenada de su actividad y facilitan tanto el cumplimiento fiscal como el análisis financiero.
La contabilidad de una empresa se construye asiento a asiento. Cada compra, cada venta, cada cobro o ajuste debe quedar bien reflejado para que la información contable sea fiable y útil. Los asientos contables son el pilar fundamental de cualquier sistema de contabilidad, ya que permiten registrar de manera precisa todas las transacciones económicas de una empresa.
Fundamentos de los Asientos Contables
Cada asiento refleja cómo afecta las cuentas de la empresa, siguiendo el principio de partida doble: todo movimiento tiene un impacto en el debe y el haber. Para facilitar el registro y revisión de estos hechos contables, se tienen que organizar en 2 columnas: debe y haber. Los principios contables básicos son fundamentales para garantizar la precisión y confiabilidad de los asientos contables. Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita. Cada asiento debe incluir la fecha en que ocurrió la operación. Un asiento muestra qué cuentas se ven impactadas por la transacción. Cada transacción se divide en estos dos componentes. El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye.
Hacer un asiento contable implica seguir una serie de pasos para registrar correctamente cualquier transacción económica en los libros de contabilidad:
- Determinar las cuentas afectadas: Toda transacción involucra al menos dos cuentas: una para el debe y otra para el haber.
- Asignar importes: Cada cuenta debe reflejar el monto exacto de la transacción.
- Registrar el asiento: Finalmente, el asiento se registra en el libro diario, detallando la fecha, las cuentas afectadas y el importe en el debe y el haber.
La contabilidad se construye con el sistema de partida doble. Todo asiento contable debe estar cuadrado. Cuando esto no ocurre, el asiento es incorrecto y puede comprometer la fiabilidad del registro. Punto clave para empresa: un asiento bien cuadrado no siempre está bien contabilizado.
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Tipos de Asientos Contables
Los asientos contables varían en complejidad y propósito, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa. Los tipos de asientos contables suelen clasificarse según su forma y según su función.
Asientos Según su Forma
- Asientos simples: En ellos sólo utilizamos una cuenta para el debe y otra para el haber, ambas por el mismo importe. Un asiento simple es el registro más básico. Se utiliza para reflejar transacciones sencillas que afectan solo dos cuentas. Por ejemplo, el pago en efectivo de una compra implicará una disminución en la cuenta de efectivo (haber) y un aumento en la cuenta de compras (debe). Imagina que compras material de oficina por 200€ en efectivo.
- Asientos compuestos: Los asientos compuestos son más complejos, ya que involucran más de dos cuentas en su registro. En lugar de tener solo un debe y un haber, este tipo de asiento refleja múltiples movimientos en diferentes cuentas. Se utilizan dos o más cuentas en el debe y/o en el haber. Supón que pagas una factura de 1.000€, que incluye 900€ por servicios y 100€ de IVA.
Asientos Según su Función
- Asientos de apertura: Al inicio de un nuevo ejercicio contable, se utilizan los asientos de apertura para reflejar los saldos iniciales de las cuentas de la empresa. El asiento de apertura es el primer asiento que se hace al iniciar un nuevo ejercicio económico. Al iniciar un nuevo ejercicio contable, la empresa tiene un saldo inicial de 10.000€ en caja y una deuda de 5.000€ con proveedores.
- Asientos de ajuste: Los asientos de ajuste son necesarios para corregir o ajustar los saldos de las cuentas antes de cerrar el ejercicio contable. Se realizan al final del ejercicio con el objeto de que la contabilidad de la empresa refleje la imagen fiel de la empresa. Es un asiento de ajuste que refleja la depreciación o disminución de valor de un activo a lo largo del tiempo. Imagina que al final del periodo contable necesitas ajustar los gastos por sueldos acumulados, que ascienden a 1.500€.
- Asientos de regularización: Los asientos de regularización se utilizan para cuadrar las cuentas de gastos e ingresos y llevarlas a cero antes del cierre del ejercicio contable.
- Asientos de cierre: Finalmente, los asientos de cierre se registran al final del ciclo contable. Su objetivo es cerrar todas las cuentas temporales, como las de ingresos y gastos, y transferir el saldo resultante a las cuentas permanentes, como la de ganancias acumuladas o pérdidas del ejercicio. Es el último asiento del ejercicio. El asiento de cierre contable cancela todas las cuentas que tengan saldo. Estos asientos cierran definitivamente la contabilidad del año fiscal. Al finalizar el ejercicio, es necesario cerrar las cuentas temporales y trasladar el resultado a la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Asientos operativos: En ellos se recogen cronológicamente todas las operaciones que se han llevado a cabo en una empresa a lo largo de un ejercicio económico.
- Asientos de provisión: Un asiento de provisión se utiliza para prever gastos o pérdidas futuras que aún no se han concretado, como el pago de impuestos o indemnizaciones.
El Registro Contable de Existencias y Compras
El PGC se inclina por contabilizar las existencias por un método especulativo con desglose de cuentas. Esto significa que las entradas al almacén se registrarán contablemente a precio de coste, mientras que las salidas lo harán a precio de venta. A medida que se vayan realizando operaciones de esta naturaleza, se utilizarán cuentas de «Compras» (subgrupo 60) y de «Ventas» (subgrupo 70), según se trate. Para designar las existencias que la empresa tiene en su poder, se utilizarán cuentas integrantes del grupo 3, «Existencias» , que deben figurar en el activo del balance valoradas al precio de adquisición o al coste de producción. Al final del período, habrá que proceder a dar de baja las existencias poseídas al comienzo del ejercicio y, también, a dar de alta las existentes en ese momento. Las contrapartidas de estas bajas y estas altas se representan contablemente por medio de cuentas de los subgrupos 61 ó 71, «Variación de existencias». Posteriormente, los saldos de las cuentas de ambos subgrupos se traspasarán a la cuenta 129, «Pérdidas y ganancias».
Ejemplo de Registro de Compra de Mercaderías
«PRIMA, SA», constituida en noviembre de X1, se dedica a la compraventa de libros. Durante ese año, ha adquirido 5.000 libros a 10 u.m./libro, que paga entregando un talón bancario. Al cierre del ejercicio, estos libros formaban parte de su inventario. La cuenta de «Mercaderías» aparece en el activo del balance de situación reflejando el importe de las existencias que «PRIMA, SA» tiene en este momento. Las cuentas 600, «Compras de mercaderías» y 610, «Variación de existencias» se abonarán y cargarán, respectivamente, en el proceso de regularización. Antes de proceder a su registro contable, hay que advertir que las existencias iniciales son las finales del año anterior, valoradas en 50.000 u.m. Con el asiento anterior hemos conseguido dejar con saldo cero la cuenta 300, «Mercaderías», que hasta el momento reflejaba las existencias iniciales. Mediante este asiento, la cuenta de «Mercaderías» pasará a presentar un saldo de 62.500 u.m., que coincide con el importe de las existencias finales y que es el importe por el que figurará en el balance de situación.
Ejemplos de Asientos Contables Comunes en un Marketplace
Te sugerimos registrar los siguientes hechos económicos. Ahora que ya tienes toda la información, debes registrar las transacciones financieras en tu contabilidad. Si necesitas extraer la información de un periodo de venta determinado, debes revisar directamente en: Reporte de liquidación y Documentación tributaria asociada (facturas y/o notas de crédito).
Para obtener la información del reporte de liquidación:
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- Descarga el reporte de liquidación desde Seller Center: este informe estará disponible para su descarga directamente en la sección pagos, hasta 3 días hábiles después del cierre de cada periodo de ventas.
- Revisa los valores de tus transacciones (reflejadas en la columna Concepto), específicamente en las columnas Afecto a pago y Cargo comisión.
Los valores detallados en el reporte de liquidación incluyen IVA. Respeta el uso de los signos (+) y (-) al realizar la sumatoria.
Registro por Venta del Producto
Esta información es útil para llevar el registro de lo que has vendido en determinado periodo y el ingreso que esto conlleva a tu contabilidad. La cuenta de ingresos representa el monto total de la venta. Ventas (ingresos) registra el monto total de la venta. Clientes (cuentas por cobrar) representa el monto que el cliente debe pagar por la venta realizada. A continuación, un ejemplo de registro desde el reporte de liquidación:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Cliente (**) | $995.426 | - |
| Ingresos (***) | - | $836.492 |
| IVA DF (****) | - | $158.934 |
(*) Este registro se debe realizar cada vez que realizas una venta y emites una boleta al cliente. En este caso, utilizamos como ejemplo, el total de las ventas registradas en el reporte de liquidación. (**) En tu reporte de liquidación, dirígete a la columna Estado y selecciona Enviado. Por cada concepto descrito en la columna Item debes considerar los valores que aparecen en la columna Afecto a pago y No afecto a pago. Este valor se calcula de la siguiente manera: se suma (+) el valor de tus ítems vendidos, más (+) el valor despacho cliente, menos (-) el valor del descuento. (***) Este valor se calcula de la siguiente manera: dividiendo el valor asociado al Cliente ($995.426) por 1,19. (****) Este valor se calcula de la siguiente manera: multiplicando el valor de la cuenta Ingresos ($836.492) por 0,19.
Registro de Factura (Gasto por Comisión, Servicios Logísticos y Descuento)
Esta información aparece en la factura de compra que Walmart Marketplace emite a tu nombre. Considera que, si bien te facturamos el Despacho cliente, este no afecta en el pago que recibes, ya que es un cobro que paga el cliente al momento de la compra. Ejemplo de registro desde la factura (*):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Comisión del servicio | $71.310 | - |
| Servicio logístico (**) | $26.050 | - |
| Descuento (***) | $20.167 | - |
| IVA CF | $22.330 | - |
| Proveedor Walmart (****) | - | $139.857 |
(*) Todos los valores de este registro contable se extraen de la factura asociada. (**) Este concepto incluye los servicios de Despacho cliente, Despacho seller y Logística inversa (si la hubiera). (***) En la factura este concepto significa que hubo una devolución en tus ventas que contaban con ese beneficio. Este concepto facturado deja sin efecto la transacción de la venta reflejada anteriormente en una Nota de crédito. (****) Este valor corresponde al monto total de la factura (expresado al final del documento). Considera que la factura no está pendiente de pago a Walmart Marketplace, ya que se descuenta directamente del pago que te realizamos.
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Registro de Nota de Crédito (Gasto por Comisión, Servicios Logísticos y Descuento)
Ejemplo de registro desde la nota de crédito (*):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Proveedor Walmart (**) | $86.054 | - |
| Comisión | - | $15.966 |
| Servicio logístico (***) | - | $3.437 |
| Descuento (****) | - | $52.911 |
| IVA CF | - | $13.740 |
(*) Todos los valores de este registro contable se extraen de la nota de crédito asociada. Considera que la nota de crédito contiene solo las devoluciones concluidas, es decir, aquellas en las que el producto fue retirado desde el domicilio del cliente hasta las bodegas del seller o bien aquellas en las que el cliente realizó la entrega del producto en una sucursal de Lider. (**) Este valor corresponde al monto total de la nota de crédito (expresado al final del documento). (***) Este concepto incluye los servicios de Despacho cliente, Despacho seller y Logística inversa (si la hubiera). (****) En la nota de crédito este concepto significa que se realizaron ventas en las que se aplicó este beneficio otorgado por Walmart a los clientes y dado que este concepto no es de cargo al seller se realiza una rebaja al cobro de comisión.
Registro de Nota de Crédito por Devolución de Clientes
Este asiento contable corresponde a la devolución que realiza el cliente, por lo que se debe anular la boleta emitida por la venta realizada. Los valores para este registro se extraen desde el reporte de liquidación. Ejemplo de registro desde el reporte de liquidación:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Ingresos (**) | $317.211 | - |
| IVA DF (***) | $60.270 | - |
| Cliente (****) | - | $377.481 |
(*) Este asiento contable corresponde a la devolución que realiza el cliente, por lo que se debe anular la boleta emitida por la venta realizada. Los valores para este registro se extraen desde el reporte de liquidación. (**) Este valor se calcula de la siguiente manera: dividiendo el valor de la cuenta Cliente ($377.481) por 1,19. (***) Este valor se calcula de la siguiente manera: multiplicando el valor de la cuenta Ingresos ($317.211) por 0,19. (****) En tu reporte de liquidación, dirígete a la columna Estado y selecciona Devolución. Por cada SKU que aparezca en la columna SKU debes considerar los valores que se arrojan en la columna Afecto a pago Concepto. Para obtener el valor final, haz el cálculo de la siguiente manera: suma (+) el valor de tus ítems devueltos más (+) el valor despacho cliente, menos (-) el valor del descuento.
Registro Pago Walmart
Esta información corresponde al pago que te realiza nuestra compañía por la comercialización de tus productos en nuestro Marketplace. Ejemplo de registro desde el reporte de liquidación:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Banco (*) | $564.142 | - |
| Proveedor Walmart (**) | $139.857 | - |
| Cliente (***) | $377.481 | - |
| Cliente (****) | - | $995.426 |
| Proveedor Walmart (*****) | - | $86.054 |
(*) Se calcula de la siguiente manera: filtra la columna Concepto y se suma (+) el valor de tus ítems, menos (-) el valor del Despacho seller, menos (-) el valor de la Logística inversa y menos (-) el total que arroje la columna Cargo Comisión. También, puedes calcularlo de otro modo: en el reporte de liquidación, suma los valores de las columnas Afecto a pago y Cargo Comisión. El resultado de este cálculo debería coincidir con el pago que aparece en tu cartola bancaria. (**) Este valor se netea con el segundo asiento contable Registro de factura, que corresponde al monto total de la factura, descontada del pago que te realizamos. (***) Este valor se netea con el cuarto asiento contable Registro de nota de crédito por devolución clientes.
Errores Comunes en Asientos Contables
Un asiento incorrecto puede afectar los balances financieros, lo que podría generar inconsistencias en los informes y problemas con las autoridades fiscales. Los asientos contables no son solo una obligación formal: registrarlos mal puede afectar al IVA, distorsionar el resultado del ejercicio y complicar decisiones clave en una pyme. En una pyme, un asiento contable mal registrado no suele quedarse en un simple error administrativo. En una pyme, muchos problemas contables no vienen de operaciones complejas, sino de errores repetidos en el registro diario.
Los errores más habituales en una pyme suelen aparecer en el IVA, la periodificación, las provisiones y la imputación incorrecta de cuentas. Aunque parezcan fallos menores, pueden acabar afectando al cierre contable, a las declaraciones fiscales y a la fiabilidad de la información financiera. Conocer los tipos de asientos contables y registrar correctamente cada operación es esencial para que la contabilidad refleje la imagen fiel de la empresa.
- Datos incompletos o erróneos al dar de alta clientes y proveedores que provocan errores en modelos tributarios como el 347.
- Diferencias entre debe y haber. Abuso de la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.