En el mundo de las finanzas y la contabilidad, los asientos contables son la columna vertebral para registrar todas las transacciones empresariales y los estados financieros. Ciertamente, la realización de los diferentes asientos es algo rutinario en la contabilidad de una empresa. Sin embargo, nunca hay que perder de vista la importancia que puede tener esto en la contabilidad de una organización. El correcto registro se convierte en una herramienta fundamental para poder contrastar los resultados generales de la contabilidad en caso de que fuera necesario. Además, claro está, de ofrecer una visión diaria y específica del estado económico de la empresa.
Así pues, no es difícil comprender la importancia que tiene conocer y saber cómo ejecutar los asientos en cuanto a la compra de mercancías. La compra es el acto de adquirir un bien o servicio. Cuando compras mercancía para la venta, reconoces un activo (inventario). El reconocimiento inicial de este activo se realiza al costo.
Principios Fundamentales de los Asientos Contables
Los principios contables básicos son fundamentales para garantizar la precisión y confiabilidad de los asientos contables, incluidos los relacionados con las ventas. Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita. Un asiento muestra qué cuentas se ven impactadas por la transacción. Cada transacción se divide en estos dos componentes. El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye. Cada asiento debe incluir la fecha en que ocurrió la operación.
La Compra de Mercadería: Procesos Económicos y Contables
Comúnmente entendemos que, en el momento que se produce una compra por un bien, a modo de ejemplo, se generan dos procesos, desde el punto de vista económico. En términos sencillos, la compra está compuesta por dos procesos que son igualmente importantes: el primer proceso es la entrega de un bien, desde el oferente al demandante. En segundo lugar, se genera la forma de pago por ese bien, desde el comprador hasta el vendedor. Desde el punto de vista contable, estos procesos son independientes. Suena lógico que sea así, puesto que el pago puede posponerse, a pesar que se entregue el bien en el momento de la transacción. El pago, por ejemplo, puede efectuarse totalmente al contado, al crédito, con documentos por pagar, o una mezcla de estas formas. Una de las transacciones más frecuentes en cualquier actividad empresarial son las compras y estas se producen bajo distintas modalidades.
Asiento Contable de Compras de Mercancías al Contado
Para comenzar a plantear el asiento contable de las compras de mercancías que se hacen al contado lo primero que hay que identificar es la mercancía en cuestión y el precio de dicha mercancía. Después de esto hay que elegir el sistema mediante el cual se va a hacer, si por el sistema periódico o por el perpetuo.
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Sistema Periódico
En el sistema periódico se le da un débito a compras de mercancías y un crédito a la columna de efectivo. Es decir, que el precio de la mercancía se coloca en la columna de débito. Y, bajo la anotación de la mercancía se añade la palabra “efectivo” y en la columna de crédito se indica el dinero que ha de pagarse.
Sistema Perpetuo
Según el sistema perpetuo se anotaría la palabra “inventario” y en la columna de débito se añadiría el precio de la mercancía. Debajo de “inventario” se añade la palabra “efectivo” y en la columna de crédito se indica el precio que se ha pagado. Todo ello se registra de esta manera porque el inventario supone un coste y este aumenta con débito. Y, por otro lado, como se está usando el efectivo para pagar la compra, este disminuye, por lo que se le otorga un crédito.
Un ejemplo de compra al contado:
La empresa que asesoras compra mercancía por $10.000.000 + IVA (19 %) y paga mediante transferencia bancaria.
A nivel de Estado de Situación Financiera, el efecto de la compra es inmediato. Aumenta la cuenta de inventarios (activo) y, disminuye la cuenta de bancos o caja si la compra es de contado (efectivo y equivalentes del activo).
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Para el Estado de Resultados, el efecto de la compra es diferido. El costo de la mercancía permanece en el activo (inventario) hasta que se vende.
Asiento Contable de Compras de Mercancías a Crédito
En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto sino que tendrá que pagarse en unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de “cuentas por pagar”. Pues bien, de igual forma que en el caso anterior, tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
Es importante notar que las compras a crédito a menudo conllevan intereses, los cuales representan un gasto financiero para la empresa y deben ser registrados adecuadamente. Sin embargo, los ejemplos detallados en este material se centran en las transacciones principales de compra y pago, sin desglosar específicamente los asientos de los intereses. Los descuentos comerciales, rebajas y otras partidas similares que se reciben sin condiciones a cumplir en el futuro, se restan del costo de adquisición.
Según el Sistema Periódico
Según el periódico al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le da un crédito.
Según el Sistema Perpetuo
En el caso del método perpetuo habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores. Cabe destacar que cuando se lleva a cabo una venta, la salida inmediata del inventario con su costo se produce con el sistema perpetuo.
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Ejemplos de Asientos de Compras a Crédito
Supongamos que se genera una transacción entre dos empresas, denominadas A y B, en la que A es oferente y B es demandante. Supondremos que B necesita adquirir mercadería por un monto de $150.000 más IVA mediante una factura, monto que se pagará en un 50% al contado, mientras que el saldo restante se establece como crédito, es decir, un acuerdo de pago a futuro entre la empresa A y B. El primer asiento a registrar corresponde a la compra por $150.000. Es importante distinguir entre "más IVA" e "IVA incluido". Si se indica "más IVA", el monto informado es neto, por lo que se agrega el IVA. Para efectos de simplificación, asumiremos como IVA un 20% del valor neto de la mercancía. Volvamos al ejemplo. Esto implica que la empresa B deberá efectuar un pago a la empresa A por un monto total de $180.000, según la cuenta Proveedores del asiento anterior. Todo lo relacionado con el crédito se encuentra dentro de la cuenta contable Proveedores.
Consideremos otro ejemplo práctico:
La empresa que asesoras compra mercancía por $15.000.000 + IVA (19 %) a un plazo de 30 días.
A continuación, un caso detallado con cuentas contables:
El 14/03 se realiza la compra de 10,000 unidades de polos de algodón pique, manga corta, diversos colores a S/. 35.00 c/u más IGV, con factura a 30 días.
-------------------------------------- x ---------------------------------------60 Compras 350,000601 Mercaderías40 Tributos por Pagar 63,000401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000421 facturas14/03 Por la compra de 10,000 Unid. de Polos S/. 35 c/u-------------------------------------- x ---------------------------------------20 Mercaderías 350,000201 Mercaderías61 Variación de mercaderías 350,000611 Mercaderías14/03 Por el ingreso de la mercaderías al almacén-------------------------------------- x ---------------------------------------
El pago de la factura a crédito se registra al vencimiento:
-------------------------------------- x --------------------------------------42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros 413,000421 facturas10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 413,000104 Cuentas Corrientes14/04 Por el pago realizado en la compra al vencimiento de la factura-------------------------------------- x -------------------------------------
A nivel de Estado de Situación Financiera, el efecto de la compra es inmediato. Si la compra es a crédito, aumenta la cuenta de inventarios (activo) y aumenta la cuenta de proveedores (pasivo).
Otros Escenarios en Compras de Mercadería a Crédito
Anticipo Realizado a Proveedores
Si como condición de la compra es necesario dar un pago anticipado para luego en fecha posterior recibir la mercadería, la contabilización de ese anticipo sería como sigue:
Se emite el 14/03 una orden de compra a nuestro proveedor por 10,000 unidades de polos de algodón pique, manga corta, diversos colores a S/. 35.00 c/u más IGV y se nos pide un adelanto del 30%, mercadería que nos será entregada 10 días después.
----------------------------------------------------- x ---------------------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 105,000422 Anticipo proveedores40 Tributos por Pagar 18,900401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 123,900421 Facturas14/03 Por el anticipo del 30% de la compra de 10,000 Unid. de Polos---------------------------------------------------- x -----------------------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 123,900421 Facturas10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo 123,900104 Cuentas Corrientes14/03 Por el pago del anticipo en la compra de mercadería-------------------------------------------------- x -------------------------------------------------------
En la fecha nos entregan la mercadería (según el ejemplo 10 días después) y nos facturan el 70% restante, se aplica el anticipo realizado y se efectúa el asiento del ingreso de la mercadería al almacén. Esta factura es a 30 días.
-------------------------------------- x ---------------------------------------60 Compras 245,000601 Mercaderías40 Tributos por Pagar 44,100401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 289,100421 Facturas24/03 Por el 70% de la compra de mercaderías.-------------------------------------- x -------------------------------------60 Compras 105,000601 Mercaderías42 Cuentas por pagar comerciales - Terceros 105,000422 Anticipos de proveedores24/03 Por la aplicación del anticipo del 30% facturado.------------------------------------- x --------------------------------------20 Mercaderías 350,000201 Mercaderías61 Variación de Mercaderías 350,000611 Mercaderías24/03 Por el ingreso a almacén de la mercadería adquirida------------------------------------- x -----------------------------------------
Devolución de Mercaderías
En ocasiones se pudieran producir devoluciones de mercaderías, debido a fallas en el producto, cantidades erróneas en la entrega etc. Ante estas circunstancias nos emiten la Nota de Crédito respectiva que modificara la factura emitida.
Del ejemplo realizado digamos que dos días después de la compra de 10,000 polos, se devuelve 30 polos al encontrarse fallas en la tela, los asientos por la contabilización de la nota de crédito recibida seria:
-------------------------------------- x ----------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 1,239421 Facturas40 Tributos por Pagar 189401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia60 Compras 1,050601 Mercaderías26/03 Por la devolución de 30 polos a S/ 35 c/u por fallas, nota de crédito recibida NC No. 001/1001-------------------------------------- x ----------------------------------------61 Variación de mercaderías 1,050611 Mercaderías20 Mercaderías 1,050201 Mercaderías26/03 Por la salida de la mercadería devuelta al proveedor a su costo.--------------------------------------- x --------------------------------------
Descuento en la Compra de Mercadería
Los descuentos en la compra se producen por ajustes en el precio como consecuencia de rebajas, bonificaciones u otro motivo que modifique el importe inicialmente dado. Si este descuento se da antes de la emisión de la factura constara en el mismo documento, de lo contrario el proveedor nos emite una nota de crédito que modifique la factura ya emitida.
Siguiendo con el caso planteado, tenemos que la empresa vendedora realiza un ajuste al valor de venta inicial y emite una nota de crédito, equivalente a S/. 2.00 por cada una de las unidades vendidas. (10,000 unid. - 30 (devueltas) = 9970 por S/ 2)
-------------------------------------- x -----------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales- terceros 23,529.20421 Facturas40 Tributos por Pagar 3,589.20401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia73 Dsctos, rebajas y bonific. obtenidos 19,940.00709 Devolución sobre ventas28/03 Por el descuento recibido, nota de crédito NC No. 001/1002-------------------------------------- x -----------------------------------------
Descuento por Pronto Pago
Este tipo de descuento se producen como incentivo para que el cliente pague anticipadamente a la fecha de pago inicialmente pactada y esto se produce generalmente ante la necesidad de la empresa vendedora de contar con liquidez.
Sí calculamos el importe pendiente tenemos como saldo (+289,100-1,239-23,529.20 = 264,331.80) , la empresa decide otorgarnos un 5% si le adelantamos el pago.
-------------------------------------- x -----------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 13,216.59421 Facturas40 Tributos por Pagar 2,016.09401 Gobierno Central4011 IGV - Cuenta Propia77 Ingresos Financieros 11,200.50775 Descuentos por pronto pago15/04 Por el descuento recibido, nota de crédito NC No. 001/1003-------------------------------------- x -----------------------------------------
Luego de contabilizado la nota de crédito por el descuento por pronto pago se realiza el pago.
------------------------------------ x -------------------------------------------42 Cuentas por pagar comerciales - terceros 251,115.21421 Facturas10 Efectivo y equivalente de efectivo 251,115.21104 Cuentas Corrientes15/04 Por el pago de la factura----------------------------------- x --------------------------------------------
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