La gestión financiera es siempre uno de los temas que más preocupa a las empresas: gastos de personal, elaboración de la nota de gastos, facturas... Muchos problemas contables no vienen de operaciones complejas, sino de errores repetidos en el registro diario, como confundir los gastos profesionales con los gastos personales.
Diferenciación entre gastos de representación y gastos de viaje
Es importante no confundir conceptos. A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa, como invitaciones a clientes o regalos, con el objetivo de mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores. Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales, como el kilometraje, gasolina, alojamiento, dietas o billetes de avión.
Tratamiento de los gastos personales en la contabilidad
Muchas empresas y autónomos guardan todos sus tickets y facturas, incluidos los gastos personales para cargarlos a la cuenta de la empresa. ¡Error!. Las compras personales realizadas con la tarjeta de la empresa no deben contabilizarse como compras de la misma, sino como movimientos de tesorería entre el socio y la sociedad.
De todos es conocido que las compras personales del socio o administrador van, de momento, a la cuenta 551 (Cuenta corriente con socios y administradores). Es vital comprender que estos importes no son deducibles fiscalmente, ya que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa. Contabilizar gastos no deducibles como deducibles puede suponer grandes sanciones.
Tabla: Clasificación de gastos en la contabilidad
- Gastos de representación (Cuenta 627): Publicidad, propaganda y relaciones públicas. Deben estar justificados y correlacionados con los ingresos.
- Gastos personales (Cuenta 551): Pagos realizados por el socio o administrador con fondos de la sociedad que no corresponden a la actividad empresarial.
- Gastos no deducibles (Cuenta 630): Multas, sanciones, pérdidas del juego o gastos ajenos a la actividad económica.
Cómo proceder ante gastos personales del administrador
Para cuadrar el banco, la cuenta contable que se debe utilizar para contabilizar esos gastos personales que no son deducibles es la 551. Las compras personales no deben recogerse en una factura reglamentaria de la sociedad, pues no son un gasto de explotación. Cuando el sujeto contable no contrata ni en nombre propio ni ajeno, sino que se limita a efectuar un pago por cuenta de un tercero, se habrá de registrar el movimiento de tesorería.
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Requisitos para la correcta contabilización
Los asientos contables no son solo una obligación formal: registrarlos mal puede afectar al IVA, distorsionar el resultado del ejercicio y complicar decisiones clave en una pyme. Para que la contabilidad sea fiable, todo asiento debe estar cuadrado. Los gastos de representación deducibles deben cumplir con:
- Estar debidamente justificados mediante factura completa.
- Estar contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Que las cantidades estén dentro de límites razonables (no superar el 1% de los ingresos netos).
Si los gastos de representación los paga el trabajador, este debe rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso. Una vez recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF, pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales sobre los mismos.
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