Diariamente las empresas realizan múltiples operaciones que provocan movimientos en sus estados financieros. Nos referimos a compras, ventas, cobros, adeudos, descubiertos, pagos de sueldos, amortizaciones, gastos financieros, corrección de una factura, y gracias a la contabilidad podemos registrar todas estas variaciones, obteniendo así tanto una visión real de la tesorería de la empresa como un control de las cuentas de nuestro negocio. Todo esto sería imposible sin los asientos contables.
Los asientos contables son la base de todo Proceso contable, consisten en anotaciones en los libros contables que registran y representan cualquier movimiento económico y financiero en el ámbito de una empresa. Por ejemplo, las ventas que realizamos a un cliente se anotan en un asiento, de igual modo que el pago que hacemos a un proveedor. Un asiento contable es el registro de una operación económica en el libro diario de la empresa. Sirve para reflejar compras, ventas, cobros, pagos o ajustes y es la base para que la contabilidad, los impuestos y el cierre del ejercicio estén correctamente soportados. Si se registran correctamente, permiten que la empresa tenga una visión ordenada de su actividad y facilitan tanto el cumplimiento fiscal como el análisis financiero. La contabilidad de una empresa se construye asiento a asiento. Cada compra, cada venta, cada cobro o ajuste debe quedar bien reflejado para que la información contable sea fiable y útil. Así pues, no es difícil comprender la importancia que tiene conocer y saber cómo ejecutar los asientos en cuanto a la compra de mercancías.
Componentes y Principios Fundamentales del Asiento Contable
Para realizar un asiento contable en primer lugar deberemos identificar y realizar un apunte correcto de las cantidades a cargar o abonar en la cuenta correspondiente. En ella deberemos reflejar la fecha del movimiento, la cuenta a la que está sujeta la descripción y una breve descripción. Deberá cumplir además, el principio de contabilidad dual, ya que el asiento afecta por lo menos a dos cuentas contables y se compone, al menos, de dos anotaciones.
La contabilidad se construye con el sistema de partida doble. Las cuentas deudoras aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Las cuentas acreedoras aumentan por el haber y disminuyen por el debe. Todo asiento contable debe estar cuadrado. Cuando esto no ocurre, el asiento es incorrecto y puede comprometer la fiabilidad del registro.
Clasificación de los Asientos Contables Relevantes para Compras
Los asientos contables pueden clasificarse según su forma y según su función. Según su forma, permiten identificar el número de cuentas que intervienen en una transacción:
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- Asientos simples: En ellos sólo utilizamos una cuenta para el debe y otra para el haber, ambas por el mismo importe.
- Asientos compuestos o dobles: Se utilizan dos o más cuentas en el debe y/o en el haber.
Según su función, los asientos operativos son los más habituales para registrar las transacciones diarias de una empresa:
- Asientos operativos: En ellos se recogen cronológicamente todas las operaciones que se han llevado a cabo en una empresa a lo largo de un ejercicio económico.
El Asiento Contable de Compras de Mercancías Acreditadas
Las compras a créditos son una operación esencial en la dinámica comercial de cualquier empresa. En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto sino que tendrá que pagarse en un período futuro, por ejemplo, unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de “cuentas por pagar”. De igual forma que en el caso de las compras al contado, el registro de estas transacciones tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
Comparativa de Sistemas para el Registro de Compras de Mercancías
Para comprender mejor cómo se registran las compras de mercancías, tanto al contado como a crédito, es fundamental diferenciar entre el sistema periódico y el perpetuo:
| Tipo de Compra y Sistema Contable | Cuenta al Debe | Cuenta al Haber | Observaciones y Consideraciones |
|---|---|---|---|
| Compras al Contado - Sistema Periódico | Compras de Mercancías | Efectivo | El precio de la mercancía se coloca en la columna de débito. Se indica el dinero que ha de pagarse. |
| Compras al Contado - Sistema Perpetuo | Inventario | Efectivo | El inventario supone un coste y este aumenta con débito. El efectivo disminuye al pagar la compra, por lo que se le otorga un crédito. |
| Compras a Crédito - Sistema Periódico | Compras de Mercancías | Cuentas por Pagar a Proveedores | El PGC se inclina por contabilizar las existencias por un método especulativo con desglose de cuentas. Se utilizan cuentas del subgrupo 60 («Compras»). |
| Compras a Crédito - Sistema Perpetuo | Inventario (que representaría los productos comprados) | Cuentas por Pagar a Proveedores | El inventario aumenta con débito. La cuenta de «Mercaderías» aparece en el activo del balance de situación. |
Detalle del Registro de Compras a Crédito
Según el sistema periódico, al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le da un crédito. El PGC se inclina por contabilizar las existencias por un método especulativo con desglose de cuentas. Esto significa que las entradas al almacén se registrarán contablemente a precio de coste. A medida que se vayan realizando operaciones de esta naturaleza, se utilizarán cuentas de «Compras» (subgrupo 60), mientras que las salidas lo harán a precio de venta.
En el caso del método perpetuo, habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores. Todo ello se registra de esta manera porque el inventario supone un coste y este aumenta con débito. Para designar las existencias que la empresa tiene en su poder, se utilizarán cuentas integrantes del grupo 3, «Existencias», que deben figurar en el activo del balance valoradas al precio de adquisición o al coste de producción. Cabe destacar que cuando se lleva a cabo una venta, la salida inmediata del inventario con su costo se produce con el sistema perpetuo. La cuenta de «Mercaderías» aparece en el activo del balance de situación reflejando el importe de las existencias que la empresa tiene en este momento. Mediante este asiento, la cuenta de «Mercaderías» pasará a presentar un saldo que coincide con el importe de las existencias finales y que es el importe por el que figurará en el balance de situación.
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La Importancia de un Registro Contable Preciso
El correcto registro se convierte en una herramienta fundamental para poder contrastar los resultados generales de la contabilidad en caso de que fuera necesario. Además, claro está, de ofrecer una visión diaria y específica del estado económico de la empresa. Un asiento contable mal registrado no suele quedarse en un simple error administrativo. Por eso, entender bien cómo se construyen los asientos contables y revisar su registro con criterio no solo mejora el orden de la contabilidad. Revisar los asientos contables antes del cierre es importante porque permite detectar descuadres, ajustes pendientes y errores de imputación con más margen de corrección. Esto ayuda a cerrar la contabilidad con más seguridad, reducir incidencias fiscales y trabajar con una imagen más fiel de la situación de la empresa.
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