La contabilidad es una parte fundamental de la buena administración de un negocio y sus esfuerzos por construir una empresa fuerte. Su importancia no radica solamente en la función que desempeña en el cumplimiento del pago de impuestos, pues además es una forma de llevar el registro de las finanzas de la empresa, permitiéndole a su dueño o a sus socios medir objetivamente el desempeño de su negocio y dándoles la información necesaria para tomar decisiones en el presente y hacer planeaciones para el futuro.
Debes tener siempre en mente que por muy bueno que seas como emprendedor, en las áreas de ventas o de administración, si no tienes un manejo apropiado de la contabilidad de tu negocio podrías estar en problemas sin darte cuenta.
Conceptos Básicos de Contabilidad para Startups
En todas las startups se debe hacer un seguimiento de estos aspectos básicos de la contabilidad:
- Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito: Concilia estos extractos con regularidad para detectar errores o discrepancias.
- Ingresos y gastos: Lleva un registro de todo el dinero que entra (p. ej., ventas, inversiones) y todo el dinero que sale (p. ej., alquiler, salarios, suministros).
- Facturas y recibos: Lleva un registro de todas las facturas que envías y de todos los recibos que te entregan.
- Registros de plantilla: Si tienes empleados, lleva un registro de sus salarios, impuestos y cualquier otro beneficio que ofrezcas.
- Activos y pasivos: Mantén una lista de todo lo que tu startup posee (activos) y todo lo que debe (pasivos).
Pasos para Iniciar la Contabilidad de un Nuevo Negocio
Sigue estos pasos para poner en marcha tus procesos contables para una nueva empresa:
- Separa las finanzas comerciales de las personales: Abre una cuenta bancaria separada y obtén una tarjeta de crédito específicamente para tus transacciones comerciales. Esto hace que sea mucho más fácil hacer un seguimiento de los ingresos y gastos, y simplifica la preparación de impuestos.
- Elige un método contable: Elige entre la contabilidad de caja, que registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, o la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos. La contabilidad de caja es más sencilla, pero no proporciona una imagen tan precisa de las finanzas de una empresa como la contabilidad de ejercicio.
- Configura un plan de cuentas: Crea una lista de categorías para tus ingresos y gastos, como «Ventas», «Alquiler» o «Salarios». Esto ayuda a organizar tus datos financieros y generar informes.
- Haz un seguimiento de los ingresos y gastos: Registra cada transacción, por pequeña que sea. Usa un software de contabilidad o una hoja de cálculo para mantener todo organizado. Asegúrate de categorizar cada transacción correctamente en tu plan de cuentas.
- Concilia extractos bancarios: Compara regularmente tus extractos bancarios con tus registros contables para detectar cualquier error y asegurarte de que todo coincida.
- Prepara estados financieros: Los siguientes estados financieros básicos son una parte importante de la contabilidad de cualquier empresa.
¿Las Startups Necesitan Contadores?
Un contador puede ofrecer grandes beneficios a las startups. Si bien algunos fundadores pueden encargarse de las tareas básicas de contabilidad al principio, los contadores profesionales aportan un alto nivel de experiencia y eficiencia, especialmente a medida que la empresa crece. Estas son algunas de las razones por las que los contadores pueden ser útiles para una startup.
Lea también: IVA 21% Excel
- Experiencia financiera: Los contadores tienen conocimientos especializados en gestión financiera, leyes fiscales y requisitos reglamentarios. Pueden proporcionar información y consejos que van más allá de la contabilidad básica.
- Ahorro de tiempo: Dirigir una startup exige mucho tiempo y energía. Gracias a la tercerización de las tareas de contabilidad, los fundadores pueden centrarse en las actividades principales de la empresa, como el desarrollo de productos, el marketing y la captación de clientes.
- Precisión y cumplimiento de la normativa: Los contadores se aseguran de que los registros financieros sean precisos y cumplan con la normativa de todas las leyes y regulaciones pertinentes. Esto reduce el riesgo de errores que podrían dar lugar a sanciones financieras o problemas legales.
- Optimización fiscal: Los contadores conocen bien las leyes fiscales y pueden identificar oportunidades de ahorro en impuestos. También pueden garantizar que las empresas cumplan con todas las obligaciones fiscales con prontitud y eviten sanciones por presentaciones tardías o incorrectas.
- Planificación y estrategia financiera: Los contadores pueden ayudar con la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y las previsiones. Ayudan a las startups a establecer objetivos financieros realistas y a desarrollar estrategias para alcanzarlos.
- Relaciones con inversionistas: Los estados financieros precisos y preparados profesionalmente ayudan a atraer a los inversionistas y a retenerlos. Los contadores pueden preparar los documentos e informes necesarios para demostrar el estado financiero y el potencial de crecimiento de una startup.
- Controles internos y prevención de fraude: Los contadores pueden establecer controles internos que protejan los activos de la startup y reduzcan el riesgo de fraude. Esto es particularmente importante a medida que la empresa crece y las transacciones financieras se vuelven más complejas.
- Escalabilidad: A medida que una startup crece, sus operaciones financieras se vuelven más complejas.
Software de Contabilidad para Startups
El software de contabilidad puede ser una excelente manera de mejorar la contabilidad de una startup. Este software automatiza tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y la elaboración de informes financieros, por lo que deja un tiempo valioso para otras prioridades. Reduce el riesgo de error humano en los cálculos y la entrada de datos y mantiene los datos financieros organizados y accesibles en un solo lugar. También genera informes y paneles que pueden ayudarte a comprender tu desempeño financiero y tomar decisiones informadas.
Estas son algunas de las opciones de software de contabilidad más populares para las startups.
- QuickBooks en línea: QuickBooks es fácil de usar, completo y se integra con muchos otros sistemas empresariales. Es una solución eficaz para la mayoría de las startups.
- Xero: A Xero se lo conoce por su interfaz limpia y sus funcionalidades exhaustivas. Es una buena opción para las startups que quieren una experiencia más moderna e intuitiva.
- Zoho Books: Zoho Books es una opción económica que ofrece funcionalidades de contabilidad clave. Es una buena opción para startups en etapa inicial con recursos limitados.
- FreshBooks: FreshBooks está dirigido a trabajadores autónomos y pequeñas empresas. Sus puntos fuertes son la facturación y el seguimiento de gastos.
- Wave: Wave es una opción gratuita con funcionalidades básicas de contabilidad. Es un buen punto de partida para startups en etapa muy temprana con transacciones mínimas.
Ten en cuenta los siguientes factores para determinar qué software es el más adecuado para tu startup.
- Necesidades del negocio: ¿Qué funcionalidades necesitas? Por ejemplo, ¿necesitas facturación, seguimiento de gastos, gestión de inventario o contabilidad de proyectos? Haz una lista de lo que debes tener y lo que es bueno tener.
- Presupuesto: Los precios del software de contabilidad varían ampliamente. Determina cuánto estás dispuesto a gastar y busca opciones dentro de tu presupuesto.
- Facilidad de uso: Elige un software fácil de usar para ti y tu equipo. Una interfaz fácil de usar te ahorrará tiempo y frustración.
- Integraciones: ¿El software se integra con otros sistemas que utilizas, como tu banco, procesador de pagos o gestión de relaciones con los clientes (CRM)?
- Escalabilidad: ¿El software crecerá con tu empresa?
Costos de Contabilidad para Startups
Los costos de contabilidad para las startups varían ampliamente dependiendo de varios factores, incluido el tamaño y la complejidad de la empresa, el método de contabilidad elegido (por cuenta propia, tercerización o contratación de un contador interno), la etapa de la empresa y las necesidades contables específicas. Si tienes una pequeña empresa y finanzas simples, considera la posibilidad de llevar tu propia contabilidad al principio, ya que suele ser la opción más rentable. Muchos cursos y recursos gratuitos en línea pueden ayudarte a aprender los conceptos básicos de contabilidad, e invertir en un buen software de contabilidad puede automatizar tareas y ahorrarte dinero en servicios de contabilidad a largo plazo. Si deseas trabajar con expertos, negocia con contadores y tenedores de libros para obtener las mejores tarifas posibles.
A continuación, se presenta un desglose de los costos esperados según tu enfoque contable.
Lea también: Guía IVA reducido
Contabilidad por Cuenta Propia
- Software contable: Este suele ser el mayor gasto para las startups que llevan su propia contabilidad. Los precios pueden variar desde gratis (para planes básicos) hasta cientos de dólares estadounidenses por mes para funcionalidades más avanzadas.
- Capacitación y recursos: Es posible que debas invertir en cursos en línea, libros o seminarios web para aprender conceptos básicos de contabilidad. Estos costos varían en función de los recursos que elijas.
Contabilidad Tercerizada
- Servicios de teneduría de libros: Por lo general, oscilan entre $100 y $500 por mes, según la cantidad de transacciones y la complejidad de tus libros.
- Servicios contables: Por tareas más avanzadas, como preparación de estados financieros, declaraciones de impuestos y servicios de asesoramiento, se pueden pagar entre $500 y varios miles de dólares estadounidenses al mes.
- Servicios de CFO virtual: Para orientación financiera estratégica y apoyo a la toma de decisiones de alto nivel, un CFO virtual puede costar entre $1000 y $5000 por mes.
Contador Interno
- Salario: Los salarios varían según la experiencia, la ubicación y el tamaño de la empresa.
- Beneficios: También deberás tener en cuenta el costo de los beneficios, como el seguro médico, las contribuciones para la jubilación y el tiempo libre remunerado.
- Gastos generales: Los costos adicionales pueden incluir espacio de oficina, equipo y software.
Costos Adicionales
- Preparación de impuestos: Si no te sientes cómodo presentando tus propios impuestos, tendrás que contratar a un experto tributario. Los costos varían dependiendo de la complejidad de tu situación fiscal.
- Comisiones de auditorías: Si tu startup crece hasta cierto tamaño o recibe financiación, es posible que debas someterte a una auditoría, que conlleva comisiones asociadas.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?