Cada una de las empresas legalmente constituidas en el país necesita de empleados para poder crecer, estos empleados son contratados para realizar una función específica dentro del organismo, que en conjunto con otras personas hacen que el negocio funcione de forma óptima. En un principio, cuando una empresa va iniciando, es sencillo manejar la nómina de su personal, pues la plantilla es reducida. Sin embargo, a medida que el personal va creciendo, este trabajo se vuelve más complicado, de modo que puedes cometer un error en las nóminas, que a futuro, es capaz de generar desorden en la contabilidad general. En este punto radica la importancia de implementar un asiento contable de nómina, ya que este procedimiento nos permitirá saber y tener archivado el pago de la nómina de cada empleado, así como los impuestos y compensaciones que se puedan generar para cada uno de los trabajadores de la compañía.
¿A qué se refiere el asiento contable de nómina?
En materia de contabilidad, un asiento contable de nómina es el conjunto de anotaciones que se ingresan en el libro diario de contabilidad. Es decir, en el documento que contiene toda la actividad financiera de la empresa se anota y se archivan todos los datos de compensación, de beneficios y de impuestos de los colaboradores. Su fin es registrar las operaciones que se van generando en las cuentas de la empresa, y a través de estos datos, sea posible analizar la composición del patrimonio a lo largo del tiempo. Por otro lado, el asiento contable de nómina es uno de los tipos de asientos con que podemos medir la economía de una empresa, pues aquí se resumen todas las transacciones y el flujo de efectivo total.
De forma general, este proceso se trata de insertar información relevante en el libro de contabilidad general de la empresa. En cuanto a la compensación de empleados, se deben de registrar:
- Sueldos, salarios brutos, comisiones y bonificaciones.
- Retención de impuestos del empleador y el empleado.
- Retención de sueldos, primas de seguros y planes de ahorro.
- Gastos complementarios del empleador.
Contabilización bajo el Plan Contable General
Para hacer un asiento de planilla de forma correcta, debemos tener en cuenta el Plan Contable General, lo que menciona respecto a la cuenta 62 y sus respectivas subcuentas, la cual agrupa las remuneraciones a que tiene derecho el trabajador:
CUENTA 62: GASTOS DE PERSONAL Y DIRECTORES
- 621 Remuneraciones: Sueldos, salarios, comisiones, gratificaciones y vacaciones.
- 622 Otras remuneraciones: Asignación familiar y bonificaciones.
- 627 Seguridad, previsión social y otras contribuciones: Régimen de prestaciones de salud, pensiones y seguros.
- 629 Beneficios sociales de los trabajadores: Compensación por tiempo de servicio (CTS), pensiones y participación en las utilidades.
Caso práctico de asiento de planilla detallado
A continuación, presentamos un ejemplo realizado por la empresa GRUPO DC SAC para el periodo de diciembre del 20XX:
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| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 62 | GASTOS DE PERSONAL Y DIRECTORES | 8,892.24 | |
| 40 | TRIB. CONT. Y APORTES AL SIST. DE PENS. Y DE SALUD POR PAGAR | 1,048.59 | |
| 41 | REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR | 7,843.65 |
Posteriormente, se realiza el destino de la nómina para reflejar el gasto operativo:
| CUENTA | DENOMINACIÓN | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 95 | GASTOS VENTAS | 8,892.24 | |
| 79 | CARGAS IMP. A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS | 8,892.24 |
El asiento de planilla es un registro contable que detalla los costos de la mano de obra y es vital para la gestión financiera de la empresa. Este registro no solo es obligatorio por ley, sino que permite un seguimiento preciso de los costos laborales, facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y brinda información para la toma de decisiones estratégicas.
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