Cuando establecemos una transacción comercial y realizamos un contrato la confianza entre las partes es fundamental; para eso es importante asegurar el cumplimiento de los acuerdos establecidos. Pero, ¿en qué consiste exactamente y cómo funciona? El asiento contable de depósito otorgado en garantía es una forma de asegurar el cumplimiento de obligaciones mediante la transferencia temporal de activos. La garantía es un afianzamiento, fianza, prenda, caución u obligación del garante; es una cosa dada para seguridad de algo o de alguien, ofreciendo protección frente a un peligro o contra un riesgo. Antes de cualquier cierre de negocios, establecer la fianza a pagar en el depósito en garantía, es vital para asegurar que ambas partes cumplan con los términos del contrato y llevar al mínimo los riesgos financieros.
El Depósito en Garantía: ¿Activo o Pasivo?
Muchos administradores se preguntan qué es un depósito en garantía en contabilidad y cómo se refleja en las declaraciones fiscales. Ahora bien, ¿los depósitos en garantía es activo o pasivo? Desde el punto de vista contable, el tratamiento del depósito en garantía varía dependiendo de la posición que se ocupe en la operación. Se le atribuye al empresario Warren Buffet la frase: “la contabilidad es el lenguaje de los negocios”, razón por la cual los registros contables deben reflejar fielmente la realidad económica de cada transacción.
Tratamiento Contable para el Depositante (Quien Entrega la Garantía)
Para quien entrega el depósito (el depositante), este representa un activo, ya que mantiene la expectativa de recuperación al finalizar el contrato. Generalmente se clasifica como un activo a corto o largo plazo, según la duración del acuerdo, y se registra como “depósitos en garantía” en el balance general. El asiento contable de depósitos otorgados en garantía se registra en el libro contable como un activo corriente, ya que se espera que sea recuperado en el corto plazo. Este asiento contable registra la acción de depositar un activo como garantía, lo cual implica transferir temporalmente la posesión del mismo a cambio de garantizar el cumplimiento de una obligación. En el momento del depósito, el activo se debita y se acredita una cuenta de garantía, reflejando la transferencia temporal de la posesión. Es importante mencionar que el depósito otorgado en garantía no afecta el valor contable del activo, ya que solo se trata de una transferencia temporal. En el momento en que se cumpla la obligación garantizada, el activo se regresa al propietario y se elimina el asiento contable de garantía.
Un ejemplo común de esta práctica se da cuando se firma un contrato de arrendamiento (Alquiler) por un inmueble, entregándose un monto como depósito en garantía.
Tratamiento Contable para el Depositario (Quien Recibe la Garantía)
En cambio, para quien recibe el depósito (el depositario), se reconoce como un pasivo, dado que implica una obligación de devolver el importe recibido al término del contrato o aplicarlo en caso de incumplimiento documentado por parte del depositante. Además, también se debe registrar la obligación subyacente que se garantiza, a través de un crédito a la cuenta correspondiente. De lo anterior se desprende que una cantidad de dinero entregada al depositario no pasa a ser propiedad de éste, sino que el depositante únicamente le da la custodia de dicho bien. Si se trata de un depósito de garantía de alquiler, normalmente se solicita un mes de renta.
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Al finalizar el contrato, si no se presentan daños ni incumplimientos por parte del depositante, el depósito en garantía debe devolverse íntegramente. El depositario queda obligado a restituir el monto en efectivo o mediante el mismo medio de pago utilizado inicialmente, sin aplicar retenciones. En caso contrario-es decir, si existen daños, faltas de pago o limpieza pendiente-el depositario puede retener únicamente la parte necesaria para cubrir los costos comprobados, debiendo restituir el saldo restante al depositante.
Implicaciones Fiscales del Depósito en Garantía
En el momento de recibir el depósito, no se realiza ninguna retención fiscal, dado que el depósito en garantía no se considera una contraprestación ni ingreso para quien lo recibe. Por lo tanto, no deben emitirse CFDI ni retener ISR o IVA. De lo anterior se concluye que el depósito en garantía es una cantidad que el depositario debe al depositante y que de ninguna manera se puede considerar como una contraprestación afecta al IVA.
- ISR: mientras el depósito esté pendiente de devolución y no se haya aplicado, no constituye ingreso acumulable para el depositario, y por tanto no causa ISR.
- IVA: el depósito inicial no causa IVA porque no está relacionado con la prestación de un servicio, el arrendamiento o la venta, ni constituye contraprestación.
En el caso de que la garantía que ampara dicho depósito fuera ejercida por el depositario, entonces en ese momento sí se considerará que es una contraprestación que causa IVA, pues el depositante está haciendo entrega de esas cantidades para reparar el daño o resarcir la cosa. Solo cuando se retiene una parte por incumplimiento, se reconoce ingreso en el ejercicio corriente. Si se ejercen derechos sobre el depósito, se debe emitir el comprobante fiscal correspondiente y registrar el ingreso, IVA e ISR derivados. El impuesto se calculará aplicando a los valores que señala esta Ley, la tasa del 16%.
En el contexto de los arrendamientos, el depósito en garantía es una práctica habitual destinada a cubrir daños al inmueble, falta de pago o limpieza posterior. De acuerdo con el Art. 16 del Reglamento de la LISR, no se considera ingreso acumulable ni causa efectos fiscales si el depósito se devuelve al concluir el contrato, siempre y cuando su propósito sea exclusivamente garantizar obligaciones pactadas.
Normatividad Financiera y Mejores Prácticas
Como profesionales en contabilidad, sabemos que los números no solo cuentan historias; sino que transmiten confianza, precisión y una visión clara del camino financiero de una organización. Hoy, en un entorno de constante cambio, tenemos en nuestras manos el poder de hacer visible esta realidad mediante la aplicación cuidadosa y armónica de las normas de información financiera de forma integral, tanto tratándose de la norma mexicana NIF, como de la internacional IFRS, en este artículo trataremos un tema que nos consultan mucho nuestros clientes: El tratamiento contable de los depósitos en garantía que en un contrato de arrendamiento operativo.
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Aunque es simple en su concepto, el reconocimiento de un activo financiero plantea un desafío: su naturaleza va más allá de un simple depósito, y su valor depende de factores como el valor del dinero en el tiempo y la valuación a costo amortizado. AL relacionar el registro contable de un arrendamiento operativo también con las normas NIF C3 e IFRS 9 (según corresponda), encontramos el fundamento para abordar el reconocimiento contable con precisión. La expresión “ajuste por el valor del dinero en el tiempo” se refiere a una verdad fundamental en las finanzas: el dinero hoy vale más que el dinero mañana. Este ajuste nos ayuda a comprender que los flujos de efectivo futuros -como ingresos esperados o deudas por pagar- deben ajustarse para reflejar su verdadero valor en términos presentes.
Por otra parte, en la NIF D-5 y IFRS 16, establece claramente que el depósito en garantía no es un pago por el derecho de uso del activo subyacente, ya que se trata de una garantía proporcionada al arrendador. La aplicación de la normatividad financiera es más que una tarea técnica; es un compromiso con la transparencia y la ética profesional. La aplicación armónica e integral de las NIF y las IFRS, permite a los usuarios de la información financiera tomar decisiones fundamentadas en la realidad económica de la entidad.
La administración del depósito en garantía es muy importante pues con ello se garantiza la transparencia y se evitan problemas futuros. Una adecuada administración del depósito en garantía implica llevar un control riguroso: registrar la entrada como pasivo, mantenerlo separado de los activos operativos, documentar por escrito la recepción sin emitir CFDI, y contar con cláusulas contractuales claras sobre plazos y causas para su aplicación.
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