En el mundo de la contabilidad en México, Excel se ha convertido en una herramienta indispensable para el manejo de datos financieros.
Las fórmulas de Excel permiten automatizar cálculos complejos, reducir errores humanos y ahorrar tiempo valioso en tareas repetitivas. Supongamos que necesitamos analizar las ventas trimestrales por región y calcular diversos indicadores financieros.
Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas.
Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil. Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja.
¿Quién debe llevar a cabo la contabilidad de caja?
Aunque los autónomos sí están obligados a dar debida cuenta de las facturas que emiten y reciben cada vez que realizan una actividad, no se ven obligados a llevar una contabilidad estrictamente hablando ni a regirse por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
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En caso de una auditoría fiscal, la ausencia de un libro de caja o la existencia de un libro de cuentas incompleto puede tener consecuencias desagradables que se traducen en ingresos adicionales a Hacienda, de ahí que sea conveniente cumplimentar los libros de caja de manera completa y comprensible.
Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son retrospectivamente más difíciles de registrar, por lo que el mantenimiento actualizado de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la declaración de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad.
Información sobre los ejemplos de libros de caja de entradas y salidas
Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir. El ejemplo de libro de caja en Excel contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente.
La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
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- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja.
Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental.
Por ello, en el libro de caja también se contabiliza, por ejemplo, la compra de sellos, que normalmente se hace en efectivo.
Una de las principales ventajas del libro de cuentas en Excel que te presentamos es que la aplicación compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma automática.
Cumplimentación de un modelo de libro de caja
Una vez te has descargado la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los siguientes pasos:
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- Introduce el nombre de tu empresa en el encabezado del documento.
- Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual. El libro de caja sirve para dar cuenta de los ingresos y gastos diarios de tu empresa, por lo tanto todos los movimientos del día a día estarán documentados.
- El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las operaciones.
- A continuación debes protocolizar cronológicamente los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la transacción y la cuantía de la salida o entrada en euros.
- En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente. Es importante delimitar en este caso cada transacción por separado y que los valores numéricos de la tabla Excel puedan leerse correctamente.
La columna “Observaciones” recoge información sobre las transacciones, como por ejemplo en forma de texto de contabilización. Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
En la parte inferior derecha de la tabla se muestra la suma de las entradas y las salidas y el saldo total. Antes de imprimir el modelo de libro de caja, vuelve a asegurarte de que todos los valores sean correctos para que el importe final pueda calcularse con exactitud.
Este se tomará como “Suma” en el siguiente libro de caja. Imprime siempre el libro de cuentas al final del día y comprueba si el período de tiempo en el que se engloba aparece en el encabezado. Fírmalo y guárdalo por orden cronológico en tus documentos o también como documento PDF.
Al día siguiente puedes utilizar el mismo ejemplo de libro de caja guardado para crear un nuevo libro de cuentas. Como dato importante, los datos recogidos en la contabilidad de caja ya no pueden modificarse posteriormente.
Plantillas Excel para la Gestión Contable
Disponibles en el software de gestión contable denominado Excel, las plantillas representan un valioso ahorro de tiempo para cualquier persona que se embarque en la gestión contable y financiera de su negocio u hogar.
Una puerta de acceso a una biblioteca que te proporcionará varias plantillas, algunas de las cuales están diseñadas para poder gestionar la contabilidad sin dificultad alguna. Por lo tanto, te serán de gran ayuda a la hora de planificar tus tareas, controlar tus datos contables e incluso automatizar determinados cálculos.
Plantilla de Ingresos y Gastos
Las plantillas Excel de gestión contable que te serán de gran utilidad son las plantillas de flujo de caja. Tan prácticas para las grandes empresas como para las pequeñas empresas y los hogares, el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor.
En Excel, encontrarás plantillas para cualquier tipo de tarea. La única condición es que los datos se puedan transcribir en una hoja de cálculo. Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero.
Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias. Además, puedes planificar fácilmente las operaciones contables futuras, para conocer tu contabilidad de caja en el momento que quieras. Al anticiparnos a estos movimientos, dominarás los estados financieros de tus cuentas en tiempo real y podrás examinar tu gestión comercial, saber si la estás gestionando de forma óptima y si puedes afrontar determinados gastos adicionales.
El flujo de caja es una herramienta esencial de análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar.
Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo.
- Desembolsos.
- Cuenta de resultados.
- Balances y documentos contables.
- Inversiones.
- Conciliaciones bancarias.
Estas plantillas las tienes disponibles en el software de contabilidad Excel. Desde «Archivo», «Nuevo desde plantilla», podrás buscar las plantillas que te interesen mediante palabras clave. Al escribir «tesorería», tendrás acceso a las siguientes plantillas:
- Presupuesto personal.
- Pronóstico de flujo de caja.
- Tabla de flujo de caja personal fácil.
- Análisis de flujo de caja.
- Presupuesto simple.
- Lista de verificación para pagar facturas.
- Estado de resultados.
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas.
Por otro lado, si buscas un diseño diferente, ¡Internet ofrece cientos de diseños que podrán encajar con tus gustos!
Plantilla del Balance Contable
El balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos de una empresa en un momento determinado. Este estado financiero resume los activos, es decir, todo lo que posee la empresa, como gestión de inventarios, flujo de caja, vencimientos y pasivos, es decir, todos los recursos a su disposición, como capital contable, deudas sociales y fiscales...
El balance es un reflejo de la situación financiera de una empresa. Lo suele elaborar un contable al cierre del ejercicio financiero. Por lo general, el balance se elabora al cerrar las cuentas anuales para poder medir la salud financiera de una empresa.
Con Excel tendrás más que suficiente. Gracias al balance, podrás generar otras tablas como el balance funcional y el balance financiero según tus necesidades. Los bancos, socios o clientes pueden solicitarle este tipo de archivos.
El plan general de cuentas se utiliza para generar el panel de control del balance. Con un simple clic, podrás obtener todos los datos de tu negocio. El balance está vinculado a otros dos documentos esenciales: la cuenta de resultados y el plan de flujo de caja.
Con una plantilla disponible en el software, lo único que tienes que hacer es indicar las funciones de las celdas con sus números y datos. Las fórmulas ya están completadas y los cálculos, automatizados. Resulta muy sencillo de utilizar, ¡solo debes ser meticuloso a la hora de introducir los datos!
Plantilla de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria permite realizar un control para mantener tus cuentas lo más actualizadas posible al comparar con el extracto bancario de tus recibos. De hecho, consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos y justificar las discrepancias, si las hubiera.
Al descargar una plantilla de Excel, ahorrarás tiempo. De hecho, solo necesitas completar los datos de tus extractos bancarios profesionales y los del libro auxiliar del banco. Suele formar parte del trabajo del contador para asegurarse de no cometer errores. Sin embargo, si tienes paciencia, podrás hacerlo tú mismo.
Las plantillas de conciliación bancaria de Excel permiten comparar los depósitos registrados con los del extracto bancario. Agrupan los movimientos de entradas y los movimientos de salidas. La ventaja es que también se verifican los cheques y las notas de crédito bancarias, así como los cargos de la tarjeta de crédito.
Las plantillas que encontrarás utilizan todas las funciones de «Matemáticas y trigonometría», así como funciones financieras fundamentales.
A continuación, te dejamos un resumen de la información contable que suelen contener:
- El saldo de la cuenta.
- Los elementos de la cuenta corriente.
- Los datos bancarios (saldo, extractos, etc.).
- La fecha.
- Los pagos.
- Los recibos de efectivo.
Plantilla del Libro Mayor Contable
El libro mayor es un documento contable que contiene todos los asientos del libro de cuentas. Se trata de un documento muy valioso para la contabilidad de una empresa, porque rinde cuentas de todo, dato por dato. Cuenta con las herramientas necesarias para automatizar muchas tareas y ahorrar tiempo.
Incluye la siguiente información:
- La fecha de registro, facturación o recibo.
- La redacción del escrito.
- Los números y títulos de las cuentas en las que se debitarán o acreditarán las sumas.
Día tras día, se hace referencia a todas las entradas en esta tabla. Gracias a esto, el libro mayor se genera automáticamente. Es necesario para el correcto mantenimiento de las cuentas de una empresa, porque contiene el historial de movimientos de las cuentas bancarias.
Para obtener el libro mayor, es necesario volver a copiar las líneas del diario contable en las cuentas correspondientes. La hoja de cálculo calculará así automáticamente los totales de débito y crédito; de este modo, podrás saber si el saldo de la cuenta será deudor o acreedor.
Control de Pago a Proveedores con Excel
El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretender prever, plantificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores.
Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa.
Ventajas y Desventajas de Usar una Plantilla de Excel
Ventajas:
- Permite tener un registro en una hoja de las facturas.
- Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
- Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer.
- Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma.
- Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información.
- Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago.
- Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos.
Desventajas:
- No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel.
- Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información.
- Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos.
- Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida.
- No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT.
Puedes duplicar la siguiente plantilla mes a mes para realizar el listado de gestión de tus proveedores o acumularlos en la misma hoja de Excel, pero te recomendamos tener una división mes a mes para contemplar los gastos promedio mensuales.
Componentes de la Plantilla
La plantilla se compone de 4 secciones:
1.ª Sección: Información del Proveedor
Incluye la información de tu Proveedor; como Empresa, Nombre del Res
2.ª Sección: Información del Pago
Información del pago como: Concepto, número de Factura, Forma de Pago. En la opción Forma de Pago podrás elegir las cuatro formas de pago más comunes (Tarjeta, Efectivo, Cheque Nominativo, o Transferencia”. Y una vez que hayas llenado el total a pagar y el importe pago Excel determinará el importe pendiente de pago
3.ª Sección: Fechas de la Factura
Esta es quizá la parte más importante de la plantilla, ya que a través de las fórmulas que hemos colocado en ella de forma “automática” Excel te dará a conocer los días que faltan para pagar tus facturas y a través de los colores del semáforo determinará si el pago ya expiro, aún tienes tiempo para pagarlo mediante los siguientes valores:
Determina la fecha de vencimiento de tu Factura
Podrás determinar la fecha exacta de vencimiento de tu factura sin ver el calendario, pues se hará un cálculo entre la Fecha de Emisión de tu Factura (columna G) en la que tendrás que colocar la fecha en la que se emitió la factura y el Plazo de Pago que te otorgan tus proveedores (Columna H) que son los días que tienes para realizar el pago y que se determina según el acuerdo o política de tus proveedores por lo que este llenado si tendrás que hacerlo manual
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